Βασικά συμπεράσματα
- Έξι στοιχεία ανήκουν σε κάθε κυπριακό τιμολόγιο ΦΠΑ· άλλα δύο εξαρτώνται από την παροχή, οπότε ένα πλήρες τιμολόγιο έχει έξι, επτά ή οκτώ.
- Το τιμολόγιο αντίστροφης χρέωσης προσθέτει τον αριθμό ΦΠΑ του πελάτη και σημείωση αντίστροφης χρέωσης· το τιμολόγιο μηδενικού συντελεστή προσθέτει σημείωση μηδενικού συντελεστή.
- Οι αριθμοί τρέχουν σε μία αδιάσπαστη σειρά. Ένα χαλασμένο τιμολόγιο ακυρώνεται και φυλάσσεται, δεν διαγράφεται ποτέ.
- Τα τιμολόγια που λαμβάνετε είναι η τεκμηρίωση για τον ΦΠΑ εισροών που εκπίπτετε, και φυλάσσονται και τα δύο είδη για τουλάχιστον έξι χρόνια.
01Η σύντομη απάντηση: έξι, επτά ή οκτώ στοιχεία
Το κυπριακό τιμολόγιο ΦΠΑ δεν είναι σταθερό έντυπο. Το αν είναι πλήρες εξαρτάται από το είδος της παροχής που καταγράφει, οπότε η λίστα ελέγχου ξεκινά με αυτή την ερώτηση:
Μια συνήθης κυπριακή παροχή χρειάζεται έξι. Μια παροχή μηδενικού συντελεστή χρειάζεται επτά. Μια παροχή με αντίστροφη χρέωση χρειάζεται και τα οκτώ. Το ίδιο το τιμολόγιο δεν λέει τι είδους παροχή ήταν· πρέπει να το γνωρίζει αυτός που το εκδίδει, γι’ αυτό και η δημιουργία τιμολογίων Κύπρου ρωτά πρώτα αυτό.
02Τα έξι σε κάθε τιμολόγιο
- Αριθμός. Μοναδικός και συνεχής, χωρίς κενά. Ένα πρόθεμα έτους ή υποκαταστήματος, όπως 2026-001, είναι εντάξει· αυτό που μετράει είναι ότι οι αριθμοί δεν επαναχρησιμοποιούνται και δεν παραλείπονται ποτέ. Ένα κενό στη σειρά είναι το πρώτο που αναζητά ένας έλεγχος.
- Ημερομηνίες. Η ημερομηνία έκδοσης, και η ημερομηνία παροχής όταν οι δύο διαφέρουν.
- Προμηθευτής. Το όνομα, η διεύθυνση και ο αριθμός εγγραφής ΦΠΑ σας, όπως είναι εγγεγραμμένα.
- Πελάτης. Όνομα και διεύθυνση. Ο αριθμός ΦΠΑ του είναι το υπό όρους μισό, που καλύπτεται παρακάτω.
- Γραμμές. Τι παρασχέθηκε, πόσο, σε ποια τιμή μονάδας. Ένα ενιαίο σύνολο «παρασχεθείσες υπηρεσίες» δεν δίνει στον πελάτη τίποτα για να ελέγξει τον ΦΠΑ.
- Ανάλυση ΦΠΑ. Ο συντελεστής και το ποσό ΦΠΑ ανά γραμμή, και σύνολα σε καθαρή αξία, ΦΠΑ και μικτό.
Η εγγραφή στο ΦΠΑ είναι αυτό που δημιουργεί την υποχρέωση: από την ημερομηνία ισχύος της εγγραφής, κάθε φορολογητέα παροχή τιμολογείται με τον αριθμό ΦΠΑ, τον συντελεστή και το ποσό ΦΠΑ ανά συντελεστή. Ο οδηγός εγγραφής στο ΦΠΑ καλύπτει τι άλλο ξεκινά εκείνη την ημερομηνία.
