OCR ή αυτοματοποίηση τιμολογίων: τι σημαίνει η διαφορά στο τέλος του τριμήνου.

01Τι κάνει πραγματικά το OCR

Η οπτική αναγνώριση χαρακτήρων μετατρέπει μια εικόνα κειμένου σε κείμενο. Δώστε της ένα σαρωμένο τιμολόγιο και επιστρέφει τους χαρακτήρες: το όνομα του προμηθευτή, μια στήλη περιγραφών, κάποιους αριθμούς, έναν αριθμό ΦΠΑ, ένα σύνολο. Αυτό που δεν επιστρέφει είναι νόημα. Δεν ξέρει ποιος από τους αριθμούς είναι το σύνολο, αν το 19,00 είναι συντελεστής ή ποσό, ή αν το ποσό στο τέλος περιλαμβάνει ΦΠΑ.

Το σύγχρονο OCR διαβάζει καλά, γι' αυτό το «το OCR μας είναι πολύ ακριβές» σπάνια είναι το ζητούμενο. Μια τέλεια μεταγραφή ενός τιμολογίου παραμένει μεταγραφή, και κάποιος πρέπει να τη μετατρέψει σε εγγραφή στα βιβλία. Αν αυτός ο κάποιος είναι άνθρωπος με πληκτρολόγιο, το γραφείο αγόρασε γρηγορότερο τρόπο να κοιτάζει το παραστατικό, όχι γρηγορότερο τρόπο να το καταχωρεί.

Στο Pileform το πέρασμα OCR έχει μία δουλειά: να μεταγράψει ακριβώς ό,τι είναι τυπωμένο. Δεν επιτρέπεται να διορθώσει αριθμό, ούτε αυτόν που μοιάζει λάθος, γιατί μια μεταγραφή που διορθώνει σιωπηλά ποσά δεν ελέγχεται. Ό,τι μετατρέπει τη μεταγραφή σε λογιστική γίνεται σε επόμενα στάδια, όπου μπορεί να ελεγχθεί.

02Τι προσθέτει η αυτοματοποίηση τιμολογίων

Η αυτοματοποίηση τιμολογίων είναι η αλυσίδα που ξεκινά εκεί που σταματά το OCR. Για κάθε παραστατικό, στο Pileform:

• Δομή. Το κείμενο γίνεται πεδία: προμηθευτής, αριθμός ΦΠΑ, αριθμός τιμολογίου, ημερομηνίες, νόμισμα, και γραμμές με ποσότητα, τιμή μονάδας και συντελεστή, μετά μερικό σύνολο, ΦΠΑ και σύνολο.
• Αριθμητική. Ντετερμινιστικός κώδικας μετατρέπει κάθε ποσό σε ακέραια λεπτά και ελέγχει ότι οι γραμμές αθροίζουν στο μερικό σύνολο και στο σύνολο. Όταν δεν αθροίζουν, η αρχική εικόνα διαβάζεται ξανά· αν τα ποσά εξακολουθούν να μη συμφωνούν, η γραμμή μαρκάρεται για άνθρωπο.
• ΦΠΑ. Ο συντελεστής διαβάζεται ανά γραμμή, ο τρόπος τιμολόγησης (με ΦΠΑ, χωρίς ΦΠΑ, αντίστροφη χρέωση) αναγνωρίζεται από τη διατύπωση του ίδιου του παραστατικού, και ο συντελεστής ελέγχεται για ευλογοφάνεια, με ό,τι φαίνεται παράξενο να μαρκάρεται αντί να διορθώνεται.
• Κωδικοποίηση. Κάθε γραμμή αντιστοιχίζεται στο λογιστικό σχέδιο της εταιρείας: κανόνες και γνωστοί προμηθευτές πρώτα, μετά πρόταση AI πάνω από ένα όριο βεβαιότητας, μετά άνθρωπος.
• Διπλότυπα. Το ίδιο τιμολόγιο ανεβασμένο δύο φορές, ή ήδη καταχωρημένο, εντοπίζεται πριν μπει στα βιβλία δεύτερη φορά.
• Καταχώρηση. Όταν το επιβεβαιώσει άνθρωπος, η εγγραφή καταχωρείται στο λογιστικό σύστημα ως τιμολόγιο αγοράς ή ημερολογιακή εγγραφή, και το φύλλο Excel κρατά την εικόνα του πρωτοτύπου δίπλα στα ποσά.

Κανένα από αυτά τα βήματα δεν είναι ανάγνωση. Είναι ερμηνεία και έλεγχος, και εκεί πηγαίνει στην πραγματικότητα ο χρόνος στο τέλος του τριμήνου.

