ΦΠΑ Κύπρου στο QuickBooks Online.

01Ξεκινήστε από τους πέντε συντελεστές

Μια κυπριακή εταιρεία στο QuickBooks Online χρειάζεται συντελεστή ΦΠΑ για κάθε κατηγορία στην οποία αγοράζει ή πουλά, και η Κύπρος έχει πέντε: 19 / 9 / 5 / 3 / 0. Πριν καταχωρηθεί το πρώτο τρίμηνο, συγκρίνετε τους συντελεστές στις ρυθμίσεις ΦΠΑ της εταιρείας με αυτή τη λίστα. Αυτός που λείπει συχνότερα είναι ο 3%, ο υπερμειωμένος συντελεστής που θεσπίστηκε τον Ιούλιο του 2023 για βιβλία, εφημερίδες και λίγες ακόμη παραδόσεις.

Τι ανήκει σε κάθε συντελεστή εξηγείται στον οδηγό για τους συντελεστές ΦΠΑ της Κύπρου. Δύο πρακτικά σημεία για το σύστημα. Πρώτο, η δήλωση αναφέρει τον ΦΠΑ εκροών και τον ΦΠΑ εισροών σε χωριστά πεδία (Πεδίο 1 και Πεδίο 4 στο έντυπο του TFA), οπότε πρέπει να φαίνεται από το όνομα κάθε συντελεστή αν προορίζεται για πωλήσεις ή για αγορές. Δεύτερο, οι συντελεστές αλλάζουν με νόμο κατά καιρούς, όπως δείχνουν ο συντελεστής 3% και το προσωρινό καλάθι βασικών αγαθών με μηδενικό συντελεστή· μια εταιρεία που στήθηκε πριν από χρόνια και δεν ξανακοιτάχτηκε είναι το πιθανότερο μέρος για παλιά λίστα.

Η βοήθεια του ίδιου του QuickBooks περιγράφει πού βρίσκονται οι ρυθμίσεις ΦΠΑ και πώς αλλάζουν. Αυτές τις οθόνες τις τεκμηριώνει ο κατασκευαστής, και αλλάζουν συχνότερα από τον κυπριακό νόμο για τον ΦΠΑ.

02Τα λάθη που ξεκινούν από το χαρτί

Μια σωστή λίστα συντελεστών δεν σταματά τα ακριβότερα λάθη, γιατί γίνονται πριν φτάσει οτιδήποτε στο QuickBooks.

• Σύνολο με ΦΠΑ που διαβάστηκε ως καθαρό. Μια κυπριακή απόδειξη που γράφει «ΦΠΑ συμπεριλαμβάνεται» σημαίνει ότι το σύνολο περιλαμβάνει ήδη ΦΠΑ· το «πλέον ΦΠΑ» σημαίνει ότι δεν τον περιλαμβάνει. Περάστε ένα σύνολο με ΦΠΑ ως καθαρό και ο ΦΠΑ χρεώνεται πάνω σε ΦΠΑ. Τα τιμολόγια άλλων χωρών λένε το ίδιο με τις δικές τους λέξεις: «inkl. MwSt.», «TTC», «KDV dahil».
• Ένας συντελεστής σε μικτή απόδειξη. Απόδειξη σούπερ μάρκετ με εμφιαλωμένο νερό στο 5% και καθαριστικά στο 19%, ή λογαριασμός εστιατορίου με το φαγητό στο 9% και το κρασί στο 19%. Περασμένη ως μία γραμμή με έναν συντελεστή, δίνει λάθος ΦΠΑ εισροών σε κάθε τέτοια απόδειξη του τριμήνου.
• Στρογγυλοποίηση μετρητών απορροφημένη. Η στρογγυλοποίηση στα πέντε λεπτά σε κυπριακό ταμείο είναι πραγματικό κενό ανάμεσα στις γραμμές και στο τυπωμένο σύνολο. Όταν κρύβεται μέσα σε μια γραμμή, αλλάζει σιωπηλά τον ΦΠΑ της.

Γι' αυτούς τους λόγους το Pileform δουλεύει ανά γραμμή: κάθε γραμμή παίρνει τον συντελεστή που είναι τυπωμένος δίπλα της, ο τρόπος τιμολόγησης διαβάζεται από τη διατύπωση του ίδιου του παραστατικού σε έως 11 γλώσσες, οι γραμμές συμφωνούν με το τυπωμένο σύνολο σε ακέραια λεπτά, και η στρογγυλοποίηση μετρητών μπαίνει σε δική της στήλη Προσαρμογής. Το άρθρο για τον ΦΠΑ ανά γραμμή εξετάζει αναλυτικά μια μικτή απόδειξη.

