Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων.

1. Συμβαλλόμενα μέρη

Εκτελών την επεξεργασία: Encelyte Ltd, εταιρεία εγγεγραμμένη στην Κύπρο, που λειτουργεί την υπηρεσία Pileform. Έδρα: Λεωφ. Μακαρίου Γ’ & Βύρωνος, P. Lordos Center, Block B, 2ος όροφος, γραφείο 203, 3105 Λεμεσός, Κύπρος. Επικοινωνία: contact@pileform.com.

Υπεύθυνος επεξεργασίας: εσείς, ο Πελάτης που συνάπτει τους όρους υπηρεσίας Pileform.

2. Αντικείμενο και διάρκεια

Αντικείμενο: (α) επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που περιέχονται σε αποδείξεις, τιμολόγια και λογιστικά έγγραφα τα οποία ανεβάζει ο Πελάτης στο Pileform, με σκοπό την εξαγωγή δομημένων δεδομένων και την παραγωγή φύλλων Excel ανά προμηθευτή· και (β) όταν οι χρήστες του Πελάτη επιλέγουν να χρησιμοποιήσουν τον ενσωματωμένο βοηθό AI του Pileform, επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που ήδη τηρούνται στον λογαριασμό του Πελάτη στο Pileform (για παράδειγμα ονόματα προμηθευτών, αριθμούς τιμολογίων, κωδικούς λογαριασμών και ποσά), τα οποία ο βοηθός συμπεριλαμβάνει στο αίτημά του προς τον πάροχο AI για να απαντήσει στην ερώτηση του χρήστη.

Διάρκεια: καθ’ όλη τη διάρκεια της συμφωνίας υπηρεσίας του Πελάτη με το Pileform, συν τις περιόδους διατήρησης που καθορίζονται στην ενότητα 7.

3. Φύση και σκοπός της επεξεργασίας

Το Pileform εκτελεί δύο διακριτά είδη επεξεργασίας. Πρώτον, στα έγγραφα που ανεβάζει ο Πελάτης: οπτική αναγνώριση χαρακτήρων, αναγνώριση γλώσσας, ομαδοποίηση προμηθευτών, συμπερασμό συντελεστή ΦΠΑ και εξαγωγή δομημένων δεδομένων, με την έξοδο να επιστρέφεται στον Πελάτη ως φύλλα Excel και τα αρχικά έγγραφα ενσωματωμένα για ιχνηλασιμότητα ελέγχου. Δεύτερον, μόνο όταν ένας χρήστης του Πελάτη στέλνει μήνυμα στον ενσωματωμένο βοηθό AI: ανάκτηση και απάντηση ερωτήσεων πάνω στα δικά του λογιστικά δεδομένα που ήδη τηρούνται στο Pileform (για παράδειγμα υπόλοιπα προμηθευτών, κατάσταση δήλωσης ΦΠΑ, συνόψεις δαπανών ανά λογαριασμό, αντιστοιχίσεις λογιστικού σχεδίου και αναζητήσεις εγγράφων), ώστε ο βοηθός να συνθέσει μια απάντηση σε φυσική γλώσσα. Ο βοηθός δεν έχει πρόσβαση σε δεδομένα μισθοδοσίας, χρέωσης/κάρτας πληρωμών, ή διαχείρισης ομάδας/λογαριασμού.

4. Κατηγορίες προσωπικών δεδομένων

Τα προσωπικά δεδομένα που υφίστανται επεξεργασία ενδέχεται να περιλαμβάνουν, ανάλογα με το περιεχόμενο των ανεβασμένων εγγράφων:

• Ονόματα παραληπτών, πελατών, προμηθευτών και υπογραφόντων που εμφανίζονται σε αποδείξεις και τιμολόγια
• Ταχυδρομικές διευθύνσεις, διευθύνσεις email και τηλέφωνα που εμφανίζονται σε εμπορικά έγγραφα
• Αριθμούς εγγραφής ΦΠΑ και φορολογικά αναγνωριστικά
• Χρηματικά ποσά, ημερομηνίες και αριθμούς αναφοράς
• Περιστασιακά, αριθμούς ταυτοποίησης (π.χ. εθνικά IDs εκτυπωμένα σε ορισμένες αποδείξεις σε κάποιες δικαιοδοσίες)

Δεν υφίστανται σκόπιμα επεξεργασία δεδομένα ειδικών κατηγοριών (άρθρο 9). Ο Πελάτης δηλώνει ότι δεν θα ανεβάζει εν γνώσει του δεδομένα ειδικών κατηγοριών.

5. Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων

• Τελικοί πελάτες των πελατών του Πελάτη (δηλ. άτομα των οποίων τα ονόματα εμφανίζονται σε αποδείξεις)
• Υπάλληλοι και εξωτερικοί συνεργάτες των πελατών του Πελάτη
• Προμηθευτές και έμποροι των οποίων τα στοιχεία είναι εκτυπωμένα σε αποδείξεις

6. Υπεργολάβοι

Το Pileform απασχολεί ένα ελεγμένο σύνολο υπεργολάβων, καθένας δεσμευμένος από υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων ισοδύναμες με αυτές της παρούσας DPA. Αυτός είναι ο τρέχων, κατονομαζόμενος κατάλογος, με ημερομηνία αυτή που αναγράφεται στην κορυφή της σελίδας:

• Cloudflare, Inc. Δίκτυο edge, υπολογιστική ισχύς εφαρμογής (Workers), κύρια βάση δεδομένων (D1), αποθηκευτικός χώρος αντικειμένων για ανεβασμένα έγγραφα και παραγόμενα φύλλα (R2), αποθήκευση ορίων ρυθμού και συνεδρίας (KV), το ευρετήριο διανυσμάτων της βάσης γνώσης του ενσωματωμένου βοηθού (Vectorize), και Workers AI (το μοντέλο embedding/rerank που επεξεργάζεται το κείμενο της ερώτησης ενός χρήστη προς τον βοηθό όταν αναζητά στην τεκμηρίωση του ίδιου του Pileform). Τοποθεσία: οι δεσμεύσεις αποθήκευσης και βάσης δεδομένων που τηρούν δεδομένα Πελάτη φέρουν υπόδειξη τοποθεσίας Δυτικής Ευρώπης — δικός όρος της Cloudflare για μια βέλτιστης προσπάθειας, μη εγγυημένη τοποθέτηση, όχι εγγύηση δικαιοδοσίας (βλ. τη σελίδα Ασφάλεια δεδομένων). Μηχανισμός μεταφοράς: η Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων της Cloudflare, που ενσωματώνει τις Πρότυπες Συμβατικές Ρήτρες της ΕΕ για κάθε επεξεργασία εκτός ΕΟΧ (βλ. ενότητα 12).
• Mistral AI SAS (Παρίσι, Γαλλία). Ο πάροχος AI πίσω από (α) την OCR αναγνώριση και κατηγοριοποίηση των εγγράφων που ανεβάζετε, και (β) το γλωσσικό μοντέλο του ενσωματωμένου βοηθού, συμπεριλαμβανομένης της σύνθεσης απάντησης από τα αποτελέσματα ερωτημάτων πάνω στα δικά σας λογιστικά δεδομένα που ήδη τηρούνται στο Pileform (για παράδειγμα υπόλοιπα προμηθευτών, κατάσταση δήλωσης ΦΠΑ, συνόψεις δαπανών ανά λογαριασμό, αντιστοιχίσεις λογιστικού σχεδίου και αναζητήσεις εγγράφων). Ο βοηθός δεν έχει πρόσβαση σε δεδομένα μισθοδοσίας, χρέωσης/κάρτας πληρωμών, ή διαχείρισης ομάδας/λογαριασμού. Τοποθεσία: έδρα στη Γαλλία (ΕΕ)· η τεκμηρίωση μηχανικής του Pileform περιγράφει την επεξεργασία της ως εδρευμένη στην ΕΕ, αλλά το Pileform δεν έχει ακόμα λάβει γραπτή επιβεβαίωση από τη Mistral για την ακριβή περιοχή επεξεργασίας, την περίοδο διατήρησης δεδομένων, ή δέσμευση μηδενικής διατήρησης δεδομένων, και δεν διατυπώνει καμία δήλωση επί αυτών των σημείων μέχρι να τη λάβει. Μηχανισμός μεταφοράς: η επεξεργασία θεωρείται ότι παραμένει εντός ΕΕ/ΕΟΧ· οι Πρότυπες Συμβατικές Ρήτρες θα εφαρμόζονταν μόνο αν αυτό αλλάξει (βλ. ενότητα 12).
