Το πραγματικό κόστος της χειροκίνητης καταχώρησης τιμολογίων, ανά σελίδα και ανά παραστατικό.

01Ο αρχικός αριθμός, και τι υποθέτει

Ξεκινήστε από μία παραδοχή: ένας λογιστής κοστίζει σε ένα γραφείο περίπου €1.100 τον μήνα, πλήρως επιβαρυμένος, μισθός και γενικά έξοδα, και επεξεργάζεται περίπου 2.000 σελίδες πρωτογενών παραστατικών τον μήνα με το χέρι. Διαιρέστε το ένα με το άλλο: η χειροκίνητη καταχώρηση κοστίζει περίπου €0,55 ανά σελίδα.

Δύο πράγματα υποθέτει αυτός ο αριθμός: είναι πλήρως επιβαρυμένο κόστος προσωπικού, όχι απλώς μισθός, και «μία σελίδα» σημαίνει μία σελίδα παραστατικού, οπότε μια απόδειξη μίας σελίδας και μία σελίδα ενός αντιγράφου κίνησης σαράντα σελίδων κοστίζουν το ίδιο για καταχώρηση. Αλλάξτε οποιαδήποτε παράμετρο και ο ρυθμός ανά σελίδα κινείται μαζί της.

02Από ρυθμό ανά σελίδα σε ρυθμό ανά παραστατικό

Στα €0,55 ανά σελίδα, το πραγματικό κόστος ενός παραστατικού εξαρτάται από τον αριθμό σελίδων του:

Μια μεμονωμένη απόδειξη μόλις φαίνεται. Ένας σωρός τέλους τριμήνου με σαράντα τιμολόγια και τρία αντίγραφα κίνησης, σε αυτούς τους ρυθμούς, ξεπερνά εύκολα τα εκατό ευρώ μόνο σε κόστος χειροκίνητης καταχώρησης.

03Πού πηγαίνουν πραγματικά τα €0,55

Ο ρυθμός ανά σελίδα δεν είναι μία εργασία, είναι αρκετές, στοιβαγμένες:

1. Ανάγνωση και καταχώρηση των πεδίων επικεφαλίδας, προμηθευτής, ημερομηνία, αριθμός τιμολογίου και σύνολο, πριν αγγιχτούν ο ΦΠΑ ή οι γραμμές είδους.
2. Καταχώρηση ΦΠΑ ανά γραμμή, όχι μόνο σύνολο παραστατικού, με προσδιορισμό αν ένα τυπωμένο ποσό είναι με ή χωρίς ΦΠΑ, και σε ποιον συντελεστή, γραμμή προς γραμμή.
3. Αντιστοίχιση του παραστατικού σε προμηθευτή και λογαριασμό, ώστε να καταλήγει στη σωστή θέση των βιβλίων αντί σε μεταβατικό λογαριασμό.
4. Αρχειοθέτηση του πρωτογενούς παραστατικού ώστε να παραμένει ανιχνεύσιμο, ως σάρωση, καταχώρηση σε φάκελο ή συνημμένο, για όποτε ζητήσει ελεγκτής ή επισκοπητής.
5. Διόρθωση λανθασμένα καταχωρημένων εγγραφών, η επανεργασία που ένα πλήρως επιβαρυμένο κόστος απορροφά ακόμη και σε μια καλά οργανωμένη ομάδα, αφού η χειροκίνητη καταχώρηση ποτέ δεν έχει μηδενικό σφάλμα.

04Τι αλλάζει τον υπολογισμό

Η αυτοματοποίηση του βήματος ανάγνωσης, που είναι αυτό που σημαίνει εδώ η αυτοματοποίηση τιμολογίων, δεν αφαιρεί κάθε εργασία παραπάνω, η αρχειοθέτηση και η επισκόπηση εξακολουθούν να γίνονται, αλλά αφαιρεί την καταχώρηση και την επανακαταχώρηση για τις οποίες πληρώνει κυρίως ο αριθμός των €0,55. Η δική μας τιμολόγηση ανά σελίδα κυμαίνεται από περίπου €0,33 ανά σελίδα στο μικρότερο πακέτο έως περίπου €0,23 ανά σελίδα στο μεγαλύτερο, έναντι της ίδιας βάσης χειροκίνητης καταχώρησης των €0,55, πριν καν υπολογίσετε τον χρόνο που κερδίζει πίσω ένας λογιστής για τα κομμάτια της δουλειάς που ένας ρυθμός ανά σελίδα δεν μπορεί να αντικαταστήσει.

Η σωστή σύγκριση δεν είναι ποτέ ένα σταθερό ποσοστό: εξαρτάται από τον όγκο σελίδων ενός γραφείου και το δικό του πλήρως επιβαρυμένο κόστος προσωπικού, γι' αυτό οι παραπάνω παραδοχές δηλώνονται αντί να ενσωματώνονται σε μία μόνο δηλωμένη εξοικονόμηση.