Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων

1. Συμβαλλόμενα μέρη

Εκτελών την επεξεργασία: Encelyte Ltd, εταιρεία εγγεγραμμένη στην Κύπρο, που λειτουργεί την υπηρεσία Pileform. Έδρα: Μάρκου Δράκου 4Α, 1040 Λευκωσία, Κύπρος. Επικοινωνία: contact@pileform.com.

Υπεύθυνος επεξεργασίας: εσείς, ο Πελάτης που συνάπτει τους όρους υπηρεσίας Pileform.

2. Αντικείμενο και διάρκεια

Αντικείμενο: (α) επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που περιέχονται σε αποδείξεις, τιμολόγια και λογιστικά έγγραφα τα οποία ανεβάζει ο Πελάτης στο Pileform, με σκοπό την εξαγωγή δομημένων δεδομένων και την παραγωγή φύλλων Excel ανά προμηθευτή· και (β) όταν οι χρήστες του Πελάτη επιλέγουν να χρησιμοποιήσουν τον ενσωματωμένο βοηθό AI του Pileform, επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που ήδη τηρούνται στον λογαριασμό του Πελάτη στο Pileform (για παράδειγμα ονόματα προμηθευτών, αριθμούς τιμολογίων, κωδικούς λογαριασμών και ποσά), τα οποία ο βοηθός συμπεριλαμβάνει στο αίτημά του προς τον πάροχο AI για να απαντήσει στην ερώτηση του χρήστη.

Διάρκεια: καθ’ όλη τη διάρκεια της συμφωνίας υπηρεσίας του Πελάτη με το Pileform, συν τις περιόδους διατήρησης που καθορίζονται στην ενότητα 7.

3. Φύση και σκοπός της επεξεργασίας

Το Pileform εκτελεί δύο διακριτά είδη επεξεργασίας. Πρώτον, στα έγγραφα που ανεβάζει ο Πελάτης: οπτική αναγνώριση χαρακτήρων, αναγνώριση γλώσσας, ομαδοποίηση προμηθευτών, συμπερασμό συντελεστή ΦΠΑ και εξαγωγή δομημένων δεδομένων, με την έξοδο να επιστρέφεται στον Πελάτη ως φύλλα Excel και τα αρχικά έγγραφα ενσωματωμένα για ιχνηλασιμότητα ελέγχου. Δεύτερον, μόνο όταν ένας χρήστης του Πελάτη στέλνει μήνυμα στον ενσωματωμένο βοηθό AI: ανάκτηση και απάντηση ερωτήσεων πάνω στα δικά του λογιστικά δεδομένα που ήδη τηρούνται στο Pileform (για παράδειγμα υπόλοιπα προμηθευτών, κατάσταση δήλωσης ΦΠΑ, συνόψεις δαπανών ανά λογαριασμό, αντιστοιχίσεις λογιστικού σχεδίου και αναζητήσεις εγγράφων), ώστε ο βοηθός να συνθέσει μια απάντηση σε φυσική γλώσσα. Ο βοηθός δεν έχει πρόσβαση σε δεδομένα μισθοδοσίας, χρέωσης/κάρτας πληρωμών, ή διαχείρισης ομάδας/λογαριασμού.

4. Κατηγορίες προσωπικών δεδομένων

Τα προσωπικά δεδομένα που υφίστανται επεξεργασία ενδέχεται να περιλαμβάνουν, ανάλογα με το περιεχόμενο των ανεβασμένων εγγράφων:

• Ονόματα παραληπτών, πελατών, προμηθευτών και υπογραφόντων που εμφανίζονται σε αποδείξεις και τιμολόγια
• Ταχυδρομικές διευθύνσεις, διευθύνσεις email και τηλέφωνα που εμφανίζονται σε εμπορικά έγγραφα
• Αριθμούς εγγραφής ΦΠΑ και φορολογικά αναγνωριστικά
• Χρηματικά ποσά, ημερομηνίες και αριθμούς αναφοράς
• Περιστασιακά, αριθμούς ταυτοποίησης (π.χ. εθνικά IDs εκτυπωμένα σε ορισμένες αποδείξεις σε κάποιες δικαιοδοσίες)

Δεν υφίστανται σκόπιμα επεξεργασία δεδομένα ειδικών κατηγοριών (άρθρο 9). Ο Πελάτης δηλώνει ότι δεν θα ανεβάζει εν γνώσει του δεδομένα ειδικών κατηγοριών.

5. Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων

• Τελικοί πελάτες των πελατών του Πελάτη (δηλ. άτομα των οποίων τα ονόματα εμφανίζονται σε αποδείξεις)
• Υπάλληλοι και εξωτερικοί συνεργάτες των πελατών του Πελάτη
• Προμηθευτές και έμποροι των οποίων τα στοιχεία είναι εκτυπωμένα σε αποδείξεις

6. Υπεργολάβοι

Το Pileform απασχολεί ένα ελεγμένο σύνολο υπεργολάβων, καθένας δεσμευμένος από υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων ισοδύναμες με αυτές της παρούσας DPA. Περιγράφονται πιο κάτω κατά ρόλο και κατά τα δεδομένα που λαμβάνει ο καθένας. Η τρέχουσα λίστα, με το όνομα κάθε παρόχου, τον ρόλο, την τοποθεσία, τον μηχανισμό διαβίβασης και τις λεπτομέρειες διατήρησης, είναι διαθέσιμη σε κάθε Πελάτη κατόπιν αιτήματος στο contact@pileform.com, και παρέχεται κατά κανόνα σε Πελάτη που διενεργεί αξιολόγηση προμηθευτή.

• Πλατφόρμα cloud και αποθήκευση. Δίκτυο edge, υπολογιστική ισχύς εφαρμογής, η κύρια βάση δεδομένων, αποθήκευση αντικειμένων για τα έγγραφα που ανεβάζετε και τα παραγόμενα φύλλα εργασίας, αποθήκευση ορίων ρυθμού και συνεδριών, ο δείκτης διανυσμάτων της βάσης γνώσης του ενσωματωμένου βοηθού, και το μοντέλο ενσωμάτωσης που επεξεργάζεται το κείμενο μιας ερώτησης προς τον βοηθό όταν αναζητά την τεκμηρίωση προϊόντος του ίδιου του Pileform. Τοποθεσία: οι δεσμεύσεις αποθήκευσης και βάσης δεδομένων που κρατούν δεδομένα Πελάτη φέρουν ένδειξη τοποθεσίας Δυτικής Ευρώπης, η οποία είναι τοποθέτηση βέλτιστης προσπάθειας χωρίς εγγύηση και όχι εγγύηση δικαιοδοσίας (βλ. τη σελίδα ασφάλειας δεδομένων). Μηχανισμός διαβίβασης: το Προσάρτημα Επεξεργασίας Δεδομένων του παρόχου, που ενσωματώνει τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της ΕΕ για οποιαδήποτε επεξεργασία εκτός ΕΟΧ (βλ. ενότητα 12).
• Επεξεργασία AI. Ο πάροχος πίσω από (α) την OCR αναγνώριση και κατηγοριοποίηση των εγγράφων που ανεβάζετε, και (β) το γλωσσικό μοντέλο του ενσωματωμένου βοηθού, περιλαμβανομένης της σύνθεσης απάντησης από τα αποτελέσματα ερωτημάτων πάνω στα δικά σας λογιστικά δεδομένα που ήδη τηρούνται στο Pileform (για παράδειγμα υπόλοιπα καθολικού προμηθευτών, κατάσταση δήλωσης ΦΠΑ, συγκεντρωτικά δαπανών ανά λογαριασμό, αντιστοιχίσεις λογιστικού σχεδίου και αναζητήσεις εγγράφων). Ο βοηθός δεν μπορεί να προσεγγίσει δεδομένα μισθοδοσίας, χρέωσης/καρτών πληρωμής, ή διαχείρισης ομάδας και λογαριασμού. Τοποθεσία: με έδρα στην ΕΕ· η τεκμηρίωση μηχανικής του ίδιου του Pileform περιγράφει την επεξεργασία ως εντός ΕΕ, αλλά το Pileform δεν έχει ακόμη λάβει γραπτή επιβεβαίωση του παρόχου για την ακριβή περιοχή επεξεργασίας, την περίοδο διατήρησης δεδομένων, ή δέσμευση μηδενικής διατήρησης, και δεν προβαίνει σε καμία δήλωση επί των σημείων αυτών μέχρι να τη λάβει. Μηχανισμός διαβίβασης: η επεξεργασία εννοείται ότι παραμένει εντός ΕΕ/ΕΟΧ· Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες θα ίσχυαν μόνο αν αυτό αλλάξει (βλ. ενότητα 12).
• Φιλοξενία pipeline επεξεργασίας (Γερμανία, ΕΕ). Φιλοξενεί τον διακομιστή που λαμβάνει τα έγγραφα που ανεβάζετε, ενορχηστρώνει την OCR αναγνώριση και κατηγοριοποίηση, και εκτελεί τους ντετερμινιστικούς υπολογισμούς ποσών και ΦΠΑ του Pileform πριν το αποτέλεσμα γραφτεί στην αποθήκευση αντικειμένων· ο διακομιστής δεν διατηρεί τα έγγραφά σας στον δικό του δίσκο πέραν της εκτέλεσης της επεξεργασίας. Μηχανισμός διαβίβασης: επεξεργασία εντός ΕΕ (βλ. ενότητα 12).
