Αυτοματοποίηση καταχώρισης
Αυτοματοποίηση καταχώρισης λογιστικών δεδομένων: ελέγχετε τις εγγραφές αντί να τις πληκτρολογείτε.
Η καταχώριση λογιστικών δεδομένων είναι το κομμάτι της τήρησης βιβλίων όπου ένας άνθρωπος αντιγράφει ένα παραστατικό στο λογιστικό σύστημα πεδίο προς πεδίο. Το Pileform αφαιρεί αυτό το βήμα. Αποδείξεις, τιμολόγια, πιστωτικά σημειώματα και τραπεζικές καταστάσεις διαβάζονται, τα ποσά υπολογίζονται, για κάθε γραμμή προτείνεται συντελεστής ΦΠΑ και λογαριασμός, και οι εγγραφές περιμένουν σε μια ουρά για να τις επιβεβαιώσετε.
Αυτοματοποίηση καταχώρισης λογιστικών δεδομένων σημαίνει ότι ελέγχετε εγγραφές αντί να πληκτρολογείτε παραστατικά στο λογιστικό σύστημα. Το Pileform διαβάζει αποδείξεις, τιμολόγια, πιστωτικά σημειώματα και τραπεζικές καταστάσεις, ξαναϋπολογίζει κάθε ποσό σε ακέραια λεπτά, προτείνει συντελεστή ΦΠΑ και λογαριασμούς για κάθε γραμμή, εντοπίζει διπλότυπα, επισημαίνει ό,τι συνάγεται, και καταχωρεί μόνο ό,τι επιβεβαιώνετε σε Xero, QuickBooks ή το δικό σας σύστημα.
Τι κοστίζει πραγματικά η χειροκίνητη καταχώριση.
Η πληκτρολόγηση είναι αργή, αλλά η αργή ταχύτητα δεν είναι το ακριβό κομμάτι. Ακριβό είναι το ένα λάθος πλήκτρο: ένας συντελεστής ΦΠΑ αντιγραμμένος από λάθος γραμμή, ένα σύνολο με ΦΠΑ που περάστηκε ως καθαρό, ένα τιμολόγιο προμηθευτή που πληκτρολογήθηκε δύο φορές επειδή ήρθε με email και ξανά στον σωρό του μήνα. Στην Κύπρο οποιοδήποτε από αυτά μπορεί να επιβάλει επανυποβολή δήλωσης ΦΠΑ, και τίποτα σε ένα πληκτρολογημένο καθολικό δεν δείχνει από πού ήρθε ο αριθμός. Ο ΦΠΑ ανά γραμμή που η πληκτρολόγηση χαλά είναι το θέμα της σελίδας για το λογισμικό ΦΠΑ Κύπρου.
Η αυτοματοποίηση της καταχώρισης δεν σημαίνει ότι παραδίδετε τα βιβλία σε μια μηχανή. Στο Pileform το βήμα ανάγνωσης μόνο μεταγράφει· κάθε ποσό, κάθε ποσό ΦΠΑ και κάθε γραμμή εγγραφής υπολογίζεται έπειτα από ντετερμινιστικό κώδικα σε ακέραια λεπτά, και ό,τι συνάγεται ή δεν συμφωνεί μαρκάρεται κίτρινο ή κόκκινο αντί να περαστεί αθόρυβα. Τα παραστατικά προμηθευτών περνούν από την αυτοματοποίηση τιμολογίων, οι καταστάσεις από την αυτοματοποίηση τραπεζικών καταστάσεων, και ό,τι επιβεβαιώνετε καταχωρείται σε Xero, QuickBooks ή στο λογιστικό σύστημα που ήδη τηρείτε.
Τι αντικαθιστά την πληκτρολόγηση.
Ανεβάστε τον σωρό όπως ήρθε
Ένα PDF, ένας φάκελος σαρώσεων, φωτογραφίες από το κινητό, ένα αρχείο συμπιεσμένο. Ανάμεικτοι προμηθευτές, γλώσσες και νομίσματα σε ένα ανέβασμα, χωρίς ταξινόμηση ή μετονομασία πρώτα.
Ανάγνωση και υπολογισμός
Διαβάζονται τα πεδία της κεφαλίδας και κάθε γραμμή, τα ποσά ξαναϋπολογίζονται σε ακέραια λεπτά, και οι γραμμές συμφωνούνται με τα τυπωμένα σύνολα. Μια σελίδα που δεν διαβάζεται γίνεται μαρκαρισμένη θέση, ποτέ σιωπηλό κενό.
Κωδικοποίηση στους λογαριασμούς σας
Κάθε γραμμή παίρνει προτεινόμενους λογαριασμούς χρέωσης και πίστωσης από το λογιστικό σας σχέδιο: πρώτα οι δικοί σας κανόνες, μετά οι προμηθευτές που θυμάται, και πρόταση AI μόνο όταν δεν ισχύει κανένα από τα δύο.
Επιβεβαίωση, μετά καταχώρηση
Επιβεβαιώνετε, διορθώνετε ή απορρίπτετε κάθε προτεινόμενη εγγραφή, μαζικά ή μία μία. Τα διπλότυπα εντοπίζονται στα ανεβάσματα και στις καταχωρήσεις, και μια επιβεβαιωμένη εγγραφή δεν καταχωρείται ποτέ δύο φορές.
Τι σταματάτε να πληκτρολογείτε.
