Λίστα ελέγχου συμφωνίας τράπεζας για λογιστές.

01Πριν αντιστοιχίσετε οτιδήποτε

Οι περισσότερες συμφωνίες που στραβώνουν στραβώνουν πριν από την πρώτη αντιστοίχιση, γιατί η κατάσταση που συμφωνείται δεν είναι ολόκληρη η κατάσταση. Πέντε έλεγχοι πρώτα.

• Υπάρχει κάθε σελίδα. Η αρίθμηση των σελίδων δεν έχει κενά, και η τελευταία σελίδα έχει το υπόλοιπο κλεισίματος.
• Υπάρχει κάθε λογαριασμός. Τρεχούμενος, ταμιευτηρίου, λογαριασμοί καρτών και κάθε λογαριασμός σε ξένο νόμισμα που έχει ο πελάτης. Μια πληρωμή που φαίνεται να μην έχει αντιστοίχιση συχνά έφυγε από λογαριασμό που δεν έστειλε κανείς.
• Το υπόλοιπο έναρξης συμφωνεί με το υπόλοιπο κλεισίματος της προηγούμενης περιόδου, στην κατάσταση και στα βιβλία. Αν δεν συμφωνεί, η διαφορά ανήκει στην προηγούμενη περίοδο και διορθώνεται εκεί πρώτα.
• Το τρέχον υπόλοιπο είναι συνεχές. Το υπόλοιπο κάθε γραμμής ισούται με το προηγούμενο υπόλοιπο συν ή πλην τη γραμμή. Ένα κενό σημαίνει σελίδα που λείπει, γραμμή που διαβάστηκε λάθος ή κατάσταση που επεξεργάστηκε κάποιος.
• Η περίοδος ταιριάζει. Οι ημερομηνίες της κατάστασης καλύπτουν την περίοδο που κλείνει, ούτε περισσότερο ούτε λιγότερο.

Όταν την κατάσταση την εξάγει εργαλείο, οι ίδιοι έλεγχοι ισχύουν για την έξοδό του. Το Pileform διαβάζει το τρέχον υπόλοιπο κάθε κίνησης μαζί με την ημερομηνία, την ένδειξη αντισυμβαλλομένου, το ποσό, την κατεύθυνση και τον τύπο, οπότε ο έλεγχος συνέχειας γίνεται σύγκριση και όχι ξαναπληκτρολόγηση. Διαβάζει αρχεία καταστάσεων που ήδη έχετε· δεν συνδέεται με την τράπεζα.

02Αντιστοίχιση, με σειρά βεβαιότητας

Αντιστοιχίστε πρώτα τις εύκολες γραμμές, ώστε οι δύσκολες να φαίνονται και να είναι λίγες.

• Τραπεζικά έξοδα, τόκοι και προμήθειες καρτών. Έχουν τυπικό χειρισμό και σπάνια χρειάζονται παραστατικό. Κωδικοποιήστε τα και προχωρήστε.
• Γνωστοί αντισυμβαλλόμενοι. Τακτικοί προμηθευτές, ενοίκιο, λογαριασμοί κοινής ωφέλειας, μεταφορές μισθοδοσίας. Αντιστοιχίστε καθέναν με το τιμολόγιο ή την επαναλαμβανόμενη εγγραφή του, και ελέγξτε το ποσό, όχι μόνο το όνομα.
• Πληρωμές που εξοφλούν πολλά τιμολόγια. Καταγράψτε την κατανομή σε κάθε τιμολόγιο. Ένα έμβασμα που πληρώνει τρία τιμολόγια είναι τρεις αντιστοιχίσεις, όχι μία εικασία.
• Μερικές πληρωμές. Μια πληρωμή τέσσερα ευρώ κάτω από το τιμολόγιό της είναι αντιστοιχισμένη με υπόλοιπο, και το υπόλοιπο είναι εύρημα, όχι στρογγυλοποίηση.
• Εισπράξεις από πελάτες. Αντιστοιχίστε τις με τιμολόγια πωλήσεων με τον ίδιο τρόπο, με την ίδια προσοχή στις μερικές πληρωμές.
• Όλα τα άλλα. Ό,τι μένει πηγαίνει σε άνθρωπο, με το ποσό και την ημερομηνία ορατά.

