Πώς γίνεται η συμφωνία κατάστασης λογαριασμού προμηθευτή.

01Γιατί και πότε γίνεται η συμφωνία κατάστασης προμηθευτή

Η κατάσταση λογαριασμού είναι το αρχείο του ίδιου του προμηθευτή για το τι του οφείλετε. Η συμφωνία της με το καθολικό προμηθευτών σας είναι ο τρόπος να βρείτε τι λείπει από κάθε πλευρά πριν γίνει διαφωνία για καθυστερημένη πληρωμή, διπλή πληρωμή ή έκπτωση ΦΠΑ εισροών που δεν διεκδικήθηκε.

Κάντε τη συμφωνία όταν μετράει περισσότερο:

• Στο τέλος του μήνα ή του τριμήνου, για τους προμηθευτές που αποτελούν το μεγαλύτερο μέρος του υπολοίπου πληρωτέων, ως μέρος του κλεισίματος.
• Πριν από έναν κύκλο πληρωμών, ώστε να πληρώσετε ό,τι πραγματικά οφείλεται και τίποτα δύο φορές.
• Όταν ένας προμηθευτής ζητά ένα ποσό που δεν βλέπετε στο καθολικό.
• Στο τέλος του έτους, για κάθε σημαντικό προμηθευτή, γιατί θα το ζητήσει ο ελεγκτής.

Η κατάσταση είναι σύνοψη. Τα τιμολόγια και τα πιστωτικά πίσω από αυτήν είναι τα παραστατικά που στηρίζουν τις εγγραφές και τον ΦΠΑ, οπότε η συμφωνία καταλήγει πάντα στα παραστατικά, όχι στην κατάσταση.

02Πριν αντιστοιχίσετε οτιδήποτε

Τέσσερις έλεγχοι πρώτα, γιατί δύο λίστες που δεν καλύπτουν το ίδιο πράγμα δεν συμφωνούν ποτέ.

• Ίδια ημερομηνία. Εκτυπώστε ή εξαγάγετε τον λογαριασμό του προμηθευτή από το καθολικό σας στην ημερομηνία της κατάστασης, όχι σήμερα.
• Ίδιος προμηθευτής. Αν ο προμηθευτής εμφανίζεται δύο φορές στο καθολικό, με δύο γραφές ή δύο αριθμούς ΦΠΑ, ενώστε την εικόνα πριν ξεκινήσετε, αλλιώς θα συμφωνήσετε το μισό.
• Ίδιο νόμισμα. Μια κατάσταση σε άλλο νόμισμα συμφωνείται πρώτα σε εκείνο το νόμισμα· οι συναλλαγματικές διαφορές είναι ξεχωριστή γραμμή, όχι λάθος.
• Το υπόλοιπο έναρξης συμφωνεί. Το υπόλοιπο από μεταφορά στην κατάσταση πρέπει να ισούται με το υπόλοιπο της τελευταίας σας συμφωνίας. Αν όχι, η διαφορά ανήκει σε προηγούμενη περίοδο και λύνεται εκεί πρώτα.

03Η αντιστοίχιση, και οι πέντε συνηθισμένες διαφορές

Σημειώστε κάθε γραμμή που εμφανίζεται και στις δύο πλευρές με τον ίδιο αριθμό αναφοράς και το ίδιο ποσό: τιμολόγια, πιστωτικά σημειώματα και πληρωμές. Καταγράψτε μια μερική πληρωμή ως μερική, και μια πληρωμή που καλύπτει πολλά τιμολόγια απέναντι σε καθένα από αυτά, ώστε το ανοικτό υπόλοιπο ανά τιμολόγιο να μένει σωστό. Ό,τι απομένει είναι η δουλειά, και συνήθως είναι ένα από πέντε πράγματα:

• Τιμολόγιο στην κατάσταση, όχι στο καθολικό. Το τιμολόγιο δεν έφτασε ποτέ σε εσάς, ή βρίσκεται σε έναν σωρό που δεν έχει περαστεί. Ζητήστε αντίγραφο· μην καταχωρίζετε από τη γραμμή της κατάστασης.
• Πιστωτικό στην κατάσταση, όχι στο καθολικό. Το ίδιο, με αντίθετο πρόσημο: πληρώνετε περισσότερα από όσα οφείλετε μέχρι να καταχωριστεί.
• Πληρωμή στο καθολικό, όχι στην κατάσταση. Συνήθως θέμα χρόνου: μια πληρωμή κοντά στην ημερομηνία της κατάστασης που ο προμηθευτής δεν έχει ακόμη περάσει. Καταγράψτε την με την ημερομηνία της· θα πρέπει να κλείσει την επόμενη φορά.
• Τιμολόγιο δύο φορές στο καθολικό. Το ίδιο τιμολόγιο περασμένο από ένα email και ξανά από το χάρτινο αντίγραφο. Αντιλογίστε τη διπλή εγγραφή, με σημείωση.
• Εγγραφή σε λάθος προμηθευτή. Τιμολόγιο καταχωρισμένο σε προμηθευτή με παρόμοιο όνομα. Μεταφέρετέ το, και ελέγξτε και τον λογαριασμό του άλλου προμηθευτή.

Διαφορές ποσού σε ένα αντιστοιχισμένο τιμολόγιο είναι συνήθως ποσά με ΦΠΑ απέναντι σε ποσά χωρίς ΦΠΑ, έκπτωση έγκαιρης πληρωμής, ή λάθος ανάγνωση μιας γραμμής. Το πρωτότυπο τιμολόγιο αποφασίζει ποιο από τα τρία.

04Το κλείσιμο της συμφωνίας

Η συμφωνία κλείνει όταν γράφεται σε μία γραμμή: το υπόλοιπο του καθολικού, συν ή μείον κάθε καταγεγραμμένο στοιχείο, ισούται με το υπόλοιπο της κατάστασης. Μετά, τέσσερα πράγματα:

• Κάθε ανοικτό στοιχείο έχει υπεύθυνο και ημερομηνία. Ποιος ζητά το τιμολόγιο που λείπει, ποιος κυνηγά το πιστωτικό.
• Τίποτα δεν προσαρμόζεται χωρίς παραστατικό. Ένα τιμολόγιο που λείπει ζητείται, δεν επινοείται· μια διαφορά που δεν εξηγείται μένει στη λίστα.
• Ο φάκελος δείχνει τη δουλειά. Η κατάσταση, η αναφορά του καθολικού και η λίστα των στοιχείων φυλάσσονται μαζί, ώστε η επόμενη συμφωνία να ξεκινά από αυτήν.
• Τα ανοικτά στοιχεία μεταφέρονται ως ο πρώτος έλεγχος της συμφωνίας της επόμενης περιόδου.

Το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς βρίσκεται στα παραστατικά, όχι στην αντιστοίχιση. Το Pileform διαβάζει τιμολόγια και πιστωτικά σημειώματα προμηθευτών, τα ομαδοποιεί ανά προμηθευτή, και επισημαίνει ένα παραστατικό που έχει ήδη ανέβει ή ήδη καταχωριστεί, ώστε το ίδιο τιμολόγιο να μη μπει δύο φορές στα βιβλία· οι πληρωμές αντιστοιχίζονται και κατανέμονται σε τιμολόγια. Ένα τιμολόγιο που λείπει μπορεί να ζητηθεί από τον πελάτη μέσω της συλλογής παραστατικών από πελάτες, με αίτημα παραστατικού που παρακολουθεί τι επιστράφηκε. Για την ευρύτερη εικόνα, δείτε την αυτοματοποίηση πληρωτέων λογαριασμών και την αυτοματοποίηση κλεισίματος μήνα.