OCR τιμολογίων · εξαγωγή δεδομένων
OCR τιμολογίων και εξαγωγή δεδομένων: κάθε πεδίο διαβασμένο, κάθε σύνολο ελεγμένο.
Το OCR βγάζει τους χαρακτήρες από τη σελίδα. Η εξαγωγή δεδομένων τιμολογίου είναι να ξέρει κανείς ποιοι χαρακτήρες είναι ο αριθμός ΦΠΑ του προμηθευτή, ποιες γραμμές είναι είδη, και αν τα είδη αυτά αθροίζονται στο τυπωμένο σύνολο. Το Pileform διαβάζει την κεφαλίδα, κάθε γραμμή και την ανάλυση φόρου, και ξαναϋπολογίζει την αριθμητική πριν σας παραδώσει οτιδήποτε.
Το OCR τιμολογίων βγάζει τους χαρακτήρες από τη σελίδα· η εξαγωγή δεδομένων τιμολογίου ξέρει επίσης ποιοι από αυτούς είναι ο προμηθευτής, ο αριθμός ΦΠΑ και οι γραμμές ειδών. Το Pileform μεταγράφει κάθε πεδίο όπως είναι τυπωμένο, και έπειτα ντετερμινιστικός κώδικας ξαναϋπολογίζει τις γραμμές έναντι του μερικού και του τελικού συνόλου σε ακέραια λεπτά. Ένα τιμολόγιο που δεν συμφωνεί διαβάζεται ξανά ή επισημαίνεται, ποτέ δεν εξαναγκάζεται.
Γιατί το απλό OCR δεν είναι εξαγωγή δεδομένων τιμολογίου.
Μια μηχανή OCR επιστρέφει κείμενο. Ένα τιμολόγιο χρειάζεται δομή: τον προμηθευτή και όχι τον πελάτη, τον αριθμό ΦΠΑ με το πρόθεμα χώρας, τις γραμμές ειδών και όχι τους όρους πληρωμής, και τον συντελεστή που ισχύει σε κάθε γραμμή. Τα περισσότερα εργαλεία OCR τιμολογίων σταματούν σε μια κεφαλίδα και ένα σύνολο, και όταν μια γραμμή διαβαστεί λάθος το σύνολο μπορεί να φαίνεται σωστό ενώ ο ΦΠΑ από πίσω του είναι λάθος. Εκεί ξεφεύγει μια κυπριακή δήλωση, και γι’ αυτό η απόφαση του συντελεστή ανά γραμμή έχει δική της σελίδα, για το λογισμικό ΦΠΑ Κύπρου.
Το Pileform χειρίζεται την ανάγνωση και τον υπολογισμό ως δύο χωριστές δουλειές. Το βήμα ανάγνωσης μεταγράφει ό,τι είναι τυπωμένο και δεν διορθώνει ποτέ αριθμό. Ντετερμινιστικός κώδικας μετατρέπει έπειτα κάθε ποσό σε ακέραια λεπτά και συμφωνεί τις γραμμές με το μερικό και το τελικό σύνολο. Αν δεν συμφωνούν, η πρωτότυπη εικόνα διαβάζεται ξανά από την αρχή· μια σελίδα που παραμένει αβέβαιη ξαναδιαβάζεται σε μεγαλύτερη ανάλυση, και το νέο αποτέλεσμα κρατιέται μόνο αν βαθμολογείται καλύτερα. Ό,τι εξακολουθεί να μη συμφωνεί μαρκάρεται, δεν εξαναγκάζεται. Το τιμολόγιο που εξήχθη τροφοδοτεί έπειτα την αυτοματοποίηση τιμολογίων στην Κύπρο και, αφού ελεγχθεί, καταχωρείται σε Xero ή QuickBooks.
Πώς εξάγονται τα δεδομένα ενός τιμολογίου.
Ένα παραστατικό, όσες σελίδες κι αν έχει
Κάθε σελίδα μετατρέπεται σε εικόνα, οι σελίδες συνέχειας αναγνωρίζονται και ενώνονται, και αποφασίζεται ο τύπος του παραστατικού: τιμολόγιο, πιστωτικό σημείωμα, προτιμολόγιο, απόδειξη ή τραπεζική κατάσταση, το καθένα προς τη ροή που το διαβάζει.
Μεταγραφή όπως είναι τυπωμένο
Προμηθευτής, αριθμός ΦΠΑ, διεύθυνση, αριθμός τιμολογίου, ημερομηνίες, νόμισμα και κάθε γραμμή, με τις περιγραφές στη γλώσσα του πρωτοτύπου. Η μεταγραφή αντιγράφει ό,τι υπάρχει στη σελίδα· δεν τακτοποιεί, δεν στρογγυλοποιεί, δεν διορθώνει.
Υπολογισμός, όχι εικασία
Τα ποσά γίνονται ακέραια λεπτά. Τα αθροίσματα γραμμών ελέγχονται έναντι του μερικού συνόλου, των εκπτώσεων, της χρέωσης υπηρεσίας, της ανάλυσης φόρου και του συνόλου, και κάθε συντελεστής ελέγχεται με το φορολογικό μητρώο της δικαιοδοσίας του προμηθευτή.
Έτοιμο ή μαρκαρισμένο
Κάθε τιμολόγιο φέρει βαθμό βεβαιότητας εξαγωγής και συμβουλευτικές προειδοποιήσεις. Τα πεδία που συνήχθησαν χρωματίζονται κίτρινα και οι αποτυχημένες συμφωνίες κόκκινες, ώστε κάθε γραμμή να φτάνει στην ουρά ελέγχου λέγοντας σε ποια από τις δύο καταστάσεις βρίσκεται.
