01Ο αρχικός αριθμός, και τι υποθέτει
Ξεκινήστε από μία μόνο παραδοχή: ένας λογιστής κοστίζει σε ένα γραφείο περίπου €1.100 τον μήνα, πλήρως επιβαρυμένος, μισθός, γενικά έξοδα, όλα, και επεξεργάζεται κάτι σαν 2.000 σελίδες πρωτογενών παραστατικών τον μήνα με το χέρι. Διαιρέστε το ένα με το άλλο και η χειροκίνητη καταχώριση κοστίζει περίπου €0,55 ανά σελίδα. Αυτός είναι ο ίδιος αριθμός που χρησιμοποιεί ο δικός μας υπολογιστής τιμολόγησης για να δείξει μια εξοικονόμηση, οπότε ο αριθμός παρακάτω δεν είναι εκτίμηση μάρκετινγκ επινοημένη γι' αυτό το κείμενο, είναι αυτός που χρησιμοποιούμε εμείς οι ίδιοι.
Δύο πράγματα υποθέτει ήδη αυτός ο αριθμός: είναι πλήρως επιβαρυμένο κόστος προσωπικού, όχι απλώς μισθός, και «μία σελίδα» σημαίνει μία σελίδα παραστατικού, μια απόδειξη μίας σελίδας και μία σελίδα ενός αντιγράφου κίνησης σαράντα σελίδων κοστίζουν το ίδιο για καταχώριση, γραμμή προς γραμμή. Αλλάξτε οποιαδήποτε παράμετρο και ο ρυθμός ανά σελίδα κινείται μαζί της· ο υπολογισμός είναι διαφανής ακριβώς ώστε ένα γραφείο να μπορεί να αντικαταστήσει τους δικούς του αριθμούς.
02Από ρυθμό ανά σελίδα σε ρυθμό ανά παραστατικό
Στα €0,55 ανά σελίδα, το πραγματικό κόστος ενός τυπικού παραστατικού εξαρτάται εντελώς από το πόσες σελίδες φτάνει:
Μια μεμονωμένη απόδειξη μόλις φαίνεται μόνη της. Ένας σωρός τέλους τριμήνου με σαράντα τιμολόγια και τρία αντίγραφα κίνησης, σε αυτούς τους ρυθμούς, ξεπερνά εύκολα τα εκατό ευρώ μόνο σε κόστος χειροκίνητης καταχώρισης, πριν καν υπολογίσετε οτιδήποτε άλλο κάνει ένας λογιστής με τους αριθμούς μόλις καταχωρηθούν.
03Πού πηγαίνουν πραγματικά τα €0,55
Ο ρυθμός ανά σελίδα δεν είναι μία εργασία, είναι αρκετές, στοιβαγμένες:
- Ανάγνωση και καταχώριση των πεδίων επικεφαλίδας, προμηθευτής, ημερομηνία, αριθμός τιμολογίου, και σύνολο, πριν αγγιχτεί οτιδήποτε σχετικό με ΦΠΑ ή γραμμές είδους.
- Καταχώριση ΦΠΑ ανά γραμμή, όχι μόνο σύνολο παραστατικού, με προσδιορισμό αν ένα τυπωμένο ποσό είναι με ή χωρίς ΦΠΑ, και σε ποιον συντελεστή, γραμμή προς γραμμή.
- Αντιστοίχιση του παραστατικού σε προμηθευτή και λογαριασμό, ώστε να καταλήγει στη σωστή θέση των βιβλίων αντί σε μεταβατικό λογαριασμό προς τακτοποίηση αργότερα.
- Αρχειοθέτηση του πρωτογενούς παραστατικού ώστε να παραμένει ανιχνεύσιμο, είτε ως σάρωση, είτε ως καταχώριση σε φάκελο, είτε ως συνημμένο, για όποτε ζητήσει ελεγκτής ή επισκοπητής.
- Διόρθωση λανθασμένα καταχωρημένων εγγραφών, η επανεργασία που ένα πλήρως επιβαρυμένο κόστος πρέπει να απορροφήσει ακόμη και σε μια καλά οργανωμένη ομάδα, αφού η χειροκίνητη καταχώριση ποτέ δεν έχει μηδενικό σφάλμα.
04Τι αλλάζει τον υπολογισμό
Η αυτοματοποίηση του βήματος ανάγνωσης δεν αφαιρεί κάθε εργασία παραπάνω, η αρχειοθέτηση και η επισκόπηση εξακολουθούν να γίνονται, αλλά αφαιρεί την καταχώριση και την επανακαταχώριση για τις οποίες πληρώνει κυρίως ο αριθμός των €0,55. Η δική μας τιμολόγηση ανά σελίδα κυμαίνεται από περίπου €0,33 ανά σελίδα στο μικρότερο πακέτο έως περίπου €0,23 ανά σελίδα στο μεγαλύτερο, έναντι της ίδιας βάσης χειροκίνητης καταχώρισης των €0,55 παραπάνω, πριν καν υπολογίσετε τον χρόνο που κερδίζει πίσω ένας λογιστής για τα κομμάτια της δουλειάς που ένας ρυθμός ανά σελίδα δεν μπορεί να αντικαταστήσει.
Η σωστή σύγκριση δεν είναι ποτέ ένα σταθερό ποσοστό, εξαρτάται από τον πραγματικό όγκο σελίδων ενός γραφείου και το δικό του πλήρως επιβαρυμένο κόστος προσωπικού, γι' αυτό οι παραπάνω παραδοχές δηλώνονται αντί να ενσωματώνονται σε μία μόνο δηλωμένη εξοικονόμηση.
Πρόκειται για δικό μας υπολογισμένο μοντέλο, βασισμένο στις παραπάνω δηλωμένες παραδοχές, όχι έρευνα τρίτων ή ελεγμένη κλαδική μελέτη. Αντικαταστήστε το δικό σας πλήρως επιβαρυμένο κόστος προσωπικού και όγκο σελίδων πριν αντιμετωπίσετε οποιονδήποτε αριθμό εδώ ως ισχυρισμό ειδικά για το δικό σας γραφείο.
Περάστε τον δικό σας όγκο σελίδων και κόστος προσωπικού από τη σελίδα ROI για να δείτε πού βρίσκεται το γραφείο σας έναντι αυτών των παραδοχών, ή δείτε την τρέχουσα τιμολόγηση πακέτων στη σελίδα τιμολόγησης.