Αυτοματοποίηση εξόδων · Κύπρος
Αυτοματοποίηση εξόδων στην Κύπρο: κάθε απόδειξη διαβασμένη, αντιστοιχισμένη με την κάρτα και καταχωρημένη.
Τα έξοδα μιας επιχείρησης φτάνουν ως αποδείξεις καυσίμων, αποδείξεις σούπερ μάρκετ, λογαριασμοί ξενοδοχείων και χρεώσεις κάρτας στο εξωτερικό, μαζεμένα από όποιον ξόδεψε τα χρήματα. Το Pileform τα παραλαμβάνει από τους ανθρώπους που τα έχουν, διαβάζει κάθε γραμμή με τον συντελεστή ΦΠΑ Κύπρου της, τα αντιστοιχίζει με την κατάσταση κάρτας ή τράπεζας, και περνά ελεγμένες εγγραφές στο λογιστικό σας σύστημα με την απόδειξη δίπλα σε καθεμία.
Αυτοματοποίηση εξόδων στην Κύπρο σημαίνει ότι οι αποδείξεις φτάνουν στο καθολικό διαβασμένες, αντιστοιχισμένες και κωδικοποιημένες χωρίς ξαναπληκτρολόγηση. Στο Pileform το προσωπικό ανεβάζει αποδείξεις με τον ρόλο του Ανεβάζοντος, κάθε γραμμή διαβάζεται με τον συντελεστή ΦΠΑ Κύπρου της, οι αποδείξεις αντιστοιχίζονται με την κατάσταση κάρτας ή τράπεζας, και οι ελεγμένες εγγραφές καταχωρούνται με την εικόνα της απόδειξης δίπλα σε καθεμία.
Οι αποδείξεις εξόδων είναι μικρές, πολλές και σκόρπιες.
Οι αποδείξεις εξόδων είναι τα πιο δύσκολα παραστατικά στα βιβλία μιας επιχείρησης για το μέγεθός τους: ένα ξεθωριασμένο χαρτί ταμειακής, μια απόδειξη καυσίμων από το ντουλαπάκι του αυτοκινήτου, ένας λογαριασμός ξενοδοχείου σε άλλο νόμισμα, μια απόδειξη σούπερ μάρκετ με τρεις συντελεστές ΦΠΑ. Τις μαζεύουν άνθρωποι εκτός του τμήματος οικονομικών και φτάνουν αργά στα βιβλία, οπότε η κατάσταση κάρτας δείχνει δαπάνες που τίποτα ακόμη δεν εξηγεί. Ο ΦΠΑ εισροών που διεκδικεί μια επιχείρηση πάνω τους είναι σωστός μόνο όσο ο συντελεστής που διαβάστηκε σε κάθε γραμμή, και ένα σύνολο περασμένο με έναν συντελεστή είναι λάθος προς τη μία ή την άλλη κατεύθυνση. Αυτή η απόφαση ανά γραμμή είναι το θέμα του λογισμικού ΦΠΑ Κύπρου.
Το Pileform είναι στημένο για το τμήμα οικονομικών, όχι για τον άνθρωπο που κρατά την απόδειξη. Το προσωπικό μπορεί να προσκληθεί με τον ρόλο του Ανεβάζοντος: στέλνει αποδείξεις και βλέπει μόνο τα δικά του ανεβάσματα, ποτέ το καθολικό. Το τμήμα οικονομικών ανεβάζει τα υπόλοιπα σε μία παρτίδα ανά περίοδο, από την εφαρμογή web ή την εφαρμογή Windows, και προσθέτει την κατάσταση κάρτας ή τράπεζας στο ίδιο ανέβασμα. Κάθε απόδειξη διαβάζεται γραμμή προς γραμμή, η διαφορά πέντε λεπτών από στρογγυλοποίηση μετρητών μπαίνει στη δική της στήλη Προσαρμογής, και κάθε χρέωση κάρτας αντιστοιχίζεται με την απόδειξη πίσω της, δουλειά της αυτοματοποίησης τραπεζικών καταστάσεων. Οι ελεγμένες εγγραφές καταχωρούνται σε Xero, QuickBooks ή στο λογιστικό σύστημα που ήδη τηρείτε.
Πώς φτάνουν τα έξοδα στο καθολικό.
Από όποιον ξόδεψε
Το προσωπικό που προσκαλείται ως Ανεβάζων στέλνει τις αποδείξεις του και βλέπει μόνο τις δικές του. Το τμήμα οικονομικών ανεβάζει τα υπόλοιπα, φωτογραφίες από κινητό, σαρώσεις και PDF, σε μία παρτίδα ανά περίοδο.
Ανάγνωση γραμμή προς γραμμή
Έμπορος, αριθμός ΦΠΑ, ημερομηνία, νόμισμα, κάθε γραμμή με τον δικό της συντελεστή, τιμές με ή χωρίς ΦΠΑ από τη διατύπωση, και η στρογγυλοποίηση μετρητών στη στήλη Προσαρμογής. Οι περιγραφές μένουν στη γλώσσα που τυπώθηκαν.
Αντιστοίχιση με την κάρτα
Προσθέστε την κατάσταση κάρτας ή τράπεζας στο ίδιο ανέβασμα. Κάθε χρέωση αντιστοιχίζεται με την απόδειξη που την εξηγεί· μια χρέωση χωρίς απόδειξη και μια απόδειξη χωρίς χρέωση εμφανίζονται σε ξεχωριστές λίστες.
