Κυπριακό λογιστικό πρόγραμμα ή Xero με αυτοματοποίηση;

01Δύο διαφορετικά είδη προϊόντος

Η επιλογή συχνά παρουσιάζεται ως ένα προϊόν απέναντι σε άλλο, Pileform απέναντι σε Balabook, Xero απέναντι σε Cybooks, σαν να έκαναν και τα τέσσερα το ίδιο πράγμα. Δεν το κάνουν. Το λογιστικό σύστημα είναι εκεί όπου ζουν τα βιβλία: το λογιστικό σχέδιο, τα τιμολόγια που εκδίδετε, το υπόλοιπο της τράπεζας, οι αναφορές και η θέση ΦΠΑ. Ένα στρώμα αυτοματοποίησης στέκεται μπροστά από το λογιστικό σύστημα και κάνει τη δουλειά του να μπουν σε αυτό τα παραστατικά.

Τα Balabook, TidyBooks και Cybooks είναι λογιστικά προγράμματα φτιαγμένα για την Κύπρο. Τα Xero και QuickBooks είναι λογιστικά συστήματα φτιαγμένα για πολλές χώρες, με την Κύπρο ως μία από αυτές. Το Pileform δεν είναι τίποτα από τα δύο: διαβάζει αποδείξεις, τιμολόγια προμηθευτών και τραπεζικές καταστάσεις, εφαρμόζει τον κυπριακό ΦΠΑ ανά γραμμή, και καταχωρεί τις επιβεβαιωμένες εγγραφές σε Xero, QuickBooks, Business Central, BTMS ή Esoft.

Άρα η πραγματική απόφαση δεν είναι ανάμεσα στο Pileform και σε ένα κυπριακό πρόγραμμα. Είναι ανάμεσα σε ένα κυπριακό πρόγραμμα μόνο του, και σε ένα άλλο λογιστικό σύστημα με ένα στρώμα να το τροφοδοτεί. Και τα δύο είναι λογικά, για διαφορετικές επιχειρήσεις.

02Πότε ένα κυπριακό πρόγραμμα είναι η σωστή απάντηση

Ένα λογιστικό πρόγραμμα φτιαγμένο για την Κύπρο έχει πραγματικά πλεονεκτήματα, και για πολλές μικρές επιχειρήσεις αυτά κλείνουν το θέμα.

• Ένα σύστημα για όλα. Το Balabook βάζει τιμολόγηση, πιστωτικά σημειώματα, έξοδα, τραπεζικές συνδέσεις, αναφορές και μισθοδοσία σε ένα μέρος, με πλήρη ελληνική διεπαφή και δωρεάν πλάνο για να ξεκινήσετε.
• Ελαφρύ και οικονομικό. Το TidyBooks προσφέρει ζωντανή τραπεζική σύνδεση, σύντομη δοκιμή και παρακολούθηση ΦΠΑ για την Κύπρο, με πλάνα που ξεκινούν χαμηλότερα από τα δικά μας και μικρότερο εύρος εκ σχεδιασμού.
• Τα βιβλία τηρούνται για εσάς. Το Cybooks προσφέρει τήρηση βιβλίων από αδειούχο λογιστή με το λογισμικό να περιλαμβάνεται, ή ένα κυπριακό λογιστικό πρόγραμμα με ζωντανές ροές από τις τοπικές τράπεζες, προετοιμασία ΦΠΑ και VIES, Intrastat, OSS, πάγια και εφαρμογή iOS σε μία συνδρομή.

Αν είστε κυπριακή επιχείρηση που τηρεί μόνη της τα βιβλία της, πουλά κυρίως στην Κύπρο, χωρίς λόγο να είναι σε Xero ή QuickBooks, ένα από αυτά είναι μάλλον ο απλούστερος δρόμος. Οι ζωντανές τραπεζικές ροές ειδικά είναι δικό τους πεδίο: το Pileform διαβάζει ένα αρχείο κατάστασης που ήδη έχετε και δεν συνδέεται ποτέ με τράπεζα. Ένα στρώμα πάνω από ένα πρόγραμμα που ήδη σας εξυπηρετεί είναι κόστος χωρίς πρόβλημα να λύσει.

