Τήρηση βιβλίων και αρχείων στην Κύπρο: οι κανόνες.

01Η σύντομη απάντηση: τρεις νόμοι, τρία χρονόμετρα

Η τήρηση βιβλίων στην Κύπρο δεν είναι μία υποχρέωση αλλά τρεις, και επικαλύπτονται. Κάθε νόμος ορίζει τι φυλάσσεται και από πότε μετρούν τα έξι χρόνια:

Όπου τα χρονόμετρα διαφέρουν, ο πρακτικός κανόνας είναι να φυλάσσεται κάθε αρχείο μέχρι να λήξει το τελευταίο από αυτά. Από το 2026 αυτό είναι συνήθως το φορολογικό, επειδή ξεκινά από μια προθεσμία υποβολής που πέφτει πάνω από έναν χρόνο μετά το κλείσιμο του έτους.

02Τι σημαίνουν «κατάλληλα βιβλία» για μια εταιρεία

Το άρθρο 141 του περί Εταιρειών Νόμου αναθέτει την υποχρέωση στους διοικητικούς συμβούλους: οφείλουν να διασφαλίζουν ότι η εταιρεία τηρεί τα λογιστικά αρχεία που χρειάζονται για την κατάρτιση των οικονομικών της καταστάσεων. Στην πράξη, τα αρχεία πρέπει να δείχνουν:

• εισπράξεις και πληρωμές: κάθε ποσό που εισπράχθηκε και δαπανήθηκε, και για ποιον σκοπό·
• πωλήσεις και αγορές: όλες, με το τιμολόγιο που τις τεκμηριώνει·
• περιουσιακά στοιχεία και υποχρεώσεις: τι έχει και τι οφείλει η εταιρεία·
• τα δικαιολογητικά: συμβόλαια, τιμολόγια, αποδείξεις και τραπεζικές καταστάσεις, ως τεκμήρια των εγγραφών.

Το κριτήριο είναι αν τα βιβλία εξηγούν τις συναλλαγές της εταιρείας και δείχνουν την οικονομική της θέση με εύλογη ακρίβεια ανά πάσα στιγμή, όχι μόνο στο κλείσιμο του έτους. Ένα κουτί με αποδείξεις που ταξινομείται μία φορά τον χρόνο δεν το πληροί· ένα ενημερωμένο καθολικό, όπου κάθε εγγραφή οδηγεί στο έγγραφό της, το πληροί.

Τα αρχεία φυλάσσονται στο εγγεγραμμένο γραφείο της εταιρείας για έξι χρόνια από το τέλος του οικονομικού έτους στο οποίο αναφέρονται.

03Φορολογικά αρχεία: η αλλαγή του 2026 στα έξι χρόνια

Μέχρι το τέλος του 2025, τα αρχεία που στήριζαν μια φορολογική δήλωση φυλάσσονταν για έξι χρόνια από το τέλος του φορολογικού έτους. Η φορολογική μεταρρύθμιση του 2026 μετακίνησε το σημείο εκκίνησης. Από 1η Ιανουαρίου 2026, βιβλία, αρχεία και δικαιολογητικά διατηρούνται για έξι χρόνια από την προθεσμία υποβολής της φορολογικής δήλωσης (ή της τροποποιητικής δήλωσης), ή από την ημερομηνία που πράγματι υποβλήθηκε, όποια είναι μεταγενέστερη.

Δύο συνέπειες αξίζει να προγραμματίσετε:

• Το διάστημα μεγαλώνει. Η φορολογική δήλωση εταιρείας για το 2026 υποβάλλεται έως τις 31 Ιανουαρίου 2028, άρα τα αρχεία της διατηρούνται τουλάχιστον έως τις 31 Ιανουαρίου 2034: πάνω από επτά χρόνια μετά το έτος που καταγράφουν.
• Μια εκπρόθεσμη ή τροποποιητική δήλωση ξαναξεκινά το χρονόμετρο. Τα έξι χρόνια μετρούν από τη μεταγενέστερη ημερομηνία ανάμεσα στην προθεσμία και την πραγματική υποβολή, οπότε μια δήλωση που τροποποιείται τρία χρόνια μετά επεκτείνει μαζί της τη διατήρηση για εκείνο το έτος.

Αν ξεκινήσει φορολογικός έλεγχος μέσα στον τελευταίο χρόνο της περιόδου, τα αρχεία διατηρούνται μέχρι να ολοκληρωθεί ο έλεγχος, για έως έναν επιπλέον χρόνο.

