Οι ερωτήσεις που προκύπτουν.

Ανεβάστε ένα PDF. Μπορεί να περιέχει οτιδήποτε αναγνώσιμο: τυπωμένες και θερμικές αποδείξεις, τιμολόγια προμηθευτών, σαρωμένες σελίδες και φωτογραφίες που τράβηξε ο πελάτης σας με το κινητό. Ένα μόνο PDF μπορεί να κρατά τον σωρό μιας ολόκληρης περιόδου, εκατοντάδες σελίδες σε δεκάδες προμηθευτές, και το Pileform τον ξεχωρίζει ξανά ανά προμηθευτή για εσάς.

Αν ένας άνθρωπος μπορεί να διαβάσει το έγγραφο, το Pileform μπορεί να το εξαγάγει. Θολά ή χειρόγραφα στοιχεία περνούν κι αυτά· απλώς σημαίνονται για έναν γρήγορο έλεγχο πριν την καταχώρηση.

Όχι. Το Pileform δεν αντικαθιστά το Xero, το QuickBooks ή το λογιστικό σας σύστημα. Τα τροφοδοτεί. Κρατάτε το λογισμικό που ήδη χρησιμοποιείτε· το Pileform απλώς κάνει το αργό κομμάτι (μετατρέπει τον σωρό εγγράφων σε καθαρές, κωδικοποιημένες εγγραφές) και τις καταχωρεί.

Κρατάτε επίσης ένα φύλλο Excel για κάθε δέσμη, οπότε η δουλειά είναι δική σας, είτε παραμείνετε συνδεδεμένοι σε λογιστικό σύστημα είτε όχι.

Το Pileform έχει δημοσιευμένα πλάνα βάσει επαναλαμβανόμενης χωρητικότητας σελίδων και ορίων λογαριασμού, καθώς και πακέτα που δεν λήγουν για περιστασιακό όγκο.

Με τη δημιουργία νέου λογαριασμού λαμβάνετε 30 δωρεάν σελίδες επεξεργασίας που δεν λήγουν, χωρίς κάρτα. Ξεχωριστά, μόνο η πρώτη συνδρομή περιλαμβάνει μία δοκιμή 14 ημερών μετά τη ρύθμιση κάρτας. Δείτε την τιμολόγηση για την πλήρη σύγκριση.

Λογιστική αυτοματοποίηση σημαίνει ότι το λογισμικό κάνει το επαναλαμβανόμενο κομμάτι της τήρησης βιβλίων: διαβάζει τα παραστατικά, υπολογίζει τον ΦΠΑ σε κάθε γραμμή, αντιστοιχίζει τις κινήσεις τραπέζης με ό,τι τις εξηγεί και περνά το αποτέλεσμα στο λογιστικό σύστημα. Ο άνθρωπος εξακολουθεί να ελέγχει και να εγκρίνει· αυτό που φεύγει είναι η πληκτρολόγηση.

Το Pileform το κάνει για ολόκληρη την περίοδο μαζί και καταχωρίζει τις ελεγμένες εγγραφές στο λογιστικό σύστημα που ήδη τηρείτε. Δείτε λογιστικό πρόγραμμα στην Κύπρο.

Ναι. Το Pileform είναι φτιαγμένο στη Λευκωσία από την Encelyte Ltd. Υπολογίζει τον ΦΠΑ Κύπρου (19 / 9 / 5 / 3 / 0) σε κάθε γραμμή, διαβάζει αποδείξεις με ελληνικούς χαρακτήρες όπως είναι τυπωμένες και καταχωρίζει σε Xero, QuickBooks, Business Central, BTMS και Esoft. Τα έγγραφα των πελατών υποβάλλονται σε επεξεργασία και αποθηκεύονται στην ΕΕ μόλις φτάσουν στους κεντρικούς διακομιστές μας· τα ανεβάσματα αρχείων περνούν στη διαδρομή από ένα παγκόσμιο δίκτυο edge.

Τα στοιχεία της εταιρείας βρίσκονται σε μία σελίδα.

Όχι. Αυτά είναι κυπριακά λογιστικά συστήματα: τηρούν τα βιβλία. Το Pileform δεν είναι λογιστικό σύστημα· μετατρέπει τα παραστατικά της περιόδου σε εγγραφές για το σύστημα που τηρείτε και καταχωρίζει σε Xero, QuickBooks, Business Central, BTMS και Esoft.

Αν θέλετε ένα κυπριακό σύστημα να είναι τα βιβλία σας, ένα κυπριακό λογιστικό σύστημα μπορεί να σας ταιριάζει καλύτερα. Οι σελίδες σύγκρισης λένε πού υπερέχει το καθένα.