Αυτό είναι το βήμα που το λογισμικό συντομεύει περισσότερο. Στην αυτοματοποίηση τραπεζικών καταστάσεων, το Pileform τρέχει την ίδια σειρά σε βαθμίδες: προεπιλογές ανά τύπο κίνησης, μετά προσεγγιστική αντιστοίχιση με τους αντισυμβαλλόμενους που ήδη γνωρίζει για την εταιρεία, μετά το λογιστικό σχέδιο, μετά άνθρωπος, με την κατανομή σε πολλά τιμολόγια καταγεγραμμένη και όχι υπονοούμενη. Το άρθρο για τη συμφωνία κατάστασης δείχνει την αντιστοίχιση γραμμή προς γραμμή· αυτή η λίστα είναι το πλαίσιο γύρω της.

03Τα υπόλοιπα και οι δύσκολες γραμμές

Όταν η αντιστοίχιση σταματά, μένουν δύο λίστες, και μια ολοκληρωμένη συμφωνία δίνει αιτία για κάθε στοιχείο και των δύο.

• Χρήματα που κανένα παραστατικό δεν εξηγεί. Πληρωμές χωρίς τίποτα απέναντί τους. Ρωτήστε τον πελάτη· μην τις παρκάρετε σε μεταβατικό λογαριασμό χωρίς σημείωση για το ποιος ρωτήθηκε και πότε.
• Παραστατικά που καμία πληρωμή δεν εξηγεί. Αποδείξεις και τιμολόγια της περιόδου που καμία γραμμή της κατάστασης δεν εξοφλεί. Πληρωμένα με μετρητά, από άλλο λογαριασμό, όχι ακόμη πληρωμένα, ή διπλότυπα: καθένα είναι διαφορετική απάντηση με διαφορετική εγγραφή.

Μετά οι γραμμές που θέλουν δεύτερη ματιά ακόμη κι όταν ταιριάζουν:

• Διπλότυπα. Το ίδιο τιμολόγιο δύο φορές στον σωρό, ή ήδη καταχωρημένο την προηγούμενη περίοδο.
• Πληρωμές σε ξένο νόμισμα. Η ισοτιμία της τράπεζας και το νόμισμα του τιμολογίου σπάνια συμφωνούν στο λεπτό· καταγράψτε τη διαφορά ως αυτό που είναι.
• Μεταφορές ανάμεσα σε λογαριασμούς του ίδιου πελάτη. Και οι δύο πλευρές πρέπει να εμφανίζονται, και στις δύο καταστάσεις, και να μηδενίζουν.
• Αντιλογισμοί και επιστροφές. Μια χρέωση και ο αντιλογισμός της πρέπει να αντιστοιχιστούν και οι δύο, όχι να αγνοηθούν και οι δύο.
• Πληρωμές διευθυντών και συνδεδεμένων προσώπων. Προσωπικά έξοδα από τον εταιρικό λογαριασμό χρειάζονται δικό τους χειρισμό και δική τους σημείωση.

04Κλείσιμο και υπογραφή

Η συμφωνία έχει κλείσει όταν τέσσερα πράγματα ισχύουν και είναι γραμμένα.

• Τα υπόλοιπα συμφωνούν. Το υπόλοιπο τράπεζας στα βιβλία στο τέλος της περιόδου ισούται με το υπόλοιπο κλεισίματος της κατάστασης, αφού καταγραφούν ένα προς ένα τα χρονικά στοιχεία (πληρωμές που καταχωρήθηκαν αλλά δεν εκκαθαρίστηκαν ακόμη, εισπράξεις καθ' οδόν).
• Κάθε ανοιχτό θέμα έχει αιτία και υπεύθυνο. Ποιος το κυνηγά, και μέχρι πότε.
• Οι εγγραφές είναι καταχωρημένες. Οι αντιστοιχισμένες κινήσεις είναι στα βιβλία ως διπλογραφικές γραμμές, όχι ως λίστα μίας στήλης.
• Ο φάκελος δείχνει τη δουλειά του. Η κατάσταση, τα αντιστοιχισμένα παραστατικά και τα δύο υπόλοιπα φυλάσσονται μαζί, ώστε ο επόμενος, ή ένας ελεγκτής, να παρακολουθεί κάθε απόφαση.

Μεταφέρετε τα ανοιχτά θέματα στη συμφωνία της επόμενης περιόδου ως πρώτο της έλεγχο. Στο Pileform, οι επιβεβαιωμένες κινήσεις καταχωρούνται ως διπλογραφικές γραμμές σε Xero, QuickBooks, Business Central, BTMS ή Esoft, και τίποτα δεν καταχωρείται πριν το επιβεβαιώσει άνθρωπος. Για το πώς συγκρίνεται η πλευρά του λογισμικού, δείτε το λογισμικό συμφωνίας τραπεζικών λογαριασμών.