04Αρχεία ΦΠΑ

Μια επιχείρηση εγγεγραμμένη στον ΦΠΑ διατηρεί τα αρχεία ΦΠΑ για τουλάχιστον έξι χρόνια. Περιλαμβάνουν κάθε τιμολόγιο που εκδόθηκε και ελήφθη, πιστωτικά σημειώματα, τελωνειακά έγγραφα, τον λογαριασμό ΦΠΑ και τους υπολογισμούς πίσω από κάθε δήλωση. Για ενδοκοινοτικές παραδόσεις περιλαμβάνουν επίσης τον επικυρωμένο αριθμό ΦΠΑ του αγοραστή και την απόδειξη μεταφοράς.

Τα τιμολόγια που λαμβάνετε μετρούν όσο και αυτά που εκδίδετε: είναι η τεκμηρίωση για κάθε ευρώ ΦΠΑ εισροών που εκπίπτετε. Τι πρέπει να δείχνει ένα τιμολόγιο για να μετρά περιγράφεται στον οδηγό για τα στοιχεία έγκυρου τιμολογίου ΦΠΑ, και πώς στήνεται ένας φάκελος που ο επιθεωρητής ακολουθεί από το τετραγωνίδιο της δήλωσης μέχρι το τιμολόγιο καλύπτεται στον οδηγό για τα φύλλα εργασίας ΦΠΑ.

05Ελεγμένοι λογαριασμοί: εταιρείες και ελεύθεροι επαγγελματίες

Εταιρείες. Κάθε κυπριακή εταιρεία έχει τις οικονομικές της καταστάσεις ανεξάρτητα εξετασμένες κάθε χρόνο· δεν υπάρχει εξαίρεση για μικρές εταιρείες. Για οικονομικά έτη που αρχίζουν στις ή μετά τις 6 Φεβρουαρίου 2026, εταιρεία με κύκλο εργασιών κάτω από €300.000 και σύνολο περιουσιακών στοιχείων κάτω από €500.000, για δύο συνεχόμενα χρόνια, μπορεί να έχει ανάθεση επισκόπησης αντί για πλήρη έλεγχο. Οι λεπτομέρειες βρίσκονται στο άρθρο για το όριο ελέγχου ή επισκόπησης.

Αυτοεργοδοτούμενοι. Από το φορολογικό έτος 2026, αυτοεργοδοτούμενος με ακαθάριστα έσοδα πάνω από €120.000 ετοιμάζει ελεγμένες οικονομικές καταστάσεις. Μέχρι το φορολογικό έτος 2025 το όριο ήταν €70.000. Το κριτήριο είναι τα ακαθάριστα έσοδα (κύκλος εργασιών), όχι το κέρδος, οπότε μια επιχείρηση με μικρά περιθώρια μπορεί να το ξεπεράσει.

Κάτω από το όριο, ο αυτοεργοδοτούμενος τηρεί και πάλι βιβλία και αρχεία που στηρίζουν τα έσοδα και τα έξοδα της φορολογικής του δήλωσης, για τα ίδια έξι χρόνια.

06Οι προθεσμίες υποβολής που ορίζουν το χρονόμετρο

Αφού η περίοδος διατήρησης μετρά πλέον από την προθεσμία υποβολής, η ίδια η προθεσμία καθορίζει για πόσο φυλάσσονται τα αρχεία:

• Φορολογική δήλωση εταιρείας (IR4). Μέχρι το φορολογικό έτος 2025, έως τις 31 Μαρτίου του δεύτερου έτους μετά το φορολογικό έτος. Από το φορολογικό έτος 2026, έως τις 31 Ιανουαρίου του δεύτερου έτους μετά από αυτό· η πρώτη δήλωση με τη νέα προθεσμία, για το 2026, υποβάλλεται έως τις 31 Ιανουαρίου 2028.
• Αυτοεργοδοτούμενοι με ελεγμένους ή επισκοπημένους λογαριασμούς. Η ίδια αλλαγή: 31 Ιανουαρίου του δεύτερου έτους μετά το φορολογικό έτος, από το φορολογικό έτος 2026.

Η νέα προθεσμία είναι δύο μήνες νωρίτερα από την παλιά, οπότε τα βιβλία του κλεισίματος πρέπει να είναι έτοιμα νωρίτερα. Αυτό το κάνει εφικτό ένα καθολικό που ενημερώνεται όλο τον χρόνο, και όχι ένα που ξαναστήνεται στο τέλος.