Ναι. Τα ελληνικά είναι μία από τις έντεκα γλώσσες που διαβάζει, μαζί με την ελληνική γραφή. Οι επωνυμίες προμηθευτών και οι περιγραφές γραμμών μένουν όπως είναι τυπωμένες, και ένας συντελεστής ΦΠΑ τυπωμένος στο παραστατικό δεν παρακάμπτεται ποτέ.

Το Pileform διαβάζει ΦΠΑ σε κάθε γραμμή, σε 55 δικαιοδοσίες. Ο ΦΠΑ Κύπρου (19%, 9%, 5%, 3% και μηδενικός) είναι ρυθμισμένος από προεπιλογή· υποστηρίζονται ΦΠΑ Ηνωμένου Βασιλείου, ΦΠΑ ΕΕ ανά-χώρα, καθεστώτα GST, καθώς και μηδενικού συντελεστή και απαλλασσόμενες συναλλαγές. Η αντίστροφη χρέωση (reverse-charge) και τα inclusive-versus-exclusive σύνολα εντοπίζονται σε 11 γλώσσες.

Όποιον συντελεστή δηλώνει το έγγραφο, αυτόν εφαρμόζει το Pileform. Ποτέ δεν κανονικοποιεί μια ξένη απόδειξη σε έναν τοπικό συντελεστή.

Ένα σύνολο inclusive περιέχει ήδη τον ΦΠΑ: μια απόδειξη €119 που περιλαμβάνει ΦΠΑ 19% είναι €100 καθαρά συν €19 ΦΠΑ. Ένα σύνολο exclusive προσθέτει τον ΦΠΑ από πάνω: τα €119 καθαρά γίνονται €141,61 μόλις προστεθεί το 19%. Μπερδέψτε τα και βγαίνουν λάθος και τα δύο νούμερα (το κόστος και ο ΦΠΑ που εκπίπτετε).

Το Pileform διαβάζει ποιο είναι το κάθε σύνολο, σε 11 γλώσσες, και διαχωρίζει σωστά το καθαρό από τον ΦΠΑ κάθε φορά. Υπάρχει πιο απλή εξήγηση στη σελίδα λειτουργιών.

Οι χειρόγραφες αποδείξεις εξάγονται κι αυτές, απλώς με χαμηλότερη εμπιστοσύνη. Η γραμμή κιτρινίζεται για έναν γρήγορο έλεγχο πριν την καταχώρηση, οπότε η επικύρωσή της παίρνει δευτερόλεπτα αντί να πληκτρολογείτε την απόδειξη από το μηδέν.

Τον συμπεραίνουμε από τον προμηθευτή, τα είδη της απόδειξης και το καθεστώς, και μετά κιτρινίζουμε τη γραμμή ώστε να επιβεβαιώσετε πριν την καταχωρήσετε.

Ποτέ δεν μαντεύουμε σιωπηλά, και η στήλη Adjustment πάντα συμφωνεί στο σεντ.

Η ακρίβεια εξαρτάται από το αρχικό PDF. Οι καθαρές τυπωμένες αποδείξεις εξάγονται αξιόπιστα· οι θολές θερμικές εκτυπώσεις και τα χειρόγραφα κομμάτια είναι πιο δύσκολα. Δεν δίνουμε έναν μοναδικό αριθμό ακρίβειας γιατί η απάντηση εξαρτάται από αυτό που παρέδωσε ο πελάτης, και γιατί τα νούμερα υπολογίζονται από κώδικα, δεν εκτιμώνται από ένα μοντέλο που θα μπορούσε να είναι 99% σίγουρο και να κάνει λάθος.

Κάθε φύλλο επιστρέφει σε δύο καταστάσεις: γραμμές υψηλής εμπιστοσύνης έτοιμες για καταχώρηση, και κίτρινα σημασμένες γραμμές για έλεγχο. Ο χρόνος σας πηγαίνει στις σημασμένες γραμμές, όχι σε κάθε γραμμή.

Ναι, στα περισσότερα. Συνδέστε Xero, QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Microsoft Dynamics 365 Business Central, BTMS ή Esoft και οι εγγραφές που επιβεβαιώνετε καταχωρούνται απευθείας: Bills και λογιστικές εγγραφές (manual journals) στο Xero, Bills στο QuickBooks Online, λογιστικές εγγραφές στο QuickBooks Desktop, γενικές λογιστικές εγγραφές στο Business Central, και πρόχειρες (draft) εγγραφές στο BTMS. Το Esoft καταχωρεί με τον ίδιο τρόπο, κινήσεις και λογαριασμούς, καλύπτοντας έγγραφα προμηθευτών. Το λογιστικό σας σχέδιο συγχρονίζεται όπου υπάρχει ζωντανή σύνδεση, και οι κινήσεις από statements καταχωρούνται με διπλογραφική μέθοδο. Παίρνετε το Excel έτσι κι αλλιώς, και δεν δεσμεύεστε ποτέ. Το Sage δεν υποστηρίζεται. Πείτε μας στο contact@pileform.com αν το χρειάζεστε.

