Συλλογή παραστατικών
Συλλογή παραστατικών από πελάτες για λογιστές: ζητήστε μία φορά, δείτε τι λείπει, σταματήστε να γράφετε υπενθυμίσεις.
Κάθε κλείσιμο ξεκινά με το ίδιο κυνηγητό: ένα email σε κάθε πελάτη, μια λίστα με ό,τι λείπει ακόμη, ένα δεύτερο email μια εβδομάδα αργότερα. Το Pileform κρατά αυτή τη λίστα για εσάς. Ζητήστε κάθε παραστατικό με το όνομά του, δώστε σε έναν πελάτη χωρίς λογαριασμό έναν σύνδεσμο μιας χρήσης για ανέβασμα, και οι αυτόματες υπενθυμίσεις κυνηγούν ό,τι μένει αναπάντητο. Ό,τι επιστρέφει μπαίνει κατευθείαν στην ίδια ροή με κάθε άλλο ανέβασμα.
Η συλλογή παραστατικών από πελάτες για λογιστές σημαίνει να ζητάτε από κάθε πελάτη ό,τι χρειάζεται η περίοδος και να ξέρετε τι λείπει. Στο Pileform ζητάτε ένα παραστατικό με το όνομά του, στέλνετε σύνδεσμο μιας χρήσης για ανέβασμα σε όποιον δεν έχει λογαριασμό, και οι αυτόματες υπενθυμίσεις κυνηγούν τα αναπάντητα αιτήματα. Ό,τι φτάνει διαβάζεται και μπαίνει στην ουρά ελέγχου.
Το κλείσιμο περιμένει το παραστατικό που δεν έστειλε κανείς.
Για τα περισσότερα γραφεία το πιο αργό κομμάτι μιας περιόδου δεν είναι η καταχώρηση, είναι η συλλογή. Ο πελάτης στέλνει τα τιμολόγια αλλά όχι τις αποδείξεις καυσίμων, την τραπεζική κατάσταση αλλά όχι το πιστωτικό σημείωμα, και η λίστα με ό,τι λείπει βρίσκεται στα εισερχόμενα κάποιου. Κάθε υπενθύμιση είναι ένα ακόμη email που πρέπει να γραφτεί, και ένα αίτημα που δεν παρακολουθεί κανείς γίνεται κενό που εμφανίζεται στη δήλωση ΦΠΑ. Μόλις μπουν τα παραστατικά, αναλαμβάνουν η αυτοματοποίηση τιμολογίων και η αυτοματοποίηση τραπεζικών καταστάσεων· η συλλογή είναι το βήμα πριν από αυτές.
Το Pileform μεταφέρει το κυνηγητό μέσα στην εφαρμογή. Ένα αίτημα παραστατικού ορίζει τι χρειάζεστε και από ποιον πελάτη, και παρακολουθεί τι επέστρεψε και τι όχι. Ένας πελάτης χωρίς λογαριασμό στο Pileform παίρνει έναν σύνδεσμο μιας χρήσης για ανέβασμα και στέλνει το αρχείο χωρίς εγγραφή. Τα αιτήματα που μένουν αναπάντητα τα κυνηγούν αυτόματες υπενθυμίσεις, ώστε κανείς στην ομάδα σας να μη γράφει το επόμενο email. Ό,τι φτάνει μπαίνει στη βιβλιοθήκη παραστατικών, οργανωμένο σε φακέλους, όπου ένα παραστατικό μπορεί να επανεπεξεργαστεί όταν κάτι αλλάξει νωρίτερα στη ροή και όσα διαγράφηκαν κατά λάθος επαναφέρονται. Για ένα γραφείο με πολλούς πελάτες, βρίσκεται μέσα στο ίδιο λογιστικό πρόγραμμα για λογιστικά γραφεία, ανά εταιρεία, με μία σύνδεση.
Πώς λειτουργεί η συλλογή.
Αίτημα με όνομα
Ζητήστε από έναν πελάτη τα παραστατικά που χρειάζεται η περίοδος, το καθένα με το όνομά του, ώστε το αίτημα να είναι λίστα ελέγχου και όχι αλληλογραφία.
Αποστολή συνδέσμου
Ένας πελάτης χωρίς λογαριασμό παίρνει έναν σύνδεσμο μιας χρήσης για ανέβασμα και στέλνει το αρχείο χωρίς εγγραφή. Ένα πρόσωπο από την πλευρά του πελάτη που έχετε προσκαλέσει με τον ρόλο του ανεβάζοντος μπορεί επίσης να υποβάλλει απευθείας, και βλέπει μόνο τα δικά του ανεβάσματα.