• Επεξεργασία πληρωμών. Checkout, χρέωση συνδρομών, τιμολόγηση και η πύλη αυτοεξυπηρέτησης πελατών. Λαμβάνει το όνομα χρέωσης, τη διεύθυνση και χώρα χρέωσης, το email και τα στοιχεία κάρτας σας (ο πάροχος πληρωμών κρατά τα στοιχεία κάρτας· το Pileform βλέπει πάντοτε μόνο τα τελευταία 4 ψηφία). Μηχανισμός διαβίβασης: η δική του Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων, που ενσωματώνει τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της ΕΕ για οποιαδήποτε διαβίβαση εκτός ΕΟΧ.
• Συναλλακτικό email. Αποστέλλει επιβεβαίωση λογαριασμού, συνδέσμους εργασιών και ειδοποιήσεων, υπενθυμίσεις χρέωσης και συμμόρφωσης. Λαμβάνει τη διεύθυνση email του παραλήπτη, το όνομα όπου δίνεται, και το ίδιο το περιεχόμενο της ειδοποίησης (για παράδειγμα σύνδεσμο προς ολοκληρωμένη εργασία, ή το όνομα ενός εγγράφου που ζητείται), ποτέ εικόνες αποδείξεων ή τα πλήρη εξαγόμενα λογιστικά δεδομένα. Τοποθεσία: η ρύθμιση DNS του ίδιου του Pileform δρομολογεί τη διαχείριση απορρίψεων μέσω περιοχής ΕΕ (Ιρλανδία)· η κύρια περιοχή επεξεργασίας του παρόχου για το περιεχόμενο των μηνυμάτων πέραν αυτού δεν έχει επιβεβαιωθεί ανεξάρτητα. Μηχανισμός διαβίβασης: Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες βάσει της δικής του Συμφωνίας Επεξεργασίας Δεδομένων, όπου εφαρμόζεται.
• Παρακολούθηση σφαλμάτων. Καταγράφει μη διαχειρισμένα σφάλματα εφαρμογής, με ετικέτα τη διαδρομή που επηρεάστηκε, το στάδιο του σφάλματος και τη διεύθυνση email του χρήστη· η πρακτική μηχανικής αφαιρεί κωδικούς, tokens και περιεχόμενο αποδείξεων από το πλαίσιο του σφάλματος πριν αυτό σταλεί. Μηχανισμός διαβίβασης: η δική του Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων και Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες, όπου εφαρμόζεται.
• Analytics προϊόντος και συμβάντα σφαλμάτων (ΕΕ). Analytics χρήσης και καταγραφή συνεδρίας για το workspace: οι σελίδες που ανοίγονται, επτά ενέργειες στο workspace, ο τύπος browser και συσκευής, το μέγεθος της οθόνης, η σελίδα προέλευσης, και σφάλματα, συνδεδεμένα με αναγνωριστικό χρήστη και αναγνωριστικό οργανισμού, ποτέ με όνομα ή διεύθυνση email. Η καταγραφή συνεδρίας αποκρύπτει όλο το κείμενο και τα πεδία εισαγωγής. Οι διευθύνσεις IP απορρίπτονται και κανένα αναγνωριστικό analytics δεν αποθηκεύεται στη συσκευή. Τα συμβάντα σφαλμάτων των διακομιστών φέρουν τη διαδρομή, την κατάσταση και το αναγνωριστικό αιτήματος, ποτέ περιεχόμενο εγγράφων. Οι καταγραφές συνεδρίας διατηρούνται έως 30 ημέρες και τα συμβάντα το πολύ 1 έτος. Όταν κλείνει ένας οργανισμός (κατόπιν αιτήματος του Πελάτη ή στη λήξη της σύμβασης), τα δεδομένα analytics του διαγράφονται εντός 30 ημερών· αυτό αφαιρεί επίσης τα analytics των χρηστών του σε κάθε άλλο οργανισμό στον οποίο ανήκουν. Μηχανισμός διαβίβασης: η Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων του παρόχου, με τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της ΕΕ για κάθε πρόσβαση εκτός ΕΟΧ.