03Παροχές με αντίστροφη χρέωση: δύο στοιχεία ακόμη
Όταν τον ΦΠΑ τον αποδίδει ο πελάτης και όχι εσείς, το τιμολόγιο δεν χρεώνει ΦΠΑ, και πρέπει να λέει γιατί. Προσθέτει:
- τον αριθμό εγγραφής ΦΠΑ του πελάτη, που δείχνει ότι ο πελάτης είναι επιχείρηση που μπορεί να αυτο-αποδώσει· και
- σημείωση αντίστροφης χρέωσης, ότι η παροχή υπάγεται σε αντίστροφη χρέωση. Οι προμηθευτές άλλων κρατών μελών της ΕΕ υποχρεούνται να το σημειώνουν, γι’ αυτό η ένδειξη «reverse charge» σε ξένο τιμολόγιο είναι από τα πιο καθαρά σήματα που έχει ένας λογιστής.
Οι εγχώριες αντίστροφες χρεώσεις ακολουθούν το ίδιο μοτίβο. Υπεργολάβος που τιμολογεί κατασκευαστικές υπηρεσίες σε κυπριακή επιχείρηση βάσει του Άρθρου 11Β εκδίδει τιμολόγιο χωρίς ΦΠΑ με τον αριθμό ΦΠΑ του πελάτη και σημείωση ότι η παροχή υπάγεται σε αντίστροφη χρέωση, ακόμη κι αν ο ίδιος δεν είναι εγγεγραμμένος. Για τον ευρύτερο μηχανισμό, δείτε τον οδηγό αντίστροφης χρέωσης ΦΠΑ.
04Παροχές μηδενικού συντελεστή: η σημείωση και η τεκμηρίωση πίσω της
Η παροχή μηδενικού συντελεστή φορολογείται με 0%, οπότε το τιμολόγιο δείχνει μηδενικό συντελεστή και φέρει σημείωση ότι η παροχή είναι μηδενικού συντελεστή. Για ενδοκοινοτική παράδοση αγαθών σε εγγεγραμμένο στο ΦΠΑ αγοραστή άλλου κράτους μέλους, το τιμολόγιο είναι μόνο το μισό του φακέλου:
- ο αριθμός ΦΠΑ του αγοραστή πρέπει να επικυρωθεί στο VIES, και το αποτέλεσμα να φυλαχθεί· και
- πρέπει να φυλάσσεται απόδειξη μεταφοράς εκτός Κύπρου.
Χωρίς αυτή την τεκμηρίωση η παροχή επανέρχεται στον κανονικό συντελεστή, και ο ΦΠΑ που δεν χρεώθηκε βαρύνει τον προμηθευτή. Ο μηδενικός συντελεστής δεν είναι επίσης το ίδιο με την απαλλαγή: η παροχή μηδενικού συντελεστή διατηρεί το δικαίωμα έκπτωσης του ΦΠΑ εισροών στα κόστη της, η απαλλασσόμενη όχι. Ο οδηγός συντελεστών ΦΠΑ Κύπρου εξηγεί ποιες παροχές είναι ποιες.
05Πολλαπλοί συντελεστές σε ένα τιμολόγιο
Η Κύπρος έχει πέντε συντελεστές ΦΠΑ, και ένα τιμολόγιο μπορεί να φέρει αρκετούς: λογαριασμός ξενοδοχείου με διαμονή στο 9% και είδη μίνι μπαρ στο 19%, μια παραγγελία που αναμειγνύει βιβλία στο 3% με γραφική ύλη στο 19%. Το τιμολόγιο πρέπει να δείχνει τον συντελεστή και τον ΦΠΑ ανά γραμμή και να αναλύει το σύνολο ΦΠΑ ανά συντελεστή, ώστε κάθε ποσό να μπορεί να ελεγχθεί.
Αυτό μετράει για τον πελάτη όσο και για εσάς. Ένα τιμολόγιο που τυπώνει ένα σύνολο ΦΠΑ πάνω σε μικτές γραμμές αναγκάζει τον λήπτη να μαντέψει την ανάλυση, και μια εικασία καταχωρημένη παντού στο 19% εκπίπτει περισσότερο ΦΠΑ από όσο πρέπει στις γραμμές χαμηλότερου συντελεστή, τρίμηνο με το τρίμηνο.
