Αυτοματοποίηση τήρησης βιβλίων
Αυτοματοποίηση τήρησης βιβλίων για λογιστές: κωδικοποιήστε μία φορά, ελέγξτε μετά.
Η τήρηση βιβλίων είναι οι ίδιες αποφάσεις κάθε μήνα για κάθε πελάτη: αυτός ο προμηθευτής πάει σε αυτόν τον λογαριασμό, αυτός ο έμπορος είναι καύσιμα, αυτό το έμβασμα είναι ενοίκιο. Το Pileform μαθαίνει αυτές τις αποφάσεις ανά πελάτη, από τους κανόνες σας και από κάθε διόρθωση που κάνετε, τις εφαρμόζει στον επόμενο σωρό, και σας αφήνει μια ουρά ελέγχου αντί για δουλειά πληκτρολόγησης.
Αυτοματοποίηση τήρησης βιβλίων για λογιστές σημαίνει ότι κωδικοποιείτε μία φορά τους επαναλαμβανόμενους προμηθευτές κάθε πελάτη και ελέγχετε μετά. Το Pileform εφαρμόζει πρώτα τους κανόνες κατηγοριοποίησής σας, μετά τη μνήμη αντισυμβαλλομένων του συγκεκριμένου πελάτη, και μόνο τότε μια πρόταση από το λογιστικό του σχέδιο. Κάθε διόρθωσή σας τροφοδοτεί τους κανόνες αυτού του πελάτη, και τίποτα δεν καταχωρείται πριν το επιβεβαιώσετε.
Η επανάληψη είναι η δουλειά.
Ο μήνας ενός λογιστή είναι κυρίως επανάληψη. Οι ίδιοι σαράντα προμηθευτές ανά πελάτη, κωδικοποιημένοι όπως τον προηγούμενο μήνα· οι ίδιοι έμποροι κάρτας στην κατάσταση· το ίδιο έμβασμα ενοικίου. Εκεί πηγαίνουν οι ώρες όταν πληκτρολογούνται ξανά, και εκεί η συνήθεια ενός πελάτη εφαρμόζεται κατά λάθος σε άλλον. Η οργάνωση του γραφείου γύρω από αυτό, με ρόλους, λογιστικό σύστημα ανά πελάτη και ουρά ελέγχου ανά εταιρεία, περιγράφεται στο λογισμικό τήρησης βιβλίων για λογιστές· αυτή η σελίδα αφορά την κωδικοποίηση που επαναλαμβάνεται.
Το Pileform κρατά ό,τι μαθαίνει μέσα σε κάθε εταιρεία πελάτη. Οι κανόνες κατηγοριοποίησης με βάση την περιγραφή, τον κωδικό είδους ή τον προμηθευτή τρέχουν πρώτοι και προσαρμόζονται από τις διορθώσεις σας. Η μνήμη αντισυμβαλλομένων κρατά τα εναλλακτικά ονόματα, τον αριθμό ΦΠΑ και τους προεπιλεγμένους κωδικούς χρέωσης και πίστωσης κάθε προμηθευτή, και η βεβαιότητά της ανεβαίνει όσο επιβεβαιώνετε. Είκοσι πελάτες σε μία σύνδεση είναι είκοσι ξεχωριστά σύνολα κανόνων, ποτέ μία ανακατεμένη εκτίμηση. Ό,τι δεν λύνουν οι κανόνες προτείνεται από το λογιστικό σχέδιο του πελάτη και επισημαίνεται όταν είναι αβέβαιο. Τον ίδιο τον σωρό τον διαβάζουν η αυτοματοποίηση τιμολογίων και η αυτοματοποίηση τραπεζικών καταστάσεων, τον συντελεστή ανά γραμμή τον αποφασίζει το λογισμικό ΦΠΑ Κύπρου, και οι επιβεβαιωμένες εγγραφές καταχωρούνται σε Xero, QuickBooks ή στο λογιστικό σύστημα του πελάτη.
Πώς τρέχει ο μηνιαίος κύκλος.
Ο σωρός του πελάτη, όπως ήρθε
Ένα PDF, ένα ZIP με φωτογραφίες, ένας φάκελος σαρώσεων, η τραπεζική κατάσταση. Ένα ανέβασμα ανά πελάτη ανά περίοδο, χωρίς ταξινόμηση πρώτα.
Κωδικοποίηση από το ιστορικό του πελάτη
Πρώτα οι κανόνες, μετά η μνήμη αντισυμβαλλομένων, μετά μια πρόταση από το λογιστικό σχέδιο του πελάτη. Κάθε γραμμή κρατά τον δικό της συντελεστή ΦΠΑ και την περιγραφή της όπως τυπώθηκε.
Έλεγχος εκεί που χρειάζεται
Οι βέβαιες και οι επισημασμένες γραμμές βρίσκονται σε μία ουρά, για επιβεβαίωση μαζικά ή μία μία. Κάθε διόρθωση που κάνετε τροφοδοτεί τους κανόνες του πελάτη για την επόμενη περίοδο.