Το Pileform θα ειδοποιεί τον Πελάτη γραπτώς (στη διεύθυνση email του λογαριασμού) για οποιαδήποτε σκοπούμενη προσθήκη ή αντικατάσταση υπεργολάβου τουλάχιστον 30 ημέρες πριν την έναρξη ισχύος. Ο Πελάτης μπορεί να αντιταχθεί για εύλογους λόγους προστασίας δεδομένων. Αν τα μέρη δεν μπορούν να επιλύσουν την αντίρρηση, ο Πελάτης μπορεί να τερματίσει την επηρεαζόμενη υπηρεσία με αναλογική επιστροφή προπληρωμένων τελών.

7. Επιστροφή και διαγραφή δεδομένων

• Αρχικά PDF (ανεβασμένα αρχεία): διαγράφονται από την κύρια αποθήκευση 30 ημέρες μετά το ανέβασμα.
• Παραγόμενα φύλλα: διατηρούνται 90 ημέρες από την παραγωγή, μετά διαγράφονται εκτός αν ο Πελάτης κατεβάσει ή αρχειοθετήσει νωρίτερα.
• Συνομιλίες με τον ενσωματωμένο βοηθό AI: το κείμενο των ερωτήσεών σας και των απαντήσεων του βοηθού διατηρείται για 90 ημέρες από τη δημιουργία, μετά διαγράφεται αυτόματα από καθημερινή εργασία συντήρησης. Μια ξεχωριστή εγγραφή ημερήσιας δαπάνης ανά εταιρεία, χωρίς περιεχόμενο συνομιλίας (αναγνωριστικό εταιρείας, ημερολογιακή ημέρα και ένα τρέχον σύνολο), διατηρείται για έως 24 μήνες για σκοπούς χρέωσης και πρόληψης κατάχρησης.
• Διατήρηση φορολογικών αρχείων: η περίοδος που διαμορφώνει ο Πελάτης στις Ρυθμίσεις → Δεδομένα & εξαγωγές εντός της εφαρμογής (προεπιλογή 7 χρόνια σε όλο το σύστημα· εύρος 6–30 χρόνια με προεπιλογές χώρας: Κύπρος / ΗΒ / Ιρλανδία / Μάλτα / Ισπανία / Ελλάδα 6 χρόνια, Ολλανδία 7, Γερμανία / Γαλλία / Ιταλία / Λίβανος 10), σε κρυπτογραφημένη ψυχρή αποθήκευση, για συμμόρφωση με τις ισχύουσες απαιτήσεις φορολογικής τεκμηρίωσης. Ο Πελάτης μπορεί να ζητήσει νωρίτερη διαγραφή για οποιαδήποτε εργασία ξεχωριστά οποτεδήποτε· το Pileform θα την τιμήσει εντός 30 ημερών εκτός αν είναι νομικά υποχρεωμένο να τη διατηρήσει (π.χ. ενεργή ειδοποίηση φορολογικού ελέγχου).
