Πώς τα λογιστικά γραφεία σταματούν την πληκτρολόγηση αποδείξεων.

01Πού πηγαίνει η πληκτρολόγηση

Στα περισσότερα γραφεία, η καταχώριση δεν είναι το να γράψει κανείς ένα σύνολο σε ένα κουτάκι. Είναι οι δεκάδες μικρές αποφάσεις ανά παραστατικό που έρχονται μαζί του: ποιος προμηθευτής είναι, ποια ημερομηνία μετράει, αν το σύνολο περιλαμβάνει ΦΠΑ, ποιον συντελεστή έχει κάθε γραμμή, σε ποιον λογαριασμό ανήκει η γραμμή, και αν αυτή η απόδειξη έχει ήδη περαστεί από την προηγούμενη παρτίδα.

Κάθε απόφαση παίρνει δευτερόλεπτα. Σε έναν σωρό τριμήνου για είκοσι πελάτες, είναι η εβδομάδα πριν από την προθεσμία. Είναι επίσης εκεί που βρίσκονται τα λάθη: μια απόδειξη με μικτούς συντελεστές περασμένη με έναν, ένα σύνολο με ΦΠΑ περασμένο ως καθαρό, το ίδιο τιμολόγιο περασμένο δύο φορές. Κανείς δεν γράφει λάθος το όνομα ενός προμηθευτή για πολύ· ο ΦΠΑ και η κωδικοποίηση είναι αυτά που στραβώνουν αθόρυβα.

Άρα μια αυτοματοποίηση καταχώρισης που διαβάζει μόνο το σύνολο και την ημερομηνία, και αφήνει τα υπόλοιπα σε άνθρωπο, αυτοματοποίησε το εύκολο κομμάτι. Το χρήσιμο κριτήριο είναι αν οι αποφάσεις παραπάνω παίρνονται για εσάς, και σας δείχνονται, ή αφήνονται σε εσάς. Το άρθρο για το πραγματικό κόστος της χειροκίνητης καταχώρισης τιμολογίων εξετάζει τι κοστίζει αυτή η πληκτρολόγηση ανά σελίδα.

02Τι την αντικαθιστά

Η αυτοματοποίηση καταχώρισης λογιστικών δεδομένων αντικαθιστά καθεμιά από αυτές τις αποφάσεις με ένα βήμα που είτε υπολογίζεται είτε μαρκάρεται. Στο Pileform:

• Τα παραστατικά μπαίνουν όπως ήρθαν. Το τρίμηνο ενός πελάτη ως ένα PDF, μερικές φωτογραφίες από κινητό, ένα σαρωμένο πακέτο, σε έως 11 γλώσσες. Χωρίς ταξινόμηση, διαχωρισμό ή μετονομασία πρώτα.
• Κάθε πεδίο διαβάζεται. Προμηθευτής, αριθμός ΦΠΑ, αριθμός τιμολογίου, ημερομηνίες, νόμισμα, και κάθε γραμμή με ποσότητα, τιμή μονάδας και συντελεστή, με τις περιγραφές στη γλώσσα του πρωτοτύπου.
• Ο ΦΠΑ αποφασίζεται ανά γραμμή. Κάθε γραμμή παίρνει τον τυπωμένο συντελεστή της σε 55 δικαιοδοσίες, μαζί με τους πέντε κυπριακούς (19 / 9 / 5 / 3 / 0)· το αν η τιμή είναι με ή χωρίς ΦΠΑ διαβάζεται από τη διατύπωση του ίδιου του παραστατικού.
• Τα ποσά υπολογίζονται. Ντετερμινιστικός κώδικας συμφωνεί κάθε παραστατικό με το τυπωμένο σύνολό του σε ακέραια λεπτά. Το AI διαβάζει κείμενο και προτείνει λογαριασμούς· δεν παράγει ποτέ αριθμό.
• Η κωδικοποίηση προτείνεται. Κάθε γραμμή αντιστοιχίζεται στο λογιστικό σχέδιο της εταιρείας, συγχρονισμένο από το σύστημά της, και οι προμηθευτές που επιβεβαιώνετε απομνημονεύονται για την επόμενη φορά.
• Τα διπλότυπα εντοπίζονται. Σε ανεβάσματα και σε καταχωρήσεις.

Ένα τυπικό PDF τέλους τριμήνου 200 σελίδων επιστρέφει σε περίπου 12 λεπτά ως φύλλο Excel ανά προμηθευτή, με ενσωματωμένες τις εικόνες των πρωτοτύπων και προτεινόμενες εγγραφές έτοιμες για έλεγχο.