Καταχώρηση και αρχείο
Οι επιβεβαιωμένες εγγραφές καταχωρούνται στο λογιστικό σύστημα του πελάτη χωρίς διπλοεγγραφές. Το φύλλο Excel ανά προμηθευτή, με το πρωτότυπο ενσωματωμένο, μένει στο αρχείο του γραφείου για την περίοδο διατήρησης.
Τι θυμάται, πελάτη προς πελάτη.
Η εκμάθηση περιορίζεται σε μία εταιρεία κάθε φορά. Τίποτα από όσα μαθαίνει από έναν πελάτη δεν εφαρμόζεται σε άλλον.
- Κανόνες κατηγοριοποίησης
- Κανόνες με βάση την περιγραφή, τον κωδικό είδους και τις προεπιλογές προμηθευτή, που εξετάζονται πριν από κάθε βήμα AI και προσαρμόζονται από τις διορθώσεις σας
- Μνήμη αντισυμβαλλομένων
- Τα εναλλακτικά ονόματα, ο αριθμός ΦΠΑ και οι προεπιλεγμένοι κωδικοί χρέωσης και πίστωσης κάθε προμηθευτή και πελάτη, με βαθμό βεβαιότητας που ανεβαίνει όσο επιβεβαιώνετε
- Λογιστικό σχέδιο
- Ανά εταιρεία, από το προεπιλεγμένο κυπριακό πρότυπο ή συγχρονισμένο από Xero ή QuickBooks, με τους διαγραμμένους λογαριασμούς να διατηρούνται για το ιστορικό ελέγχου
- Μητρώο προμηθευτών
- Μία ενιαία εγγραφή ανά προμηθευτή, σάρωση αριθμών ΦΠΑ, και δύο εγγραφές για το ίδιο πρόσωπο συγχωνευμένες σε μία
- Ιστορικό καταχωρήσεων
- Τι πρότεινε κάθε εγγραφή, η βεβαιότητά της και η ενέργεια που έγινε, ανά εταιρεία, για τον ελεγκτή του γραφείου και τον ελεγκτή λογαριασμών
Για ποιους φτιάχτηκε.
Λογιστές με μηνιαίο κατάλογο πελατών
Πολλές μικρές εταιρείες, η καθεμία κωδικοποιημένη με τον δικό της τρόπο, που κλείνουν τις ίδιες λίγες μέρες κάθε μήνα.
Λογιστικά γραφεία
Το προσωπικό ανεβάζει και ελέγχει, ο ιδιοκτήτης καταχωρεί, και ό,τι μαθαίνεται για κάθε πελάτη μένει σε αυτόν τον πελάτη.
Γραφεία που αναλαμβάνουν πελάτη στη μέση της χρήσης
Τα υπόλοιπα έναρξης περνούν στο σύστημα, το λογιστικό σχέδιο συγχρονίζεται από το λογιστικό σύστημα του πελάτη, και οι κανόνες χτίζονται από τις πρώτες διορθώσεις.
Αυτοματοποίηση τήρησης βιβλίων, απαντήσεις.
Από δύο πηγές: τους κανόνες που γράφετε και τις διορθώσεις που κάνετε. Κάθε επιβεβαιωμένη γραμμή μαθαίνει στη μνήμη αντισυμβαλλομένων τους προεπιλεγμένους κωδικούς του προμηθευτή, και οι κανόνες κατηγοριοποίησης προσαρμόζονται από τις αλλαγές σας, όλα μέσα στην ίδια εταιρεία πελάτη.
Όχι. Λογιστικό σχέδιο, αντισυμβαλλόμενοι, κανόνες κατηγοριοποίησης και ρυθμίσεις καταχώρησης είναι όλα ανά εταιρεία. Είκοσι πελάτες σε μία σύνδεση είναι είκοσι ανεξάρτητα σύνολα κανόνων.
Ναι. Οι κανόνες περιγραφής, κωδικού είδους και προεπιλογής προμηθευτή τρέχουν πριν από κάθε βήμα AI. Μια πρόταση της AI χρησιμοποιείται μόνο πάνω από ένα όριο βεβαιότητας, και ό,τι είναι κάτω από αυτό περιμένει εσάς.
Όχι. Κάθε προτεινόμενη εγγραφή περιμένει στην ουρά ελέγχου. Οι βαθμοί βεβαιότητας σας βοηθούν να την περάσετε πιο γρήγορα, με μαζική επιβεβαίωση, αλλά μόνο πρόσωπο με τον ρόλο του ιδιοκτήτη καταχωρεί στο καθολικό.
Όχι. Ο προορισμός επιλέγεται ανά εταιρεία: Xero, QuickBooks Online ή Desktop, Business Central, BTMS ή Esoft, ή το CSV για οτιδήποτε άλλο.
Τρέξτε τον μήνα ενός πελάτη.
Ο δωρεάν λογαριασμός συνοδεύεται από 30 δωρεάν σελίδες επεξεργασίας που δεν λήγουν και δεν χρειάζεται κάρτα. Διορθώστε μερικές γραμμές, στείλτε τον σωρό του επόμενου μήνα και δείτε τι θυμήθηκε.