07Σε χαρτί ή ηλεκτρονικά: γίνονται δεκτά και τα δύο

Η Κύπρος δεν απαιτεί τα αρχεία να είναι σε χαρτί. Τιμολόγια και αρχεία μπορούν να φυλάσσονται ηλεκτρονικά, και ένα PDF είναι εντάξει εφόσον είναι πλήρες και αναλλοίωτο. Αυτό που ζητά ο νόμος είναι τα ηλεκτρονικά αρχεία να μένουν αναγνώσιμα και προσβάσιμα σε όλη την περίοδο διατήρησης, και να μπορεί να αποδειχθεί η προέλευση και η ακεραιότητά τους. Δεν χρειάζεται ηλεκτρονική υπογραφή· αυτή τη δουλειά την κάνει μια αξιόπιστη διαδρομή από το έγγραφο στην εγγραφή.

Η Κύπρος δεν έχει υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση για επιχειρήσεις το 2026, οπότε τα περισσότερα τιμολόγια που λαμβάνετε θα συνεχίσουν να έρχονται ως PDF, σαρώσεις και φωτογραφίες. Τι ισχύει καλύπτεται στον οδηγό για την ηλεκτρονική τιμολόγηση στην Κύπρο· για προμηθευτές στην Ελλάδα, δείτε τον οδηγό για την ηλεκτρονική τιμολόγηση myDATA.

08Μια ρουτίνα τήρησης αρχείων που καλύπτει και τους τρεις νόμους

Οι κανόνες καταλήγουν σε τέσσερις συνήθειες:

1. Συλλέγετε κάθε έγγραφο μέσα στην περίοδο που του ανήκει, όχι στο κλείσιμο του έτους. Μια απόδειξη που λείπει βρίσκεται πιο φθηνά τον μήνα που λείπει.
2. Καταχωρείτε κάθε έγγραφο μία φορά, με τον ΦΠΑ ανά γραμμή, και κρατάτε το έγγραφο δίπλα στην εγγραφή που στηρίζει.
3. Συμφωνείτε την τράπεζα κάθε μήνα, ώστε τα βιβλία να δείχνουν την οικονομική θέση «ανά πάσα στιγμή», όπως ζητά το άρθρο 141.
4. Αρχειοθετείτε ανά έτος, με το μακρύτερο χρονόμετρο: έξι χρόνια από την προθεσμία της φορολογικής δήλωσης, όχι από το τέλος του έτους.

Εδώ αποδίδει η αυτοματοποίηση τήρησης βιβλίων. Το Pileform διαβάζει τα τιμολόγια, τις αποδείξεις και τις τραπεζικές καταστάσεις που ανεβάζετε, με τον ΦΠΑ αποφασισμένο ανά γραμμή, και ενσωματώνει κάθε εικόνα πηγής στο αρχείο Excel δίπλα στις γραμμές που παρήγαγε, ώστε η διαδρομή από το έγγραφο στην εγγραφή να ταξιδεύει μαζί με το αρχείο. Οι εγγραφές καταχωρούνται στο λογιστικό σας λογισμικό μετά από έλεγχο. Τα αποτελέσματα αρχειοθετούνται για περίοδο διατήρησης που ορίζετε εσείς, με προεπιλογές ανά χώρα, μεταξύ των οποίων η Κύπρος στα έξι χρόνια. Για τη συνολική εικόνα του τι αυτοματοποιείται σε ένα κυπριακό γραφείο, δείτε τη λογιστική αυτοματοποίηση στην Κύπρο· ειδικά για τιμολόγια προμηθευτών, την αυτοματοποίηση τιμολογίων.

09Πηγές

• Ο περί Εταιρειών Νόμος, Κεφ. 113 (επίσημη αγγλική μετάφραση, Τμήμα Εφόρου Εταιρειών), άρθρο 141.
• Τμήμα Φορολογίας Κύπρου, ο περί Βεβαίωσης και Είσπραξης Φόρων Νόμος και οι ανακοινώσεις για τη μεταρρύθμιση του 2026.
• Οδηγία ΦΠΑ της ΕΕ (ενοποιημένη), οι κανόνες για τιμολόγια και αρχεία που ενσωματώνει ο κυπριακός νόμος για τον ΦΠΑ.

Για την πρακτική μήνα προς μήνα, δείτε τη λίστα ελέγχου κλεισίματος μήνα.