06Ο έλεγχος των τιμολογίων που λαμβάνετε
Τα τιμολόγια που εκδίδετε είναι υποχρέωσή σας. Τα τιμολόγια που λαμβάνετε είναι η τεκμηρίωσή σας: στηρίζουν κάθε ευρώ ΦΠΑ εισροών που εκπίπτετε. Πριν καταχωρηθεί ένα, αξίζει να ελέγξετε ότι:
- υπάρχει ο αριθμός ΦΠΑ του προμηθευτή, αν χρεώθηκε ΦΠΑ·
- ο συντελεστής φαίνεται ανά γραμμή και αντιστοιχεί σε αυτό που παρασχέθηκε·
- είναι σαφές αν το σύνολο περιλαμβάνει ΦΠΑ ή όχι. Ένα σύνολο €119 με ΦΠΑ που διαβάζεται ως καθαρό καταχωρείται ως €141,61 και διογκώνει και το κόστος και τον ΦΠΑ·
- ένας ξένος προμηθευτής που δεν χρεώνει ΦΠΑ σε πλαίσιο B2B δεν σας έχει αφήσει αντίστροφη χρέωση προς απόδοση·
- ο ξένος ΦΠΑ καταχωρείται όπως είναι τυπωμένος, γιατί γενικά δεν εκπίπτει μέσω της κυπριακής δήλωσης·
- κυπριακός κατασκευαστικός υπεργολάβος δεν έχει χρεώσει ΦΠΑ σε παροχή 11Β, που δεν εκπίπτει και χρειάζεται διορθωμένο τιμολόγιο.
Αυτό είναι το βήμα που αναλαμβάνει η αυτοματοποίηση τιμολογίων: το Pileform διαβάζει κάθε ληφθέν τιμολόγιο γραμμή προς γραμμή, κρατά τον τυπωμένο συντελεστή, αναγνωρίζει σύνολα με και χωρίς ΦΠΑ, επισημαίνει πιθανές αντίστροφες χρεώσεις, και σημειώνει ό,τι είναι αβέβαιο για έλεγχο αντί να μαντεύει.
07Πόσο φυλάσσονται τα τιμολόγια, και σε ποια μορφή
Η Κύπρος απαιτεί τα αρχεία ΦΠΑ, μαζί με τα τιμολόγια που εκδόθηκαν και ελήφθησαν, να φυλάσσονται για τουλάχιστον έξι χρόνια από το τέλος του φορολογικού έτους στο οποίο αναφέρονται. Είναι το νόμιμο ελάχιστο, όχι σύσταση.
Τα αρχεία μπορούν να είναι σε χαρτί ή ηλεκτρονικά. Ένα PDF είναι εντάξει εφόσον είναι πλήρες και αναλλοίωτο, και τα ηλεκτρονικά αρχεία πρέπει να μένουν αναγνώσιμα και προσβάσιμα σε όλη την περίοδο φύλαξης. Φυλάξτε ό,τι στέλνετε όπως και ό,τι λαμβάνετε: ένα χαλασμένο τιμολόγιο ακυρώνεται και αρχειοθετείται αντί να διαγραφεί, ώστε η σειρά αρίθμησης να μένει ακέραιη. Πώς οργανώνεται ο φάκελος ώστε κάθε ποσό να οδηγεί πίσω στο τιμολόγιό του καλύπτεται στον οδηγό για τα φύλλα εργασίας ΦΠΑ.
08Εργαλεία που βοηθούν
- Η δωρεάν δημιουργία τιμολογίων Κύπρου φτιάχνει τιμολόγιο με τα παραπάνω στοιχεία και συντελεστή ΦΠΑ ανά γραμμή, εξ ολοκλήρου στον browser σας.
- Η αυτοματοποίηση τιμολογίων διαβάζει τα τιμολόγια που λαμβάνετε, με τον ΦΠΑ αποφασισμένο ανά γραμμή και το πηγαίο έγγραφο δίπλα σε κάθε γραμμή.
- Το λογισμικό ΦΠΑ Κύπρου μεταφέρει αυτές τις γραμμές σε σχέδιο δήλωσης ΦΠΑ, για να το ελέγξετε και να το υποβάλετε εσείς.
