1. Πέντε ζώνες, ποτέ εικασία
Κάθε γραμμή καταλήγει σε μία από πέντε ζώνες: Χρειάζεται το βλέμμα σας (σημασμένη για έλεγχο), Καθαρή — έτοιμη για έγκριση (επαληθευμένη, κανείς δεν την έχει εγκρίνει ακόμα), Χωρίς κατηγορία, επιλέξτε (λείπει κωδικός λογαριασμού), Εγκεκριμένη — έτοιμη για καταχώρηση (την έχετε εγκρίνει και περιμένει καταχώρηση), ή Καταχωρημένη (είναι ήδη στα βιβλία σας). Τίποτα δεν εικάζεται σιωπηλά ή «διορθώνεται»: κάθε ποσό, νούμερο ΦΠΑ και λογιστική εγγραφή υπολογίζεται από ντετερμινιστικό κώδικα, η AI μόνο μεταγράφει κείμενο και προτείνει κατηγορία. Όταν κάτι δεν συμφωνεί, ή ένας συντελεστής δεν είναι τυπωμένος στο έγγραφο, η γραμμή καταλήγει στη ζώνη «Χρειάζεται το βλέμμα σας» ώστε να την επιβεβαιώσετε· δεν χάνεται ποτέ και δεν διορθώνεται ποτέ σιωπηλά.
2. Chips εμπιστοσύνης, chips εμποδίου, και Explain
Κάθε γραμμή φέρει ένα chip εμπιστοσύνης, με χρωματική κωδικοποίηση: πράσινο από 80% εμπιστοσύνη και πάνω, κίτρινο από 75% έως 80%, και κόκκινο κάτω από 75%, ώστε να βλέπετε με μια ματιά πόσο σίγουρο είναι το σύστημα. Μια γραμμή που το σύστημα δεν μπορεί να επαληθεύσει φέρει επίσης ένα chip εμποδίου που ονομάζει τον ακριβή λόγο, για παράδειγμα έναν συναγόμενο συντελεστή, έναν κωδικό λογαριασμού που λείπει, ή ένα κενό συμφωνίας, και κάθε chip εμποδίου έχει ένα κουμπί Explain που ανοίγει τον βοηθό με μια ερώτηση για αυτή τη γραμμή ήδη προσχεδιασμένη, ώστε να την ελέγξετε πριν την στείλετε. Ένα κενό στρογγυλοποίησης μετρητών ή συμφωνίας αναδεικνύεται ως δική του σημείωση προσαρμογής πάνω στη γραμμή, αντί να «στρώνεται» μέσα στα σύνολα, ώστε το βιβλίο να συμφωνεί πάντα με το τυπωμένο σύνολο.
Ένα chip εμπιστοσύνης δείχνει πόσο σίγουρο είναι το σύστημα· η σημασμένη γραμμή φέρει επίσης ένα chip εμποδίου που ονομάζει τον λόγο που χρειάζεται έλεγχο. Ένα κενό στρογγυλοποίησης μετρητών αναδεικνύεται ως δική του σημείωση προσαρμογής πάνω στη γραμμή, ποτέ μέσα στο σύνολο.
3. Πέντε προβολές, μαζικές επεξεργασίες, και Post all
Η οθόνη ελέγχου έχει πέντε προβολές στο επάνω μέρος: Ουρά ελέγχου για τις πέντε ζώνες παραπάνω, Ανά προμηθευτή για να δουλέψετε τις γραμμές ενός προμηθευτή τη φορά, Ημερολόγιο για την πλήρη διπλογραφική λίστα, Σύνοψη για τα βασικά σύνολα, και Τράπεζα για τις κινήσεις τραπεζικών statements. Εναλλάσσεστε ελεύθερα· τίποτα δεν κρύβεται επιλέγοντας τη μία αντί της άλλης.
Σε οποιαδήποτε προβολή επιβεβαιώνετε, επεξεργάζεστε ή απορρίπτετε μια γραμμή τη φορά, ή χρησιμοποιείτε το Μαζική επεξεργασία βάσει περιγραφής για να εφαρμόσετε τον ίδιο λογαριασμό σε κάθε γραμμή σε αναμονή που ταιριάζει με ένα μοτίβο κειμένου, με μία κίνηση, μαθαίνοντας το μοτίβο ως κανόνα για την επόμενη φορά. Το Post all στέλνει όλα τα εγκεκριμένα σε μία παρτίδα και αναφέρει μια σύνοψη του τι καταχωρήθηκε, τι παραλείφθηκε, και τι απέτυχε. Τίποτα δεν καταχωρείται στο καθολικό σας μέχρι να το επιβεβαιώσετε. Δείτε σύνδεση με Xero ή QuickBooks Online για το τι συμβαίνει αφού επιβεβαιώσετε μια εγγραφή.
4. Γίνεται πιο γρήγορο όσο το χρησιμοποιείτε
Το Pileform θυμάται κάθε προμηθευτή, παραλλαγές ονόματος, ΑΦΜ, και πώς τον έχετε κωδικοποιήσει στο παρελθόν, ώστε οι επαναλαμβανόμενοι προμηθευτές να κωδικοποιούνται όλο και περισσότερο μόνοι τους. Οι κανόνες κατηγοριοποίησής σας χτίζονται καθώς επιβεβαιώνετε εγγραφές, και ο σωρός ελέγχου μικραίνει με τον χρόνο. Δείτε τις Συχνές ερωτήσεις για περισσότερα σχετικά με το πώς λειτουργεί αυτή η εκμάθηση.
Ακόμα κολλήσατε; Στείλτε email στο contact@pileform.com και ένας άνθρωπος θα απαντήσει εντός μίας εργάσιμης ημέρας.