• Στον τερματισμό της συμφωνίας υπηρεσίας: ο Πελάτης μπορεί να εξάγει όλα τα δεδομένα μέσω της λειτουργίας λήψης αρχείου εντός της εφαρμογής. Στη συνέχεια το Pileform θα διαγράψει όλα τα προσωπικά δεδομένα εντός 30 ημερών από τον τερματισμό, με την επιφύλαξη της διαμορφωμένης περιόδου διατήρησης για φορολογικά αρχεία. Αυτό περιλαμβάνει τα δεδομένα analytics προϊόντος του λογαριασμού που τηρεί ο πάροχος analytics.
• Αντίγραφα ασφαλείας: κρυπτογραφημένα, διατηρούνται 30 ημέρες, σε ξεχωριστή περιοχή από την παραγωγή. Επικαλύπτονται στον κυλιόμενο κύκλο 30 ημερών.

8. Μέτρα ασφάλειας

• TLS 1.3 σε μεταφορά, AES-256 σε ηρεμία, σε όλα τα στρώματα διατήρησης
• Κύρια αποθήκευση και επεξεργασία σε cloud περιοχής ΕΕ, χωρίς δεσμευμένη νομική δικαιοδοσία
• Απομόνωση επιπέδου σειράς ανά λογαριασμό στη βάση δεδομένων· καμία διασταυρούμενη ορατότητα δεδομένων μεταξύ ενοίκων
• Salted PBKDF2 (210.000 επαναλήψεις) για hashing κωδικών
• HTTP-only, Secure, SameSite=Lax cookies συνεδρίας
• Rate limiting σε όλα τα endpoints, ειδικά upload και αυθεντικοποίηση
• Audit log ανά ενέργεια διατηρείται 90 ημέρες για προσπάθειες σύνδεσης, διαθέσιμο στον Πελάτη κατόπιν αιτήματος
• Κανένας tag manager ή διαφημιστικό script στο workspace (app.pileform.com)· τα analytics προϊόντος φιλοξενούνται στην ΕΕ και η καταγραφή συνεδρίας τους αποκρύπτει όλο το κείμενο και τα πεδία εισαγωγής
• Κρυπτογραφημένα νυχτερινά backups, διατηρούνται 30 ημέρες σε ξεχωριστή περιοχή
• Έλεγχος ασφάλειας προμηθευτή για κάθε υπεργολάβο πριν την ένταξη
• Τεκμηριωμένο σχέδιο αντιμετώπισης περιστατικών με κατονομαζόμενο επαφή

9. Δικαιώματα ελέγχου

Ο Πελάτης μπορεί, όχι περισσότερο από μία φορά ανά δώδεκα μήνες, να ζητήσει γραπτή περίληψη των τεχνικών και οργανωτικών μέτρων του Pileform και των πιστοποιήσεων SOC2 / ISO 27001 των κατονομαζόμενων υπεργολάβων. Το Pileform θα απαντήσει εντός 30 ημερών. Έλεγχοι επιτόπου δεν είναι το πρότυπο δεδομένου του μεγέθους του Pileform· μπορεί να αντικατασταθεί από εξωτερικό ελεγκτή υπό NDA με κόστος του Πελάτη όπου ο Πελάτης έχει αποδεδειγμένη ρυθμιστική απαίτηση.