Τα πεδία που βγαίνουν από ένα τιμολόγιο.
Δομημένα δεδομένα ανά παραστατικό και ανά γραμμή, με τη βεβαιότητα και τις προειδοποιήσεις που λένε πόσο να τα εμπιστευτείτε.
- Προμηθευτής
- Επωνυμία, αριθμός ΦΠΑ ή φορολογικός αριθμός με το πρόθεμα χώρας, διεύθυνση, και χώρα που συνάγεται από τον αριθμό ΦΠΑ, έπειτα τη διεύθυνση, έπειτα το νόμισμα, έπειτα τη γλώσσα
- Παραστατικό
- Τύπος, αριθμός τιμολογίου, ημερομηνίες, νόμισμα ως κωδικός ISO, γλώσσα, και ο τρόπος τιμολόγησης: με ΦΠΑ, χωρίς ΦΠΑ, χωρίς φόρο, αντίστροφη χρέωση ή άγνωστος
- Σύνολα
- Μερικό σύνολο, εκπτώσεις, χρέωση υπηρεσίας, συνολικός φόρος με ανάλυση ανά συντελεστή, σύνολο, ποσό που πληρώθηκε και υπόλοιπο
- Γραμμές ειδών
- Κωδικός είδους, περιγραφή στη γλώσσα του πρωτοτύπου, ποσότητα, μονάδα, τιμή μονάδας, έκπτωση γραμμής, συντελεστής φόρου γραμμής, ποσό, και προτεινόμενοι κωδικοί χρέωσης και πίστωσης
- Πού καταλήγουν
- Φύλλο Excel με ενσωματωμένο το τιμολόγιο, CSV, webhooks και πρόσβαση με κλειδί API για τα δικά σας συστήματα, ή καταχώρηση σε Xero, QuickBooks, Business Central, BTMS ή Esoft μετά τον έλεγχο
Ποιοι χρειάζονται τα δεδομένα, όχι μόνο το κείμενο.
Λογιστικά γραφεία
Τιμολόγια προμηθευτών από πολλούς πελάτες σε πολλές μορφές, διαβασμένα σε μία δομή, ώστε ο έλεγχός τους να είναι η ίδια δουλειά όποιος πελάτης κι αν τα έστειλε.
Οικονομικά τμήματα με δικά τους συστήματα
Τα πεδία που εξήχθησαν ως CSV, σπρωγμένα με webhook ή τραβηγμένα με κλειδί API, όταν τα δεδομένα των τιμολογίων τροφοδοτούν κάτι πέρα από το λογιστικό σύστημα.
Επιχειρήσεις με ξένους προμηθευτές
Τιμολόγια από 55 δικαιοδοσίες σε έως έντεκα γλώσσες, με κάθε γραμμή να ελέγχεται με τους συντελεστές της δικής της χώρας αντί να εξαναγκάζεται σε κυπριακό.
OCR τιμολογίων, απαντήσεις.
Εξαρτάται από το παραστατικό, γι’ αυτό δεν δίνεται ένας μόνο αριθμός. Σταθερό είναι το αποτέλεσμα: κάθε γραμμή είναι είτε έτοιμη για καταχώρηση είτε μαρκαρισμένη κίτρινη για έλεγχο, κάθε ποσό υπολογίζεται από κώδικα αντί να λαμβάνεται ως έτοιμος αριθμός, και μια σελίδα που δεν διαβάζεται γίνεται μαρκαρισμένη θέση αντί να εξαφανιστεί.
Γραμμές ειδών. Κάθε γραμμή κρατά τον κωδικό είδους, την περιγραφή στη γλώσσα του πρωτοτύπου, ποσότητα, μονάδα, τιμή μονάδας, έκπτωση, συντελεστή φόρου και ποσό, δίπλα στα πεδία της κεφαλίδας και σε ανάλυση φόρου ανά συντελεστή. Με τις γραμμές συμφωνούνται τα σύνολα.
Ναι. PDF και εικόνες (JPG, PNG, TIFF, BMP, WEBP, HEIC, GIF), σαρωμένα, φωτογραφημένα ή ψηφιακά, χωρίς καμία προετοιμασία. Ένα πολυσέλιδο τιμολόγιο σαρωμένο σε χωριστά φύλλα ενώνεται ξανά σε ένα παραστατικό.
Η πρωτότυπη εικόνα διαβάζεται ξανά, και μια αβέβαιη σελίδα περνά επιπλέον από ανάγνωση σε μεγαλύτερη ανάλυση. Αν οι γραμμές εξακολουθούν να μη συμφωνούν με το τυπωμένο σύνολο, το τιμολόγιο μαρκάρεται κόκκινο για να το δει άνθρωπος. Κανένας αριθμός δεν πειράζεται για να βγει το άθροισμα· η διαφορά στρογγυλοποίησης μετρητών μπαίνει στη δική της στήλη Προσαρμογής.
Ναι. Το φύλλο Excel είναι πάντα δικό σας, η εξαγωγή CSV υπάρχει όταν δεν είναι τίποτα συνδεδεμένο, και τα webhooks και ένα κλειδί API επιτρέπουν στα δικά σας συστήματα να παραλαμβάνουν τα δεδομένα που εξήχθησαν.
Στείλτε τα τιμολόγια που το απλό OCR διαβάζει λάθος.
Ο δωρεάν λογαριασμός συνοδεύεται από 30 δωρεάν σελίδες επεξεργασίας που δεν λήγουν και δεν χρειάζεται κάρτα. Ανεβάστε τις σαρώσεις, τα πολυσέλιδα και τα ξένα, και διαβάστε τι επιστρέφει.