Πολιτική απορρήτου

1. Ποιοι είμαστε

Το Pileform λειτουργεί από την Encelyte Ltd, εταιρεία εγγεγραμμένη στην Κύπρο. Η Encelyte Ltd είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας για τα προσωπικά δεδομένα που περιγράφονται σε αυτήν την πολιτική. Επικοινωνία: contact@pileform.com.

2. Τι συλλέγουμε

2.1 Δεδομένα λογαριασμού

• Τη διεύθυνση email σας και (αν δημιουργήσετε) hash του κωδικού σας
• Το όνομα του γραφείου σας, αν μας το δώσετε
• Χρονοσημάνσεις σύνδεσης και διεύθυνση IP (διατηρούνται 90 ημέρες για ανίχνευση κατάχρησης)

2.2 Δεδομένα αποδείξεων που ανεβάζετε

• Τα αρχεία PDF ή εικόνες που υποβάλλετε
• Τα εξαγόμενα πεδία (ημερομηνία, προμηθευτής, είδη, συντελεστής ΦΠΑ, σύνολα)
• Τα φύλλα Excel που παράγουμε από αυτές τις αποδείξεις
• Σήμανση εμπιστοσύνης ανά γραμμή και τυχόν διορθώσεις που κάνετε

Οι αποδείξεις μπορεί να περιέχουν παρεμπιπτόντως προσωπικά δεδομένα τρίτων (όνομα πελάτη σε τιμολόγιο, όνομα οδηγού σε απόδειξη ταξί). Αυτά τα χειριζόμαστε ως εκτελούντες την επεξεργασία εκ μέρους σας (του λογιστή). Ο πελάτης σας (η επιχείρηση της οποίας είναι οι αποδείξεις) είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας, εσείς ο εκτελών, εμείς ο υπο-εκτελών.

2.3 Δεδομένα χρέωσης

• Επίπεδο πλάνου, υπόλοιπο πιστώσεων, χρονοσημάνσεις συναλλαγών
• Τα τελευταία 4 ψηφία της κάρτας σας και τη χώρα χρέωσης (κρατούνται από τον πάροχο πληρωμών μας, όχι από εμάς)

2.4 Τι ΔΕΝ συλλέγουμε

• Κανένα διαφημιστικό tracker, κανένα Facebook Pixel, κανένα Google Analytics
• Κανένα cookie διασυνδεδεμένης παρακολούθησης (ορίζουμε μόνο απαραίτητα cookies: συνεδρίας, θέματος, και επιβεβαίωσης της ειδοποίησης cookies)
• Κανένα ιστορικό περιήγησης εκτός των σελίδων του Pileform
• Το marketing site χρησιμοποιεί ένα εργαλείο web analytics που σέβεται την ιδιωτικότητα, χωρίς cookies, που μετράει επισκέψεις σε σύνολο χωρίς να ταυτοποιεί άτομα. Στο workspace (app.pileform.com), τα analytics προϊόντος δεν συλλέγουν το όνομα ή τη διεύθυνση email σας και δεν κρατούν τη διεύθυνση IP σας, η καταγραφή συνεδρίας αποκρύπτει όλο το κείμενο και κάθε πεδίο εισαγωγής, και κανένα αναγνωριστικό analytics δεν αποθηκεύεται στη συσκευή σας.

2.5 Analytics προϊόντος στο workspace

• Το αναγνωριστικό χρήστη σας και το αναγνωριστικό του οργανισμού σας (ποτέ το όνομα ή τη διεύθυνση email σας)
• Τις σελίδες του workspace που ανοίγετε και επτά ενέργειες: έναρξη νέας εργασίας, άνοιγμα αποτελέσματος αναζήτησης, επιλογή εταιρείας, αλλαγή γραφείου, αποσύνδεση, και αλλαγή θέματος ή γλώσσας
• Σφάλματα του workspace (ο τύπος του σφάλματος και ένα συντομευμένο, καθαρισμένο μήνυμα) και σφάλματα των διακομιστών (η διαδρομή, η κατάσταση και το αναγνωριστικό αιτήματος)· ποτέ περιεχόμενο εγγράφων
• Καταγραφή συνεδρίας: μια καταγραφή του πώς χρησιμοποιούνται οι σελίδες του workspace, με απόκρυψη όλου του κειμένου και κάθε πεδίου εισαγωγής
• Τον τύπο του browser και της συσκευής σας, το μέγεθος της οθόνης και τη σελίδα από την οποία ήρθατε