09Πηγές
- Τμήμα Φορολογίας Κύπρου, ο περί ΦΠΑ Νόμος και οδηγίες για την τιμολόγηση και την τήρηση αρχείων.
- Οδηγία ΦΠΑ της ΕΕ (ενοποιημένη), οι διατάξεις τιμολόγησης που εφαρμόζουν οι εθνικοί κανόνες.
Για το υπόλοιπο σύστημα ΦΠΑ της Κύπρου, ξεκινήστε από τα βασικά του κυπριακού ΦΠΑ.
Δεν είστε βέβαιοι αν ένα τιμολόγιο που εκδίδετε ή λαμβάνετε είναι πλήρες; Στείλτε αντίγραφο με καλυμμένα τα ευαίσθητα στοιχεία στο contact@pileform.com· ένας άνθρωπος το διαβάζει και απαντά μέσα σε μία εργάσιμη ημέρα.
Γρήγορες απαντήσεις
Έξι στοιχεία σε κάθε τιμολόγιο: μοναδικό, διαδοχικό αριθμό· την ημερομηνία έκδοσης και την ημερομηνία παροχής αν διαφέρει· το όνομα, τη διεύθυνση και τον αριθμό ΦΠΑ σας· το όνομα και τη διεύθυνση του πελάτη· περιγραφή, ποσότητα και τιμή μονάδας ανά γραμμή· και τον συντελεστή και το ποσό ΦΠΑ ανά γραμμή με σύνολα καθαρής αξίας, ΦΠΑ και μικτού. Οι παροχές με αντίστροφη χρέωση προσθέτουν τον αριθμό ΦΠΑ του πελάτη και σημείωση αντίστροφης χρέωσης· οι παροχές μηδενικού συντελεστή προσθέτουν σημείωση μηδενικού συντελεστή.
Όχι. Οι αριθμοί τιμολογίων πρέπει να είναι μοναδικοί και να τρέχουν σε μία συνεχή σειρά. Προθέματα όπως το έτος ή κωδικός υποκαταστήματος είναι εντάξει, αλλά οι αριθμοί δεν επαναχρησιμοποιούνται ούτε παραλείπονται. Ένα χαλασμένο τιμολόγιο ακυρώνεται και φυλάσσεται αντί να διαγραφεί, ώστε η σειρά να μένει ακέραιη.
Μόνο σε παροχή με αντίστροφη χρέωση, όπου τον ΦΠΑ τον αποδίδει ο πελάτης. Το όνομα και η διεύθυνση του πελάτη απαιτούνται σε κάθε τιμολόγιο· ο αριθμός εγγραφής ΦΠΑ του απαιτείται όταν η παροχή υπάγεται σε αντίστροφη χρέωση, μαζί με σημείωση που το αναφέρει.
Ναι, εφόσον είναι πλήρες και αναλλοίωτο και φέρει τα απαιτούμενα στοιχεία. Τα ηλεκτρονικά αρχεία πρέπει να μένουν αναγνώσιμα και προσβάσιμα σε όλη την περίοδο φύλαξης, που είναι τουλάχιστον έξι χρόνια από το τέλος του φορολογικού έτους στο οποίο αναφέρονται.
Τουλάχιστον έξι χρόνια από το τέλος του φορολογικού έτους στο οποίο αναφέρονται, τόσο για τα τιμολόγια που εκδόθηκαν όσο και για όσα ελήφθησαν. Τα τιμολόγια που λαμβάνετε είναι η τεκμηρίωση πίσω από τον ΦΠΑ εισροών που εκπίπτετε, οπότε μετρούν όσο και αυτά που στέλνετε.
Διαβάστε κάθε τιμολόγιο που λαμβάνετε, γραμμή προς γραμμή.
Το Pileform εξάγει τα ληφθέντα τιμολόγια με τον ΦΠΑ αποφασισμένο ανά γραμμή και την πηγή δίπλα σε κάθε γραμμή. Εγγραφείτε δωρεάν, χωρίς κάρτα.