• Hetzner Online GmbH (Γερμανία, ΕΕ). Φιλοξενεί τον διακομιστή του pipeline επεξεργασίας που λαμβάνει τα ανεβασμένα έγγραφα, συντονίζει την OCR αναγνώριση και κατηγοριοποίηση, και εκτελεί τους ντετερμινιστικούς υπολογισμούς χρημάτων και ΦΠΑ του Pileform πριν το αποτέλεσμα γραφτεί στην αποθήκευση της Cloudflare· ο διακομιστής δεν διατηρεί τα έγγραφά σας στον δικό του δίσκο πέρα από τη διάρκεια της επεξεργασίας. Μηχανισμός μεταφοράς: επεξεργασία εντός ΕΕ (βλ. ενότητα 12).
• Stripe. Επεξεργασία πληρωμών: Checkout, χρέωση συνδρομών, τιμολόγηση και η πύλη αυτοεξυπηρέτησης πελατών. Λαμβάνει το όνομα χρέωσης, τη διεύθυνση και χώρα χρέωσης, το email, και τα στοιχεία κάρτας σας (η Stripe κρατά τα στοιχεία κάρτας· το Pileform βλέπει μόνο τα τελευταία 4 ψηφία). Μηχανισμός μεταφοράς: η δική της Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων της Stripe, που ενσωματώνει τις Πρότυπες Συμβατικές Ρήτρες της ΕΕ για κάθε μεταφορά εκτός ΕΟΧ.
• Resend. Αποστέλλει συναλλακτικό email: επιβεβαίωση λογαριασμού, συνδέσμους εργασιών και ειδοποιήσεων, υπενθυμίσεις χρέωσης και συμμόρφωσης. Λαμβάνει τη διεύθυνση email του παραλήπτη, το όνομα όπου παρέχεται, και το ίδιο το περιεχόμενο της ειδοποίησης (για παράδειγμα έναν σύνδεσμο προς ολοκληρωμένη εργασία, ή το όνομα ενός εγγράφου που ζητείται) — ποτέ εικόνες αποδείξεων ή τα πλήρη εξαγόμενα λογιστικά δεδομένα. Τοποθεσία: η διαμόρφωση DNS του Pileform δρομολογεί τη διαχείριση bounce της Resend μέσω Amazon SES στην περιοχή eu-west-1 (Ιρλανδία)· η κύρια περιοχή επεξεργασίας της Resend για το περιεχόμενο μηνυμάτων πέρα από αυτό δεν έχει επιβεβαιωθεί ανεξάρτητα. Μηχανισμός μεταφοράς: Πρότυπες Συμβατικές Ρήτρες βάσει της δικής της Συμφωνίας Επεξεργασίας Δεδομένων της Resend, όπου εφαρμόζεται.
• Sentry (παρακολούθηση σφαλμάτων). Καταγράφει μη διαχειρισμένα σφάλματα εφαρμογής, με ετικέτα το route, το στάδιο σφάλματος και το email του χρήστη· η πρακτική μηχανικής αφαιρεί κωδικούς, tokens και περιεχόμενο αποδείξεων από το πλαίσιο σφάλματος πριν φτάσει στη Sentry. Μηχανισμός μεταφοράς: η δική της Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων της Sentry και Πρότυπες Συμβατικές Ρήτρες, όπου εφαρμόζεται.

Το Pileform θα ειδοποιεί τον Πελάτη γραπτώς (στη διεύθυνση email του λογαριασμού) για οποιαδήποτε σκοπούμενη προσθήκη ή αντικατάσταση υπεργολάβου τουλάχιστον 30 ημέρες πριν την έναρξη ισχύος. Ο Πελάτης μπορεί να αντιταχθεί για εύλογους λόγους προστασίας δεδομένων. Αν τα μέρη δεν μπορούν να επιλύσουν την αντίρρηση, ο Πελάτης μπορεί να τερματίσει την επηρεαζόμενη υπηρεσία με αναλογική επιστροφή προπληρωμένων τελών.