Τα χρησιμοποιούμε για να εντοπίζουμε και να διορθώνουμε σφάλματα και για να βελτιώνουμε το workspace. Νομική βάση είναι το έννομο συμφέρον μας (άρθρο 6(1)(στ) ΓΚΠΔ). Μπορείτε να εναντιωθείτε οποιαδήποτε στιγμή με email (βλ. ενότητα 6), και τότε απενεργοποιούμε τα analytics προϊόντος για τον λογαριασμό σας· όσο είναι ενεργή η ρύθμιση Do Not Track του browser σας, δεν στέλνει τίποτα στα analytics προϊόντος. Ο πάροχος φιλοξενείται στην ΕΕ.

3. Πού βρίσκονται

Τα έγγραφα των πελατών και τα φύλλα Excel αποθηκεύονται στην ΕΕ. Οι αποδείξεις είναι κρυπτογραφημένες σε ηρεμία και στη μεταφορά. Τα φύλλα Excel που παράγονται αποθηκεύονται στον ίδιο αποθηκευτικό χώρο αντικειμένων της ΕΕ.

4. Πόσο καιρό τα κρατάμε

Αποδείξεις και φύλλα: η διατήρηση ακολουθεί την πολιτική που ορίζετε στις Ρυθμίσεις → Δεδομένα & εξαγωγές (προεπιλογή 7 χρόνια, πέρα από το ελάχιστο των 6 ετών που απαιτεί η Κύπρος, εύρος 6–30 χρόνια με προεπιλογές χώρας: Κύπρος / ΗΒ / Ιρλανδία / Μάλτα / Ισπανία / Ελλάδα προεπιλογή 6 χρόνια, Ολλανδία 7, Γερμανία / Γαλλία / Ιταλία / Λίβανος 10). Μπορείτε να ζητήσετε νωρίτερη διαγραφή για οποιαδήποτε εργασία ξεχωριστά. Θα την τιμήσουμε εντός 30 ημερών, εκτός αν είμαστε νομικά υποχρεωμένοι να τη διατηρήσουμε (π.χ. ενεργή ειδοποίηση φορολογικού ελέγχου). Τα αρχικά PDF διαγράφονται αυτόματα 30 ημέρες μετά την επεξεργασία ανεξάρτητα από αυτή τη ρύθμιση.

Δεδομένα λογαριασμού: διατηρούνται όσο ο λογαριασμός σας είναι ενεργός, συν 30 ημέρες μετά το κλείσιμο για συμφωνία χρεώσεων. Όταν κλείνουμε έναν οργανισμό (κατόπιν αιτήματος του πελάτη ή στη λήξη της σύμβασης), τα δεδομένα analytics προϊόντος του διαγράφονται στον πάροχο εντός 30 ημερών.

Αρχεία σύνδεσης: 90 ημέρες, μετά διαγράφονται.

Συνομιλίες με τον ενσωματωμένο βοηθό AI: αν χρησιμοποιείτε τον ενσωματωμένο βοηθό AI, το κείμενο των ερωτήσεών σας και των απαντήσεών του κρατείται για 90 ημέρες, μετά διαγράφεται αυτόματα. Κρατάμε ξεχωριστά μια εγγραφή ημερήσιας δαπάνης ανά εταιρεία χωρίς περιεχόμενο συνομιλίας, για έως 24 μήνες, για σκοπούς χρέωσης και πρόληψης κατάχρησης.

Analytics προϊόντος: οι καταγραφές συνεδρίας διατηρούνται έως 30 ημέρες και τα συμβάντα χρήσης και σφαλμάτων το πολύ 1 έτος. Όταν κλείνουμε έναν οργανισμό (κατόπιν αιτήματος του πελάτη ή στη λήξη της σύμβασης), όλα τα δεδομένα analytics του διαγράφονται εντός 30 ημερών· αυτό αφαιρεί επίσης τα analytics των χρηστών του σε κάθε άλλο οργανισμό στον οποίο ανήκουν.