Τα πεδία που ένας άνθρωπος περνούσε με το χέρι, τώρα διαβασμένα, υπολογισμένα και ελεγμένα πριν τα δείτε.
- Από κάθε παραστατικό
- Προμηθευτής, αριθμός ΦΠΑ, αριθμός τιμολογίου, ημερομηνίες, νόμισμα, μερικό σύνολο, εκπτώσεις, συνολικός ΦΠΑ, σύνολο, ποσό που πληρώθηκε και υπόλοιπο
- Από κάθε γραμμή
- Περιγραφή στη γλώσσα του πρωτοτύπου, ποσότητα, τιμή μονάδας, έκπτωση, συντελεστής ΦΠΑ και ποσό, με κάθε γραμμή να συμφωνεί με το τυπωμένο σύνολο
- Από κάθε τραπεζική κίνηση
- Ημερομηνία, αντισυμβαλλόμενος, ποσό, κατεύθυνση και τρέχον υπόλοιπο, κατηγοριοποιημένα με βάση το λογιστικό σας σχέδιο
- Η κωδικοποίηση
- Προτεινόμενοι λογαριασμοί χρέωσης και πίστωσης ανά γραμμή, από τους κανόνες σας και από τους προμηθευτές που είναι ήδη γνωστοί για τη συγκεκριμένη εταιρεία
- Τι μένει για εσάς
- Γραμμές σημειωμένες ως έτοιμες, ή μαρκαρισμένες κίτρινες για έλεγχο. Κανένας αριθμός δεν επινοείται και καμία σελίδα δεν χάνεται.
Ποιοι σταματούν πρώτοι την πληκτρολόγηση.
Λογιστές σε λογιστικό γραφείο
Ο άνθρωπος που περνά την πρώτη εβδομάδα κάθε τριμήνου πληκτρολογώντας αποδείξεις άλλων. Η δουλειά γίνεται ανάγνωση μιας ουράς ελέγχου και τακτοποίηση των μαρκαρισμένων γραμμών.
Ιδιοκτήτες γραφείων
Περισσότεροι πελάτες χωρίς περισσότερη πληκτρολόγηση, και ρόλοι που επιτρέπουν σε έναν νεότερο να ανεβάζει και σε έναν ελεγκτή να εγκρίνει, ενώ η καταχώρηση μένει στον ιδιοκτήτη.
Επιχειρήσεις που τηρούν τα δικά τους βιβλία
Ένας υπεύθυνος οικονομικών που περνά τιμολόγια προμηθευτών ανάμεσα σε άλλες δουλειές και προτιμά να ελέγχει εγγραφές παρά να τις φτιάχνει.
Αυτοματοποίηση καταχώρισης, απαντήσεις.
Τιμολόγια, αποδείξεις, πιστωτικά σημειώματα, προτιμολόγια και τραπεζικές καταστάσεις, ως PDF ή εικόνες (JPG, PNG, TIFF, BMP, WEBP, HEIC, GIF), σαρωμένα ή ψηφιακά, σε έως έντεκα γλώσσες μαζί με τα ελληνικά.
Οι αριθμοί ούτε πληκτρολογούνται ούτε μαντεύονται. Το βήμα ανάγνωσης αντιγράφει ό,τι είναι τυπωμένο, και ντετερμινιστικός κώδικας υπολογίζει κάθε ποσό και κάθε ποσό ΦΠΑ και ελέγχει τις γραμμές έναντι των συνόλων. Ένας συντελεστής που δεν είναι τυπωμένος συνάγεται και μαρκάρεται για να τον επιβεβαιώσετε, και τα διπλότυπα μπλοκάρονται στα ανεβάσματα και στις καταχωρήσεις.
Όχι. Κάθε προτεινόμενη εγγραφή περιμένει στην ουρά ελέγχου μέχρι να την επιβεβαιώσει κάποιος με τον κατάλληλο ρόλο, και μόνο ο ιδιοκτήτης του λογαριασμού μπορεί να καταχωρήσει. Κάθε εγγραφή κρατά αρχείο για το τι την πρότεινε, με ποια βεβαιότητα και τι έγινε με αυτήν.
Xero, QuickBooks Online, QuickBooks Desktop μέσω Web Connector, Microsoft Dynamics 365 Business Central, BTMS (ως πρόχειρες εγγραφές) και Esoft. Χωρίς σύνδεση κρατάτε το φύλλο Excel και μια εξαγωγή CSV.
Ανά εταιρεία, ναι. Τα εναλλακτικά ονόματα προμηθευτών, οι αριθμοί ΦΠΑ και οι προεπιλεγμένοι κωδικοί λογαριασμών απομνημονεύονται, οι κανόνες κατηγοριοποίησής σας προσαρμόζονται από τις διορθώσεις σας, και η βεβαιότητα για έναν επαναλαμβανόμενο προμηθευτή ανεβαίνει όσο επιβεβαιώνετε τις εγγραφές του.
Σταματήστε να πληκτρολογείτε τον μήνα ενός πελάτη.
Ο δωρεάν λογαριασμός συνοδεύεται από 30 δωρεάν σελίδες επεξεργασίας που δεν λήγουν και δεν χρειάζεται κάρτα. Ανεβάστε έναν σωρό που αλλιώς θα περνούσατε με το χέρι και διαβάστε την ουρά ελέγχου.