Οι υπενθυμίσεις κυνηγούν
Τα αιτήματα που μένουν αναπάντητα τα κυνηγούν αυτόματες υπενθυμίσεις, ώστε κανείς να μη γράφει το δεύτερο, το τρίτο και το τέταρτο email.
Ανάγνωση με την άφιξη
Ό,τι επιστρέφει επεξεργάζεται όπως κάθε άλλο ανέβασμα: διαβάζεται γραμμή προς γραμμή, ο ΦΠΑ αποφασίζεται ανά γραμμή, συμφωνείται με το τυπωμένο σύνολο, ελέγχεται για διπλότυπα, και μπαίνει στην ουρά ελέγχου σας.
Τι σας δίνει η συλλογή.
Τέσσερις λειτουργίες για να μπαίνουν τα παραστατικά, και μία ροή μόλις μπουν.
- Αιτήματα παραστατικών
- Ζητήστε από έναν πελάτη ένα συγκεκριμένο παραστατικό και παρακολουθήστε τι επέστρεψε και τι όχι
- Σύνδεσμοι μιας χρήσης
- Σύνδεσμος που επιτρέπει σε κάποιον χωρίς λογαριασμό να στείλει ένα αρχείο
- Αυτόματες υπενθυμίσεις
- Τα αναπάντητα αιτήματα κυνηγιούνται χωρίς να γράψει κανείς στην ομάδα σας το email
- Βιβλιοθήκη παραστατικών
- Φάκελοι, επανεπεξεργασία παραστατικού όταν κάτι αλλάξει νωρίτερα στη ροή, και επαναφορά όσων διαγράφηκαν κατά λάθος
- Με την άφιξη
- Ανάγνωση, ΦΠΑ ανά γραμμή, εντοπισμός διπλοτύπων σε ανεβάσματα και καταχωρήσεις, αποθήκευση στην ΕΕ (Φρανκφούρτη)
Ποιοι συλλέγουν έτσι.
Γραφεία με πολλούς πελάτες
Είκοσι πελάτες και είκοσι λίστες με ό,τι λείπει, η καθεμία ανά εταιρεία κάτω από μία σύνδεση, αντί για είκοσι αλληλογραφίες στα εισερχόμενα.
Λογιστές που κλείνουν κάθε μήνα
Ο μήνας δεν κλείνει μέχρι να ολοκληρωθεί η στοίβα. Τα ανοιχτά αιτήματα δείχνουν τι εκκρεμεί πριν από το κλείσιμο, όχι μετά.
Πάροχοι εταιρικών υπηρεσιών
Πολλές οντότητες, η καθεμία με λίγα παραστατικά τον μήνα από ανθρώπους που δεν θα ανοίξουν ποτέ λογαριασμό. Ένας σύνδεσμος μιας χρήσης για ανέβασμα τους αρκεί.
Συλλογή παραστατικών από πελάτες, απαντήσεις.
Όχι. Ένας σύνδεσμος μιας χρήσης για ανέβασμα επιτρέπει σε κάποιον χωρίς λογαριασμό να στείλει ένα αρχείο. Αν θέλετε ένα πρόσωπο από την πλευρά του πελάτη να υποβάλλει τακτικά, προσκαλέστε το με τον ρόλο του ανεβάζοντος: μπορεί να υποβάλλει παραστατικά και να βλέπει τα δικά του ανεβάσματα, και τίποτα άλλο.
Κανείς στην ομάδα σας. Οι αυτόματες υπενθυμίσεις κυνηγούν ένα αίτημα παραστατικού που δεν απαντήθηκε, ώστε η υπενθύμιση να φεύγει χωρίς να τη γράψει κανείς.
Κάθε αίτημα παραστατικού παρακολουθεί τι επέστρεψε και τι όχι, ανά εταιρεία πελάτη, ώστε η λίστα με ό,τι εκκρεμεί να βρίσκεται στην εφαρμογή και όχι στα εισερχόμενα κάποιου.
Φακέλους για την οργάνωση των παραστατικών, επανεπεξεργασία ενός παραστατικού όταν κάτι αλλάξει νωρίτερα στη ροή, και επαναφορά ενός παραστατικού που διαγράφηκε κατά λάθος.
Στην ΕΕ (Φρανκφούρτη), για την περίοδο διατήρησης που ορίζετε, με προεπιλογές ανά χώρα και προεπιλογή επτά ετών. Τα παραστατικά δεν χρησιμοποιούνται ποτέ για την εκπαίδευση κανενός μοντέλου.
Στείλτε το πρώτο σας αίτημα παραστατικού.
Ο δωρεάν λογαριασμός συνοδεύεται από 30 δωρεάν σελίδες επεξεργασίας που δεν λήγουν και δεν χρειάζεται κάρτα. Ζητήστε τα παραστατικά που λείπουν από έναν πελάτη και δείτε τη λίστα να μικραίνει.