5. Υπεργολάβοι

Στηριζόμαστε σε ένα σύνολο ελεγμένων παρόχων υποδομής και επεξεργασίας, καθένας υπό υπογεγραμμένη Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων (DPA) μαζί μας. Η κύρια επεξεργασία γίνεται στην ΕΕ. Οι υπεργολάβοι μας ανήκουν στις εξής κατηγορίες: υποδομή edge, υπολογισμού, αποθήκευσης και βάσης δεδομένων· έναν αποκλειστικό διακομιστή για την επεξεργασία αποδείξεων· έναν πάροχο επεξεργασίας AI, που χρησιμοποιείται τόσο για την εξαγωγή πεδίων από αποδείξεις όσο και — όταν ένας χρήστης ρωτά κάτι τον ενσωματωμένο βοηθό AI — για τη σύνθεση απάντησης με βάση τα αποτελέσματα ερωτημάτων πάνω στα λογιστικά δεδομένα που ήδη διατηρεί το Pileform για τον Πελάτη· έναν πάροχο πληρωμών· έναν πάροχο analytics προϊόντος με φιλοξενία στην ΕΕ για το workspace (analytics χρήσης, συμβάντα σφαλμάτων και καταγραφή συνεδρίας με απόκρυψη όλου του κειμένου και των πεδίων εισαγωγής)· και παρόχους συναλλακτικού email και παρακολούθησης σφαλμάτων (τα δεδομένα πελάτη απομακρύνονται πριν τη μετάδοση στους τελευταίους). Η δημόσια Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων μας περιγράφει κάθε υπεργολάβο ως προς τον ρόλο, την τοποθεσία και τον μηχανισμό διαβίβασης· η τρέχουσα ονομαστική λίστα, με τις λεπτομέρειες διατήρησης κάθε παρόχου, είναι διαθέσιμη κατόπιν αιτήματος στο contact@pileform.com, και ειδοποιούμε τους πελάτες τουλάχιστον 30 ημέρες πριν αλλάξει.

Σχετικά με την AI συμπερασματολογία: αυτό καλύπτει τόσο τη συμπερασματολογία εξαγωγής δεδομένων στο pipeline επεξεργασίας όσο και τη χρήση των δικών σας λογιστικών δεδομένων από τον ενσωματωμένο βοηθό για τη σύνθεση απάντησης — ποτέ δεδομένα μισθοδοσίας, χρέωσης/κάρτας ή διαχείρισης ομάδας/λογαριασμού, στα οποία ο βοηθός δεν έχει πρόσβαση. Ο πάροχος επεξεργασίας AI μας απαγορεύεται συμβατικά να εκπαιδεύσει τα μοντέλα του στο περιεχόμενό σας. Τα δεδομένα συμπερασματολογίας διατηρούνται για το πολύ 30 ημέρες για σκοπούς ανίχνευσης κατάχρησης, μετά διαγράφονται. Λεπτομέρειες στο DPA.

6. Τα δικαιώματά σας υπό GDPR

Έχετε το δικαίωμα:

• Πρόσβασης: να ζητήσετε αντίγραφο των δεδομένων που έχουμε για εσάς
• Διόρθωσης: να διορθώσετε ό,τι είναι ανακριβές
• Διαγραφής (Άρθρο 17): να διαγράψετε τον λογαριασμό σας και τα ανεβασμένα δεδομένα
• Φορητότητας: να εξάγετε τα φύλλα σας (το κάνουμε ήδη εύκολο· πατήστε Λήψη στο αρχείο)
• Περιορισμού: να παγώσετε την επεξεργασία σε συγκεκριμένες περιπτώσεις
• Εναντίωσης: να εναντιωθείτε σε επεξεργασία βάσει εννόμου συμφέροντος
• Ανάκλησης συγκατάθεσης: όπου βασιστήκαμε σε συγκατάθεση (σπάνια· κυρίως βασιζόμαστε στη σύμβαση που υπογράψατε κατά την εγγραφή)

Στείλτε email στο contact@pileform.com με θέμα «Αίτημα GDPR». Απαντάμε εντός 30 ημερών. Χωρίς χρέωση, χωρίς εμπόδια.