03Μηδενικός συντελεστής, απαλλαγή και αντίστροφη χρέωση

Τρεις χειρισμοί χαλούν τις κυπριακές δηλώσεις περισσότερο από οποιονδήποτε συντελεστή, και ο καθένας πρέπει να ρυθμιστεί συνειδητά στο σύστημα.

• Μηδενικού συντελεστή (0%). Φορολογητέα παράδοση με μηδέν: δεν χρεώνεται ΦΠΑ, ο ΦΠΑ εισροών για τα κόστη της παραμένει εκπεστέος. Οι εξαγωγές και οι ενδοκοινοτικές παραδόσεις αγαθών σε εγγεγραμμένους στον ΦΠΑ αγοραστές της ΕΕ είναι οι συνήθεις περιπτώσεις.
• Απαλλασσόμενες. Εκτός χρέωσης: χρηματοοικονομικές υπηρεσίες, ασφάλειες, εκπαίδευση, υγεία, μισθώσεις, οι περισσότερες πωλήσεις ακινήτων. Ο ΦΠΑ εισροών που αναλογεί σε απαλλασσόμενες παραδόσεις δεν εκπίπτει, και μια επιχείρηση με τα δύο είδη επιμερίζει. Κρατήστε τις χωριστά από τον μηδενικό συντελεστή, αλλιώς ο εκπεστέος ΦΠΑ εισροών θα υπερεκτιμηθεί.
• Αντίστροφη χρέωση. Οι υπηρεσίες από το εξωτερικό (Άρθρο 11) και τα αγαθά από εγγεγραμμένους προμηθευτές της ΕΕ (Άρθρο 12Α) δεν έχουν κυπριακό ΦΠΑ στο τιμολόγιο. Ο αγοραστής αποδίδει ο ίδιος: κινούνται και το Πεδίο 1 και το Πεδίο 4, μηδενίζοντας για πλήρως φορολογητέα επιχείρηση, και το Πεδίο 7 παίρνει την καθαρή αγορά. Το πρόστιμο για την παράλειψη είναι €200 ανά δήλωση που επηρεάζεται, με ανώτατο όριο €4.000, ακόμη κι όταν δεν χάθηκε ΦΠΑ.

Το πώς αναπαριστά το QuickBooks Online καθέναν από αυτούς είναι απόφαση ρύθμισης με βάση την τεκμηρίωσή του. Από την πλευρά του παραστατικού, το Pileform αναγνωρίζει διατυπώσεις αντίστροφης χρέωσης, όπως αναφορά στο Άρθρο 196, στη γλώσσα του προμηθευτή και τις καταγράφει, ώστε το τιμολόγιο να μην καταχωρηθεί σαν να είχε κυπριακό ΦΠΑ εισροών. Δείτε τον οδηγό αντίστροφης χρέωσης για τη λογική των πεδίων.

04Τι καταχωρεί το Pileform στο QuickBooks Online

Η σύνδεση είναι μια σύνδεση OAuth μίας φοράς στην οθόνη του ίδιου του QuickBooks, οπότε ο κωδικός του λογιστικού συστήματος δεν πληκτρολογείται ποτέ στο Pileform· η σύνδεση του QuickBooks Online την εξηγεί. Μετά συγχρονίζεται το λογιστικό σχέδιο, ώστε κάθε γραμμή να κωδικοποιείται στους πραγματικούς λογαριασμούς της εταιρείας και όχι σε γενικό πρότυπο.

• Τα τιμολόγια προμηθευτών καταχωρούνται ως Bills μόλις επιβεβαιωθούν.
• Οι κινήσεις τραπεζικών καταστάσεων καταχωρούνται ως Journal Entries.
• Τίποτα δεν καταχωρείται χωρίς επιβεβαίωση. Κάθε προτεινόμενη εγγραφή περιμένει στην ουρά ελέγχου· η καταχώρηση είναι ταυτοδύναμη, οπότε μια επιβεβαιωμένη εγγραφή δεν καταχωρείται ποτέ δύο φορές.

Οι ίδιοι οι συντελεστές ΦΠΑ ρυθμίζονται στο QuickBooks, από εσάς, γι' αυτό οι έλεγχοι παραπάνω έρχονται πρώτοι. Καταχωρήστε μία απόδειξη με μικτούς συντελεστές πριν από το πρώτο πραγματικό τρίμηνο και επιβεβαιώστε στο QuickBooks ότι κάθε γραμμή κατέληξε εκεί που περιμένατε. Ένα γραφείο που δουλεύει ακόμη QuickBooks Desktop καλύπτεται επίσης, μέσω του επίσημου Web Connector. Η σελίδα QuickBooks στην Κύπρο έχει τα υπόλοιπα, και ό,τι κι αν συνδέσετε, το φύλλο Excel με τις εικόνες των πρωτοτύπων είναι δικό σας.