10. Αιτήματα υποκειμένων δεδομένων

Το Pileform θα βοηθήσει τον Πελάτη να ανταποκριθεί σε αιτήματα υποκειμένων δεδομένων βάσει των άρθρων 15–22 του GDPR. Αν ένα υποκείμενο δεδομένων επικοινωνήσει απευθείας με το Pileform, το Pileform θα προωθήσει το αίτημα στον Πελάτη εντός 7 εργάσιμων ημερών και δεν θα απαντήσει ουσιαστικά εκτός αν δοθούν οδηγίες από τον Πελάτη.

11. Παραβίαση προσωπικών δεδομένων

Το Pileform θα ειδοποιήσει τον Πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, και σε κάθε περίπτωση εντός 72 ωρών από την επίγνωση, για οποιαδήποτε παραβίαση προσωπικών δεδομένων που επηρεάζει τα δεδομένα του Πελάτη. Η ειδοποίηση θα περιλαμβάνει τη φύση της παραβίασης, τις κατηγορίες και τον κατά προσέγγιση αριθμό επηρεαζόμενων υποκειμένων και αρχείων, τις πιθανές συνέπειες και τα μέτρα που ελήφθησαν ή προτείνονται.

12. Διεθνείς μεταφορές

Όπου τα προσωπικά δεδομένα μεταφέρονται εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου σε υπεργολάβο, η μεταφορά διέπεται από τις Πρότυπες Συμβατικές Ρήτρες της ΕΕ (Εκτελεστική Απόφαση Επιτροπής (ΕΕ) 2021/914), Module 3 (επεξεργαστής-σε-επεξεργαστή), με κατάλληλα συμπληρωματικά μέτρα (κρυπτογράφηση, έλεγχος πρόσβασης, συμβατικό opt-out από οποιαδήποτε εκπαίδευση στο περιεχόμενο του Πελάτη όπου ο υπεργολάβος προσφέρει δυνατότητες machine learning).

13. Εμπιστευτικότητα

Όλο το προσωπικό του Pileform με πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα δεσμεύεται από υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας και έχει λάβει εκπαίδευση με επίγνωση GDPR.

14. Ευθύνη

Το ανώτατο όριο ευθύνης και οι εξαιρέσεις που ορίζονται στους όρους υπηρεσίας του Pileform εφαρμόζονται στην παρούσα DPA, εκτός αν το GDPR ή το εφαρμοστέο δίκαιο επιβάλλει διαφορετικά.

15. Διάρκεια και τερματισμός

Η παρούσα DPA τίθεται σε ισχύ όταν ο Πελάτης αποδεχθεί τους όρους υπηρεσίας του Pileform και συνεχίζει μέχρι τη λήξη της συμφωνίας υπηρεσίας. Στον τερματισμό, οι υποχρεώσεις στην ενότητα 7 (Επιστροφή και διαγραφή δεδομένων) επιζούν.

16. Εφαρμοστέο δίκαιο

Η παρούσα DPA διέπεται από τους νόμους της Δημοκρατίας της Κύπρου και διαβάζεται μαζί με τους Όρους Χρήσης του Pileform.

Αποδοχή. Η χρήση της υπηρεσίας Pileform από τον Πελάτη μετά την παραπάνω ημερομηνία αποτελεί αποδοχή της παρούσας DPA. Αντισυμβληθείσα έκδοση PDF διατίθεται κατόπιν αιτήματος. Email στο contact@pileform.com με θέμα «DPA counter-signature».

Ερωτήσεις ή προτάσεις διορθώσεων: contact@pileform.com.