1. Συνδέστε μία φορά
Συνδέστε το Xero ή το QuickBooks Online από τον λογαριασμό σας χρησιμοποιώντας την ίδια οθόνη σύνδεσης του παρόχου, ώστε τα διαπιστευτήρια του λογιστικού σας συστήματος να μην πληκτρολογούνται ποτέ στο Pileform. Η σύνδεση είναι αυτοεξυπηρετούμενη και δωρεάν και για τους δύο παρόχους, χωρίς κόστος υλοποίησης. Αν συνδέσετε και τους δύο, μπορείτε να επιλέξετε έναν προεπιλεγμένο πάροχο για την καταχώρηση.
2. Το λογιστικό σας σχέδιο συγχρονίζεται
Μόλις συνδεθεί, το λογιστικό σας σχέδιο συγχρονίζεται αυτόματα, ώστε η κατηγοριοποίηση να χρησιμοποιεί τους πραγματικούς σας κωδικούς λογαριασμών αντί για ένα γενικό πρότυπο. Κάθε επιβεβαιωμένη εγγραφή αντιστοιχίζεται στους λογαριασμούς που συγχρονίστηκαν από το σύστημα στο οποίο καταχωρείτε, ώστε οι κωδικοί να ταιριάζουν πάντα εκεί που καταλήγουν. Αυτό βελτιώνεται περαιτέρω με τον χρόνο: το Pileform μαθαίνει τους προμηθευτές σας και τις προτιμήσεις κωδικοποίησής σας, ώστε ο ίδιος προμηθευτής να καταλήγει στον ίδιο κωδικό χωρίς να τον επιλέγετε ξανά κάθε περίοδο.
3. Τι καταχωρείται, και πότε
Στο Xero, τα επιβεβαιωμένα τιμολόγια προμηθευτών καταχωρούνται ως Bills, και οι λογιστικές εγγραφές ως Manual Journals. Στο QuickBooks Online, οι επιβεβαιωμένες εγγραφές καταχωρούνται ως Journal Entries. Οι κινήσεις τραπεζικών statements καταχωρούνται με διπλογραφική μέθοδο και στα δύο. Τίποτα δεν καταχωρείται μέχρι να το επιβεβαιώσετε στην ουρά ελέγχου, εκτός αν έχετε ενεργοποιήσει αυτόματη καταχώρηση για εγγραφές υψηλής εμπιστοσύνης, και η καταχώρηση είναι ιδεμποτική, οπότε μια επιβεβαιωμένη εγγραφή δεν καταχωρείται ποτέ δύο φορές. Δείτε κατανόηση της οθόνης ελέγχου για το πώς μια εγγραφή φτάνει σε κατάσταση «έτοιμη για καταχώρηση», ή τις πλήρεις σελίδες Xero και QuickBooks Online για περισσότερα.
4. Άλλοι τρόποι καταχώρησης
Το Xero και το QuickBooks Online δεν είναι οι μόνες επιλογές: το BTMS υποστηρίζεται μέσω ξεχωριστού connector, ενώ το Sage δεν υποστηρίζεται προς το παρόν. Όποιο κι αν συνδέσετε, ή αν δεν συνδέσετε κανένα, κρατάτε πάντα το φύλλο Excel, και η καταχώρηση σε λογιστικό σύστημα είναι κάτι που ενεργοποιείτε, όχι κάτι που σας δεσμεύει.
Ακόμα κολλήσατε; Στείλτε email στο contact@pileform.com και ένας άνθρωπος θα απαντήσει εντός μίας εργάσιμης ημέρας.