7. Επιστροφή και διαγραφή δεδομένων

• Αρχικά PDF (ανεβασμένα αρχεία): διαγράφονται από την κύρια αποθήκευση 30 ημέρες μετά το ανέβασμα.
• Παραγόμενα φύλλα: διατηρούνται 90 ημέρες από την παραγωγή, μετά διαγράφονται εκτός αν ο Πελάτης κατεβάσει ή αρχειοθετήσει νωρίτερα.
• Συνομιλίες με τον ενσωματωμένο βοηθό AI: το κείμενο των ερωτήσεών σας και των απαντήσεων του βοηθού διατηρείται για 90 ημέρες από τη δημιουργία, μετά διαγράφεται αυτόματα από καθημερινή εργασία συντήρησης. Μια ξεχωριστή εγγραφή ημερήσιας δαπάνης ανά εταιρεία, χωρίς περιεχόμενο συνομιλίας (αναγνωριστικό εταιρείας, ημερολογιακή ημέρα και ένα τρέχον σύνολο), διατηρείται για έως 24 μήνες για σκοπούς χρέωσης και πρόληψης κατάχρησης.
• Διατήρηση φορολογικών αρχείων: η περίοδος που διαμορφώνει ο Πελάτης στις Ρυθμίσεις → Δεδομένα & εξαγωγές εντός της εφαρμογής (προεπιλογή 7 χρόνια σε όλο το σύστημα· εύρος 6–30 χρόνια με προεπιλογές χώρας: Κύπρος / ΗΒ / Ιρλανδία / Μάλτα / Ισπανία / Ελλάδα 6 χρόνια, Ολλανδία 7, Γερμανία / Γαλλία / Ιταλία / Λίβανος 10), σε κρυπτογραφημένη ψυχρή αποθήκευση, για συμμόρφωση με τις ισχύουσες απαιτήσεις φορολογικής τεκμηρίωσης. Ο Πελάτης μπορεί να ζητήσει νωρίτερη διαγραφή για οποιαδήποτε εργασία ξεχωριστά οποτεδήποτε· το Pileform θα την τιμήσει εντός 30 ημερών εκτός αν είναι νομικά υποχρεωμένο να τη διατηρήσει (π.χ. ενεργή ειδοποίηση φορολογικού ελέγχου).
• Στον τερματισμό της συμφωνίας υπηρεσίας: ο Πελάτης μπορεί να εξάγει όλα τα δεδομένα μέσω της λειτουργίας λήψης αρχείου εντός της εφαρμογής. Στη συνέχεια το Pileform θα διαγράψει όλα τα προσωπικά δεδομένα εντός 30 ημερών από τον τερματισμό, με την επιφύλαξη της διαμορφωμένης περιόδου διατήρησης για φορολογικά αρχεία.
• Αντίγραφα ασφαλείας: κρυπτογραφημένα, διατηρούνται 30 ημέρες, σε ξεχωριστή περιοχή από την παραγωγή. Επικαλύπτονται στον κυλιόμενο κύκλο 30 ημερών.

8. Μέτρα ασφάλειας

• TLS 1.3 σε μεταφορά, AES-256 σε ηρεμία, σε όλα τα στρώματα διατήρησης
• Κύρια αποθήκευση και επεξεργασία σε cloud περιοχής ΕΕ, χωρίς δεσμευμένη νομική δικαιοδοσία
• Απομόνωση επιπέδου σειράς ανά λογαριασμό στη βάση δεδομένων· καμία διασταυρούμενη ορατότητα δεδομένων μεταξύ ενοίκων
• Salted PBKDF2 (210.000 επαναλήψεις) για hashing κωδικών
• HTTP-only, Secure, SameSite=Lax cookies συνεδρίας
• Rate limiting σε όλα τα endpoints, ειδικά upload και αυθεντικοποίηση
• Audit log ανά ενέργεια διατηρείται 90 ημέρες για προσπάθειες σύνδεσης, διαθέσιμο στον Πελάτη κατόπιν αιτήματος
• Κανένα third-party script στο workspace (app.pileform.com): κανένας tag manager, analytics ή session-replay
• Κρυπτογραφημένα νυχτερινά backups, διατηρούνται 30 ημέρες σε ξεχωριστή περιοχή
• Έλεγχος ασφάλειας προμηθευτή για κάθε υπεργολάβο πριν την ένταξη
• Τεκμηριωμένο σχέδιο αντιμετώπισης περιστατικών με κατονομαζόμενο επαφή