Έλεγχος και καταχώρηση
Οι κωδικοί προκύπτουν από τους κανόνες σας και από ό,τι θυμάται το Pileform για κάθε έμπορο. Το τμήμα οικονομικών επιβεβαιώνει στην ουρά ελέγχου, και ο ιδιοκτήτης καταχωρεί στο καθολικό με την εικόνα της απόδειξης δίπλα στην εγγραφή.
Τι καλύπτει εδώ η αυτοματοποίηση εξόδων, και τι όχι.
Η πλευρά των εξόδων από την απόδειξη στο καθολικό. Η απόδοση χρημάτων στο προσωπικό είναι βήμα που κρατά η επιχείρηση.
- Ανά απόδειξη
- Έμπορος, αριθμός ΦΠΑ, ημερομηνία, νόμισμα, σύνολο, συνολικός ΦΠΑ, και κάθε γραμμή με τον δικό της συντελεστή, ακόμη και σε αποδείξεις ταμείου με πολλούς συντελεστές
- Έξοδα στο εξωτερικό
- Αποδείξεις σε έως έντεκα γλώσσες και 55 δικαιοδοσίες ΦΠΑ, η καθεμία στο νόμισμα που τυπώθηκε· τίποτα δεν μετατρέπεται σιωπηλά
- Αντιστοίχιση κάρτας
- Κινήσεις κάρτας και τράπεζας αντιστοιχισμένες με αποδείξεις, με τις χρεώσεις που καμία απόδειξη δεν εξηγεί και τις αποδείξεις που καμία χρέωση δεν εξηγεί σε λίστα
- Ποιος στέλνει τι
- Οι Ανεβάζοντες υποβάλλουν και βλέπουν μόνο τις δικές τους αποδείξεις· το τμήμα οικονομικών ελέγχει· μόνο ο ιδιοκτήτης καταχωρεί
- Δεν περιλαμβάνεται
- Έντυπα αιτήσεων εξόδων, πληρωμές απόδοσης εξόδων και όρια δαπανών ανά υπάλληλο· το Pileform καταχωρεί το έξοδο, δεν αποδίδει χρήματα σε κανέναν
Ποιοι το χρησιμοποιούν για τα έξοδα.
Τμήματα οικονομικών με προσωπικό στον δρόμο
Καύσιμα, στάθμευση, γεύματα και αναλώσιμα από ανθρώπους που δεν ανοίγουν ποτέ το καθολικό, μαζεμένα μέσω του ρόλου του Ανεβάζοντος και διαβασμένα με μία επεξεργασία.
Επιχειρήσεις με εταιρικές κάρτες
Καταστάσεις κάρτας αντιστοιχισμένες με τις αποδείξεις πίσω τους, ώστε οι ανεξήγητες δαπάνες του μήνα να είναι μια λίστα, όχι ένα κυνήγι.
Φιλοξενία, λιανικό και χονδρικό εμπόριο
Αποδείξεις σούπερ μάρκετ και χονδρεμπόρων με ανάμεικτους συντελεστές ΦΠΑ σε ένα χαρτί, χωρισμένες ανά γραμμή ώστε ο ΦΠΑ εισροών να ακολουθεί αυτό που πραγματικά αγοράστηκε.
Αυτοματοποίηση εξόδων, απαντήσεις.
Ναι. Μια φωτογραφία από κινητό είναι εικόνα, και οι εικόνες (JPG, PNG, HEIC και άλλες) διαβάζονται όπως κάθε άλλο παραστατικό. Η εφαρμογή για κινητά είναι σε προεπισκόπηση· οι διαδρομές σε γενική χρήση είναι η εφαρμογή web σε οποιονδήποτε φυλλομετρητή και η εφαρμογή Windows, με το προσωπικό να στέλνει τις αποδείξεις του ως Ανεβάζων.
Ναι. Ο ρόλος του Ανεβάζοντος υποβάλλει παραστατικά και βλέπει μόνο τα δικά του ανεβάσματα. Δεν μπορεί να διαβάσει το καθολικό, το λογιστικό σχέδιο, τους αντισυμβαλλόμενους ή τα αρχεία άλλων.
Όχι. Το Pileform διαβάζει, κωδικοποιεί, αντιστοιχίζει και καταχωρεί τις αποδείξεις. Η έγκριση μιας αίτησης εξόδων και η απόδοση χρημάτων στο προσωπικό μένουν στην επιχείρηση και την τράπεζά της.
Ανά γραμμή. Μια απόδειξη με ανάμεικτους συντελεστές χωρίζεται ώστε κάθε γραμμή να έχει τον δικό της κυπριακό συντελεστή και οι γραμμές να συμφωνούν με το τυπωμένο σύνολο. Αν δεν υπάρχει τυπωμένος συντελεστής, συνάγεται ένας και η γραμμή μαρκάρεται κίτρινη για να τον επιβεβαιώσετε.
Όχι. Η κατάσταση κάρτας ή τράπεζας είναι αρχείο που εξάγετε και προσθέτετε στο ανέβασμα. Το Pileform το διαβάζει και αντιστοιχίζει κάθε κίνηση με μια απόδειξη· δεν συνδέεται ποτέ με τράπεζα και δεν μετακινεί ποτέ χρήματα.
Στείλτε έναν μήνα εξόδων.
Ο δωρεάν λογαριασμός συνοδεύεται από 30 δωρεάν σελίδες επεξεργασίας που δεν λήγουν και δεν χρειάζεται κάρτα. Προσθέστε την κατάσταση κάρτας στο ίδιο ανέβασμα και δείτε τι αντιστοιχίζεται.