03Πότε ταιριάζει καλύτερα το Xero ή το QuickBooks με ένα στρώμα

Το στρώμα κερδίζει τη θέση του όταν η στενωπός είναι τα χαρτιά και όχι το λογιστικό σύστημα.

• Τα βιβλία ζουν ήδη αλλού. Μια εταιρεία ομίλου που αναφέρει σε Xero, ένας πελάτης που ο προηγούμενος λογιστής του έστησε σε QuickBooks, ένα γραφείο που δουλεύει Business Central, BTMS ή Esoft: η μετακίνηση του λογιστικού συστήματος είναι ολόκληρο έργο, και ο σωρός πρέπει να επεξεργαστεί ούτως ή άλλως. Δείτε το Xero στην Κύπρο και το QuickBooks στην Κύπρο για το πώς γίνεται η καταχώρηση στο καθένα.
• Είστε γραφείο, όχι μία επιχείρηση. Είκοσι πελάτες σε τέσσερα συστήματα χρειάζονται έναν τρόπο επεξεργασίας παραστατικών, όχι είκοσι. Οι ρόλοι κρατούν την καταχώρηση στον ιδιοκτήτη, ενώ το προσωπικό ελέγχει και οι πελάτες ανεβάζουν.
• Ο σωρός δεν είναι μόνο κυπριακός. Τιμολόγια από προμηθευτές της ΕΕ στις γλώσσες τους, αντίστροφη χρέωση βάσει του Άρθρου 196, λογαριασμός ξενοδοχείου με τρεις συντελεστές: το Pileform διαβάζει τον ΦΠΑ ανά γραμμή σε 55 δικαιοδοσίες, με την Κύπρο ως βασικό καθεστώς.
• Χρειάζεστε το ίχνος ελέγχου έξω από το σύστημα. Κάθε επεξεργασία παράγει επίσης ένα φύλλο Excel, ανά προμηθευτή, με την εικόνα του πρωτοτύπου ενσωματωμένη δίπλα στα ποσά, που μένει σε εσάς όποιο κι αν είναι το λογιστικό σύστημα.

Σε αυτές τις περιπτώσεις ένα δεύτερο λογιστικό σύστημα θα πρόσθετε μια μετάπτωση χωρίς να αφαιρέσει την πληκτρολόγηση. Την πληκτρολόγηση την αφαιρεί ένα στρώμα που διαβάζει τον σωρό και καταχωρεί στο σύστημα που ήδη υπάρχει.

04Πέντε ερωτήσεις που το κρίνουν

Πέντε ερωτήσεις κλείνουν τις περισσότερες περιπτώσεις, και καμία δεν αφορά την τιμή.

• Ποιος τηρεί τα βιβλία; Μια επιχείρηση που τα τηρεί μόνη της γέρνει προς ένα τοπικό σύστημα· ένα γραφείο γέρνει προς ένα στρώμα που δουλεύει πάνω στα συστήματα των πελατών του.
• Πού πρέπει να είναι τα βιβλία σε έναν χρόνο; Αν μια μητρική, ένας επενδυτής ή ο ελεγκτής του ομίλου περιμένει Xero ή QuickBooks, ξεκινήστε από εκεί.
• Πώς είναι ο σωρός; Κυρίως κυπριακές αποδείξεις, ή μείγμα δικαιοδοσιών, γλωσσών και συντελεστών στο ίδιο τρίμηνο;
• Χρειάζεστε ζωντανές τραπεζικές ροές; Αν ναι, αυτό δείχνει προς ένα πρόγραμμα που τις προσφέρει· το Pileform δουλεύει με αρχεία καταστάσεων.
• Τι φεύγει μαζί σας; Ένα λογιστικό σύστημα κρατά τα αρχεία σας μέσα του· ένα στρώμα που επιστρέφει φύλλο σε κάθε επεξεργασία αφήνει κι ένα αντίγραφο σε εσάς.

Οι απαντήσεις μπορεί να διαφέρουν από πελάτη σε πελάτη, και αυτό είναι φυσιολογικό σε ένα γραφείο. Για ευρύτερη εικόνα των επιλογών, δείτε το καλύτερο λογισμικό λογιστικής αυτοματοποίησης στην Κύπρο, και για την ίδια την κατηγορία, τη λογιστική αυτοματοποίηση στην Κύπρο.