7. Cookies

Θέτουμε έξι cookies: το pileform_session (σας κρατά συνδεδεμένους· HTTP-only, Secure, SameSite=Lax, διάρκεια συνεδρίας), το pileform-theme (θυμάται την προτίμηση φωτεινού/σκοτεινού θέματος, ορίζεται μόνο όταν πατήσετε τον διακόπτη, διάρκεια 1 έτος), τα pileform-lang, NEXT_LOCALE και pf_locale (θυμούνται τη γλώσσα που επιλέξατε, ορίζονται μόνο όταν την αλλάξετε· τα δύο τελευταία τα διαβάζει η εφαρμογή, ώστε η επιλογή σας να σας ακολουθεί και εκεί· ορίζονται στο parent domain, διάρκεια 1 έτος), και το pileform-cookie-notice (θυμάται ότι κλείσατε την ειδοποίηση cookies· ορίζεται στο parent domain, διάρκεια 1 έτος). Και τα έξι εξαιρούνται από τις απαιτήσεις συγκατάθεσης βάσει των κανόνων ePrivacy/GDPR της ΕΕ (η συνεδρία είναι αυστηρά απαραίτητη· το θέμα, η γλώσσα και η ειδοποίηση είναι προτιμήσεις που ορίζονται μετά από ενέργεια του χρήστη). Κανένα cookie ανάλυσης, κανένα διαφημιστικό, κανένα cookie τρίτων.

Πλήρης ανάλυση (τι κάνει κάθε cookie, πόσο διαρκεί, γιατί εξαιρείται) στη σελίδα cookies.

8. Ασφάλεια

• TLS 1.3 στη μεταφορά, AES-256 σε ηρεμία
• Οι κωδικοί κρυπτογραφούνται με salted PBKDF2 (210.000 επαναλήψεις)
• Απομόνωση ανά λογαριασμό σε επίπεδο γραμμής βάσης, ώστε να μην μπορείτε να δείτε δεδομένα άλλου γραφείου
• Τα backups είναι κρυπτογραφημένα· η διατήρηση συμβαδίζει με τη διαμορφωμένη πολιτική κύριας διατήρησης
• Οι προσπάθειες σύνδεσης έχουν rate-limit· οι ύποπτες συνεδρίες ανακαλούνται αυτόματα

Αν εντοπίσουμε παραβίαση που επηρεάζει τα δεδομένα σας, θα σας ειδοποιήσουμε εντός 72 ωρών σύμφωνα με το Άρθρο 33 του GDPR, με το τι συνέβη, ποια δεδομένα επηρεάστηκαν, και τι κάνουμε γι’ αυτό.

9. Διεθνείς μεταφορές

Η κύρια επεξεργασία γίνεται στην ΕΕ. Όπου ένας υπεργολάβος επεξεργάζεται δεδομένα εκτός ΕΕ, οι μεταφορές γίνονται υπό Standard Contractual Clauses (SCCs). Διαθέσιμες κατόπιν αιτήματος.

10. Παιδιά

Το Pileform είναι B2B λογιστικό εργαλείο. Δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας δεδομένα από παιδιά κάτω των 16. Αν πιστεύετε ότι έχουμε, στείλτε μας email και θα τα διαγράψουμε.

11. Παράπονα

Αν δεν επιλύσουμε ένα ζήτημα απορρήτου, μπορείτε να παραπονεθείτε στην εθνική σας αρχή προστασίας δεδομένων. Στην Κύπρο είναι το Γραφείο Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα. Μπορείτε επίσης να παραπονεθείτε σε οποιαδήποτε αρχή της ΕΕ όπου ζείτε ή εργάζεστε.

12. Αλλαγές

Αν κάνουμε ουσιαστική αλλαγή σε αυτήν την πολιτική, θα ενημερώσουμε τους κατόχους λογαριασμών μέσω email πριν τεθεί σε ισχύ. Μικρές διορθώσεις (τυπογραφικά, διευκρινίσεις) ενσωματώνονται αθόρυβα με νέα ημερομηνία «Τελευταία ενημέρωση».

Ερωτήσεις; Στείλτε email στο contact@pileform.com.