9. Δικαιώματα ελέγχου

Ο Πελάτης μπορεί, όχι περισσότερο από μία φορά ανά δώδεκα μήνες, να ζητήσει γραπτή περίληψη των τεχνικών και οργανωτικών μέτρων του Pileform και των πιστοποιήσεων SOC2 / ISO 27001 των κατονομαζόμενων υπεργολάβων. Το Pileform θα απαντήσει εντός 30 ημερών. Έλεγχοι επιτόπου δεν είναι το πρότυπο δεδομένου του μεγέθους του Pileform· μπορεί να αντικατασταθεί από εξωτερικό ελεγκτή υπό NDA με κόστος του Πελάτη όπου ο Πελάτης έχει αποδεδειγμένη ρυθμιστική απαίτηση.

10. Αιτήματα υποκειμένων δεδομένων

Το Pileform θα βοηθήσει τον Πελάτη να ανταποκριθεί σε αιτήματα υποκειμένων δεδομένων βάσει των άρθρων 15–22 του GDPR. Αν ένα υποκείμενο δεδομένων επικοινωνήσει απευθείας με το Pileform, το Pileform θα προωθήσει το αίτημα στον Πελάτη εντός 7 εργάσιμων ημερών και δεν θα απαντήσει ουσιαστικά εκτός αν δοθούν οδηγίες από τον Πελάτη.

11. Παραβίαση προσωπικών δεδομένων

Το Pileform θα ειδοποιήσει τον Πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, και σε κάθε περίπτωση εντός 72 ωρών από την επίγνωση, για οποιαδήποτε παραβίαση προσωπικών δεδομένων που επηρεάζει τα δεδομένα του Πελάτη. Η ειδοποίηση θα περιλαμβάνει τη φύση της παραβίασης, τις κατηγορίες και τον κατά προσέγγιση αριθμό επηρεαζόμενων υποκειμένων και αρχείων, τις πιθανές συνέπειες και τα μέτρα που ελήφθησαν ή προτείνονται.

12. Διεθνείς μεταφορές

Όπου τα προσωπικά δεδομένα μεταφέρονται εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου σε υπεργολάβο, η μεταφορά διέπεται από τις Πρότυπες Συμβατικές Ρήτρες της ΕΕ (Εκτελεστική Απόφαση Επιτροπής (ΕΕ) 2021/914), Module 3 (επεξεργαστής-σε-επεξεργαστή), με κατάλληλα συμπληρωματικά μέτρα (κρυπτογράφηση, έλεγχος πρόσβασης, συμβατικό opt-out από οποιαδήποτε εκπαίδευση στο περιεχόμενο του Πελάτη όπου ο υπεργολάβος προσφέρει δυνατότητες machine learning).

13. Εμπιστευτικότητα

Όλο το προσωπικό του Pileform με πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα δεσμεύεται από υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας και έχει λάβει εκπαίδευση με επίγνωση GDPR.

14. Ευθύνη

Το ανώτατο όριο ευθύνης και οι εξαιρέσεις που ορίζονται στους όρους υπηρεσίας του Pileform εφαρμόζονται στην παρούσα DPA, εκτός αν το GDPR ή το εφαρμοστέο δίκαιο επιβάλλει διαφορετικά.

15. Διάρκεια και τερματισμός

Η παρούσα DPA τίθεται σε ισχύ όταν ο Πελάτης αποδεχθεί τους όρους υπηρεσίας του Pileform και συνεχίζει μέχρι τη λήξη της συμφωνίας υπηρεσίας. Στον τερματισμό, οι υποχρεώσεις στην ενότητα 7 (Επιστροφή και διαγραφή δεδομένων) επιζούν.

16. Εφαρμοστέο δίκαιο

Η παρούσα DPA διέπεται από τους νόμους της Δημοκρατίας της Κύπρου και διαβάζεται μαζί με τους Όρους Χρήσης του Pileform.

Αποδοχή. Η χρήση της υπηρεσίας Pileform από τον Πελάτη μετά την παραπάνω ημερομηνία αποτελεί αποδοχή της παρούσας DPA. Αντισυμβληθείσα έκδοση PDF διατίθεται κατόπιν αιτήματος. Email στο contact@pileform.com με θέμα «DPA counter-signature».

Ερωτήσεις ή προτάσεις διορθώσεων: contact@pileform.com.