Και τα δύο. Ρίξτε ένα statement και το Pileform εξάγει κάθε κίνηση, την ταξινομεί (μισθοί, τραπεζικά έξοδα, μεταφορές, πληρωμές κάρτας) και την καταχωρεί με διπλογραφική μέθοδο μαζί με τα τιμολόγιά σας. Το statement συμφωνεί, και οι εγγραφές πάνε σε Xero, QuickBooks, Business Central, BTMS ή Esoft όπως όλα τα υπόλοιπα.

Τα περισσότερα εργαλεία capture είναι φτιαγμένα για συνεχή καθημερινή καταχώρηση, όπου το προσωπικό φωτογραφίζει αποδείξεις μία-μία, όλο τον μήνα. Το Pileform είναι φτιαγμένο για το αντίθετο: τη δέσμη τέλους περιόδου, το PDF 200 σελίδων που φτάνει ακριβώς πριν τη δήλωση ΦΠΑ. Ρίξτε όλον τον σωρό μαζί και γυρίζει συμφωνημένος.

Δύο ακόμη διαφορές μετρούν για τη δουλειά του ΦΠΑ: το Pileform διαβάζει ΦΠΑ σε κάθε γραμμή σε 55 δικαιοδοσίες (όχι έναν αριθμό ανά έγγραφο), και σας δίνει ένα φύλλο Excel που κρατάτε, με το πηγαίο έγγραφο ενσωματωμένο, χωρίς δέσμευση. Δείτε πώς λειτουργεί.

Ναι. Το Pileform θυμάται κάθε προμηθευτή και πώς τον κωδικοποιείτε (παραλλαγές ονόματος, ΑΦΜ, προεπιλεγμένους λογαριασμούς) ώστε οι επαναλαμβανόμενοι προμηθευτές να κωδικοποιούνται μόνοι τους. Οι κανόνες κατηγοριοποίησής σας χτίζονται, και ο σωρός ελέγχου μικραίνει με τον χρόνο.

Οι κεντρικοί διακομιστές μας βρίσκονται στην ΕΕ (Γερμανία) και τα έγγραφα των πελατών αποθηκεύονται στην ΕΕ. Τα ανεβάσματα αρχείων περνούν από ένα παγκόσμιο δίκτυο edge πριν φτάσουν στους διακομιστές μας στην ΕΕ. Τα αρχεία διατηρούνται τουλάχιστον έξι έτη, το ελάχιστο της Κύπρου. Τίποτα δεν διαγράφεται αυτόματα, εκτός αν ενεργοποιηθεί η αυτόματη διαγραφή κατόπιν αιτήματός σας. Τότε οι εγγραφές που ξεπερνούν την περίοδο διατήρησης (έξι έτη από προεπιλογή, έως 100, ή διατήρηση για πάντα) μεταφέρονται σε κάδο ανακύκλωσης μετά από προεπισκόπηση και ειδοποίηση με email 30 ημέρες νωρίτερα. Οποιοδήποτε μεμονωμένο αρχείο μπορεί να διαγραφεί νωρίτερα. Τα έγγραφα των πελατών υποβάλλονται σε επεξεργασία βάσει της Συμφωνίας Επεξεργασίας Δεδομένων μας, σύμφωνα με τον GDPR. Οι σελίδες των εγγράφων διαβάζονται στην ΕΕ. Η Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων μας περιγράφει κάθε υπεργολάβο ως προς τον ρόλο του· η τρέχουσα ονομαστική λίστα είναι διαθέσιμη κατόπιν αιτήματος στο contact@pileform.com.

Δεν δεσμεύεστε ποτέ. Κάθε δέσμη γυρίζει ως τυπικό φύλλο Excel (και CSV), δικό σας να το κρατήσετε, να το ανοίξετε σε οποιοδήποτε spreadsheet και να το δώσετε σε οποιονδήποτε, με το πρωτότυπο έγγραφο ενσωματωμένο σε κάθε γραμμή. Αν σταματήσετε να χρησιμοποιείτε το Pileform, φεύγετε με κάθε φύλλο που φτιάξατε.

Η καταχώρηση σε Xero, QuickBooks, Business Central, BTMS ή Esoft είναι κάτι που ενεργοποιείτε, όχι κάτι που σας δεσμεύει.