Συμφωνία τραπεζικής κατάστασης με τα παραστατικά που την εξηγούν.

01Οι γραμμές δεν ήταν ποτέ το δύσκολο

Η τράπεζα εξάγει ένα PDF. Κάποιος το μετατρέπει. Μετά αρχίζει το απόγευμα: εκείνη η πληρωμή με κάρτα στις 14, ποιος προμηθευτής ήταν; Εκείνο το έμβασμα, ποιο τιμολόγιο εξόφλησε, και γιατί είναι τέσσερα ευρώ πιο κάτω; Και οι τρεις αποδείξεις του σωρού που καμία γραμμή της κατάστασης δεν ταιριάζει: πληρώθηκαν από άλλο λογαριασμό, με μετρητά, ή δεν πληρώθηκαν ακόμη;

Για μία εταιρεία αυτό είναι ένα απόγευμα τον μήνα. Για ένα γραφείο με είκοσι πελάτες είναι η εβδομάδα. Ο μετατροπέας δεν αφαίρεσε τίποτα από αυτά, γιατί το αποτέλεσμα του μετατροπέα είναι η είσοδος της πραγματικής δουλειάς.

02Η ένωση, βαθμίδα προς βαθμίδα

Το Pileform διαβάζει την κατάσταση στην ίδια επεξεργασία με τις αποδείξεις και τα τιμολόγια, σε ξεχωριστή ροή ώστε μια κατάσταση να μην περαστεί ποτέ για τιμολόγιο. Κάθε κίνηση βγαίνει με ημερομηνία, ένδειξη αντισυμβαλλομένου, ποσό, κατεύθυνση, τρέχον υπόλοιπο και ένδειξη τύπου. Μετά κατηγοριοποιείται σε βαθμίδες, η φθηνότερη πρώτη.

• Προεπιλογές ανά τύπο κίνησης. Τραπεζικά έξοδα, τόκοι, προμήθειες καρτών και τα παρόμοια έχουν προεπιλεγμένο χειρισμό και σπάνια χρειάζονται κάτι παραπάνω.
• Οι αντισυμβαλλόμενοι που ήδη γνωρίζει. Προσεγγιστική αντιστοίχιση με τους προμηθευτές και δικαιούχους που απομνημονεύονται για εκείνη την εταιρεία, με τα εναλλακτικά ονόματα και τους προεπιλεγμένους κωδικούς τους. Ο ίδιος έμπορος κάρτας αντιστοιχίζεται με τον ίδιο τρόπο τον επόμενο μήνα, γι' αυτό ο δεύτερος μήνας είναι γρηγορότερος από τον πρώτο.
• Το λογιστικό σχέδιο. Ό,τι απομένει κατηγοριοποιείται με βάση τους λογαριασμούς της εταιρείας, κανόνες πρώτα, AI ως εφεδρεία πάνω από ένα όριο βεβαιότητας.
• Άνθρωπος. Ό,τι είναι κάτω από το όριο περιμένει στην ουρά ελέγχου με το ποσό του ορατό, ποτέ σιωπηλά αποδοσμένο.

Όταν μια πληρωμή εξοφλεί περισσότερα τιμολόγια, η κατανομή στα σκέλη καταγράφεται, δεν υπονοείται. Το παράδειγμα στη σελίδα αυτοματοποίησης τραπεζικών καταστάσεων δείχνει την ένωση γραμμή προς γραμμή.

03Τα δύο υπόλοιπα

Μια συμφωνία που καταλήγει σε έναν αριθμό, το ανεξήγητο υπόλοιπο, κρύβει το μισό της αποτέλεσμα. Πάντα υπάρχουν δύο λίστες:

• Χρήματα που τα παραστατικά δεν εξηγούν. Πληρωμές χωρίς τίποτα απέναντί τους, και πληρωμές μόνο μερικώς εξηγημένες, με τη διαφορά ορατή. Μια πληρωμή που είναι τέσσερα ευρώ κάτω από το τιμολόγιο με το οποίο ταιριάζει δεν είναι «αντιστοιχισμένη»· είναι αντιστοιχισμένη με υπόλοιπο, και το υπόλοιπο είναι το εύρημα.
• Παραστατικά που καμία πληρωμή δεν εξηγεί. Αποδείξεις και τιμολόγια της περιόδου που καμία γραμμή της κατάστασης δεν εξοφλεί. Πληρωμένα με μετρητά, από άλλο λογαριασμό, όχι ακόμη πληρωμένα, ή διπλότυπα: καθένα είναι διαφορετική απάντηση, και μόνο άνθρωπος μπορεί να τη δώσει.

Και οι δύο λίστες εμφανίζονται, καμία δεν διαγράφεται, και καμία δεν μαντεύεται. Αυτή είναι όλη η διαφορά ανάμεσα σε συμφωνία και τακτοποίηση.

04Τι καταχωρείται, και τι δεν συμβαίνει ποτέ

Οι επιβεβαιωμένες κινήσεις καταχωρούνται ως κανονικές διπλογραφικές γραμμές, όχι ως λίστα ταμείου μίας στήλης, σε Xero, QuickBooks, Business Central, BTMS ή Esoft, ή σε CSV, με τον αντισυμβαλλόμενο και τον λογαριασμό να μεταφέρονται. Ο ΦΠΑ μιας αντιστοιχισμένης πληρωμής είχε ήδη αποφασιστεί ανά γραμμή στο τιμολόγιο που εξοφλεί, οπότε η τραπεζική γραμμή μεταφέρει τον σωστό διαχωρισμό καθαρού και ΦΠΑ στην καταχώρηση.

Δύο πράγματα δεν συμβαίνουν ποτέ. Το Pileform δεν συνδέεται ποτέ με τράπεζα: μια κατάσταση είναι αρχείο που ήδη έχετε, εξαγόμενο ως PDF, και αυτό το αρχείο διαβάζεται. Και δεν μεταφέρει ποτέ χρήματα: μια παρτίδα SEPA που παράγει είναι αρχείο που πηγαίνετε εσείς στην τράπεζά σας. Η κατάσταση, τα παραστατικά της και τα δύο υπόλοιπα απλώνονται για να τα κλείσει άνθρωπος· το κλείσιμο είναι του λογιστή, όπως πρέπει. Η καταχώρηση στο Xero και στα άλλα συστήματα ακολουθεί τον ίδιο κανόνα: τίποτα δεν φτάνει στα βιβλία μέχρι να το επιβεβαιώσει ο ιδιοκτήτης.