03Τι κάνει ακόμη άνθρωπος

Η αυτοματοποίηση μετακινεί τον χρόνο του γραφείου από την πληκτρολόγηση στον έλεγχο, και ο έλεγχος είναι εκεί όπου ήταν πάντα η επαγγελματική κρίση.

• Ανοίξτε τις μαρκαρισμένες γραμμές. Ένας συμπερασμένος συντελεστής, ημερομηνία ή προμηθευτής είναι χρωματισμένος κίτρινος· ένα παραστατικό που δεν συμφωνεί είναι κόκκινο. Αυτές είναι οι γραμμές που χρειάζονται απόφαση, και είναι σημαδεμένες ώστε να μη χρειάζεται να τις ψάξει κανείς.
• Επιβεβαιώστε τις υπόλοιπες. Γραμμές που συμφωνούν, με τυπωμένους συντελεστές και γνωστούς προμηθευτές, μπορούν να επιβεβαιωθούν μαζικά αφού πειστείτε για την παρτίδα.
• Διορθώστε μία φορά. Οι διορθώσεις μαθαίνονται: ο προεπιλεγμένος λογαριασμός του προμηθευτή απομνημονεύεται και οι κανόνες κατηγοριοποίησης προσαρμόζονται, ώστε οι αποδείξεις του ίδιου προμηθευτή το επόμενο τρίμηνο να καταλήγουν στον σωστό κωδικό χωρίς να τον ξαναδιαλέξετε.
• Καταχωρήστε. Οι επιβεβαιωμένες εγγραφές καταχωρούνται σε Xero, QuickBooks, Business Central, BTMS ή Esoft. Τίποτα δεν φτάνει στο λογιστικό σύστημα πριν το επιβεβαιώσει άνθρωπος.

Οι ρόλοι κρατούν τάξη σε ένα γραφείο. Ο Ανεβάζων, για παράδειγμα ο υπεύθυνος γραφείου ενός πελάτη, μπορεί μόνο να στέλνει παραστατικά και να βλέπει τα δικά του ανεβάσματα. Ο Βοηθός μπορεί να ανεβάζει και να βλέπει. Ο Ελεγκτής μπορεί να εγκρίνει και να απορρίπτει αλλά όχι να καταχωρεί. Μόνο ο Ιδιοκτήτης καταχωρεί, και μόνο ο Ιδιοκτήτης αγγίζει τη χρέωση. Ένας νέος συνεργάτης μπορεί να κάνει το πρώτο πέρασμα χωρίς να μπορεί να βάλει τίποτα στα βιβλία ενός πελάτη.

04Πώς ξεκινάτε χωρίς μεγάλη αλλαγή

Ο ομαλότερος τρόπος να περάσετε απέναντι είναι ένας πελάτης τη φορά, όχι όλοι μαζί.

• Διαλέξτε το τελευταίο τρίμηνο ενός πελάτη. Ένα που έχετε ήδη κλείσει με το χέρι, ώστε να έχετε έτοιμη απάντηση για σύγκριση.
• Τρέξτε το και συγκρίνετε. Περάστε τον ίδιο σωρό και βάλτε το αποτέλεσμα δίπλα στη δική σας δουλειά: τον ΦΠΑ ανά γραμμή, τα σύνολα, τους λογαριασμούς, τα παραστατικά που μάρκαρε. Όπου διαφωνούν, βρείτε ποιο είναι σωστό.
• Συνδέστε το λογιστικό σύστημα. Μια σύνδεση μίας φοράς για Xero ή QuickBooks Online· το λογιστικό σχέδιο συγχρονίζεται ώστε η κωδικοποίηση να χρησιμοποιεί τους πραγματικούς λογαριασμούς του πελάτη.
• Περάστε τον επόμενο πελάτη. Ξεκινήστε από εκείνους με τους μεγαλύτερους ή πιο ανάμεικτους σωρούς, όπου ο χρόνος πληκτρολόγησης είναι μεγαλύτερος.

Με τη δημιουργία νέου λογαριασμού λαμβάνετε 30 δωρεάν σελίδες επεξεργασίας που δεν λήγουν, χωρίς κάρτα, τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε αυτή την πρώτη σύγκριση. Μετά, η τιμολόγηση είναι ανά σελίδα που επεξεργάζεται· δείτε την τιμολόγηση. Για την ευρύτερη εικόνα του τι άλλο μπορεί να αναληφθεί, δείτε τη λογιστική αυτοματοποίηση στην Κύπρο.