03Πού γίνονται πραγματικά τα λάθη του τριμήνου

Τα λάθη που αναγκάζουν διόρθωση μιας κυπριακής δήλωσης ΦΠΑ σχεδόν ποτέ δεν είναι λάθη OCR. Γίνονται στο στάδιο της ερμηνείας:

• Σύνολο με ΦΠΑ που διαβάστηκε ως καθαρό. Μια ελληνική απόδειξη που γράφει «ΦΠΑ συμπεριλαμβάνεται», μια γαλλική που γράφει «TTC»: διαβάστε το σύνολο ως καθαρό και ο ΦΠΑ χρεώνεται πάνω σε ΦΠΑ.
• Ένας συντελεστής σε μικτό παραστατικό. Ένας λογαριασμός ξενοδοχείου ή μια απόδειξη σούπερ μάρκετ με περισσότερους από έναν κυπριακούς συντελεστές (19 / 9 / 5 / 3 / 0) κωδικοποιημένη με έναν.
• Αντίστροφη χρέωση που χάθηκε. Τιμολόγιο προμηθευτή της ΕΕ βάσει του Άρθρου 196 καταχωρημένο σαν να είχε κυπριακό ΦΠΑ εισροών, ενώ ο ΦΠΑ ανήκει και στο πεδίο εκροών και στο πεδίο εισροών της δήλωσης.
• Το ίδιο τιμολόγιο δύο φορές. Μία στην πρώτη παρτίδα που έστειλε ο πελάτης, και ξανά στην επανάληψη.

Το OCR θα μπορούσε να μεταγράψει τέλεια κάθε ένα από αυτά τα παραστατικά και κάθε ένα από αυτά τα λάθη θα γινόταν ξανά. Τα πιάνει η αριθμητική, η ανάγνωση της διατύπωσης στη γλώσσα του παραστατικού, και ο έλεγχος απέναντι σε ό,τι έχει ήδη καταχωρηθεί. Το άρθρο για τον ΦΠΑ ανά γραμμή εξετάζει αναλυτικά τη μικτή απόδειξη, και ο οδηγός αντίστροφης χρέωσης καλύπτει την πλευρά της δήλωσης.

04Πώς καταλαβαίνετε τι αγοράζετε

Οι σελίδες προϊόντων χρησιμοποιούν τους δύο όρους χαλαρά, οπότε ελέγξτε την έξοδο και όχι την ετικέτα. Ανεβάστε ένα πραγματικό τρίμηνο ενός πελάτη και δείτε τι επιστρέφει.

• Κείμενο ή εγγραφές; Αν η έξοδος είναι πίνακας με ό,τι ήταν τυπωμένο, είναι OCR με ένα λογιστικό φύλλο γύρω του. Αν είναι προτεινόμενες εγγραφές με καθαρό, ΦΠΑ, συντελεστή και λογαριασμό ανά γραμμή, είναι αυτοματοποίηση.
• Συμφωνεί; Οι γραμμές κάθε παραστατικού πρέπει να αθροίζουν στο τυπωμένο σύνολο, με τη στρογγυλοποίηση μετρητών σε δική της στήλη και όχι απορροφημένη σε μια γραμμή.
• Δείχνει αμφιβολία; Ψάξτε γραμμές μαρκαρισμένες ως συμπερασμένες ή ως μη συμφωνούσες. Ένα εργαλείο που δεν δείχνει καμία είτε διάβασε έναν τέλειο σωρό είτε δεν σας το λέει.
• Καταχωρεί; Οι επιβεβαιωμένες εγγραφές πρέπει να φτάνουν στο λογιστικό σας σύστημα, και το φύλλο πρέπει να κρατά την εικόνα του πρωτοτύπου ώστε ένας ελεγκτής να ταιριάζει το ποσό με το χαρτί.

Το Pileform μετατρέπει ένα τυπικό PDF τέλους τριμήνου 200 σελίδων σε φύλλα ανά προμηθευτή και προτεινόμενες εγγραφές σε περίπου 12 λεπτά, και καταχωρεί μόνο ό,τι επιβεβαιώνει άνθρωπος. Αν χρειάζεστε μόνο το κείμενο ενός παραστατικού, ένα εργαλείο OCR τιμολογίων αρκεί. Αν χρειάζεστε το τρίμηνο στα βιβλία, το ερώτημα είναι πόση από την αλυσίδα μετά το OCR καλύπτει ένα εργαλείο.