Αυτοματοποίηση τριμήνου ΦΠΑ στην Κύπρο, βήμα βήμα.

01Πριν κλείσει το τρίμηνο

Τα συντομότερα κλεισίματα τριμήνου είναι εκείνα που ξεκινούν πριν ξεκινήσει το τρίμηνο. Μια κυπριακή δήλωση ΦΠΑ υποβάλλεται έως τη 10η μέρα του δεύτερου μήνα μετά τη λήξη της περιόδου: στον τυπικό κύκλο, το Α' τρίμηνο έως 10 Μαΐου, το Β' έως 10 Αυγούστου, το Γ' έως 10 Νοεμβρίου και το Δ' έως 10 Φεβρουαρίου. Τα δικά σας τρίμηνα μπορεί να αρχίζουν άλλους μήνες· το πιστοποιητικό εγγραφής ΦΠΑ λέει ποιους.

Δύο πράγματα αξίζει να γίνουν τις πρώτες εβδομάδες, όχι τις τελευταίες.

• Βάλτε τις ημερομηνίες κάπου που φωνάζουν. Το ημερολόγιο συμμόρφωσης του Pileform παρακολουθεί τις υποχρεώσεις ΦΠΑ, VIES, Έκτακτης Εισφοράς για την Άμυνα (ΕΕΑ) και PAYE ανά εταιρεία, οπότε ένα γραφείο με είκοσι πελάτες βλέπει τι λήγει και πότε σε μία οθόνη αντί σε είκοσι λογιστικά φύλλα.
• Δεχτείτε τον σωρό όπως έρχεται. Οι πελάτες στέλνουν ένα τρίμηνο ως ένα PDF, μερικές φωτογραφίες από κινητό, ένα σαρωμένο πακέτο. Το ανέβασμά τους καθώς φτάνουν, αντί να περιμένετε το τελευταίο, απλώνει τον έλεγχο σε όλο το τρίμηνο. Το Pileform δέχεται PDF και συνήθεις μορφές εικόνας όπως στάλθηκαν, σε έως 11 γλώσσες, χωρίς ταξινόμηση ή μετονομασία πρώτα.

Μετράει και η πρόσβαση. Το TFA λειτουργεί με CY Login, και ο λογιστής υποβάλλει μέσω εξουσιοδότησης αντιπροσώπου που εγκρίνει κάθε πελάτης· ο οδηγός υποβολής στο TFA εξηγεί πώς στήνονται και τα δύο πριν από την εβδομάδα της προθεσμίας.

02Από τον σωρό στις προτεινόμενες εγγραφές

Αυτό είναι το βήμα που έπαιρνε την εβδομάδα, και αυτό που αλλάζει περισσότερο με το λογισμικό.

• Εξαγωγή. Κάθε σελίδα διαβάζεται: προμηθευτής, αριθμός ΦΠΑ, ημερομηνίες, νόμισμα και κάθε γραμμή, με την περιγραφή στη γλώσσα του πρωτοτύπου. Τα πολυσέλιδα τιμολόγια ενώνονται· μια σελίδα που δεν διαβάζεται γίνεται μαρκαρισμένη θέση και δεν χάνεται.
• ΦΠΑ ανά γραμμή. Κάθε γραμμή παίρνει τον κυπριακό συντελεστή που είναι τυπωμένος δίπλα της, στους πέντε συντελεστές (19 / 9 / 5 / 3 / 0), ή τον συντελεστή της χώρας του προμηθευτή σε 55 δικαιοδοσίες. Το αν η τιμή είναι με ή χωρίς ΦΠΑ διαβάζεται από τη διατύπωση του παραστατικού, και τα τιμολόγια αντίστροφης χρέωσης αναγνωρίζονται.
• Αριθμητική. Ντετερμινιστικός κώδικας συμφωνεί τις γραμμές με το τυπωμένο σύνολο σε ακέραια λεπτά, με τη στρογγυλοποίηση μετρητών σε δική της στήλη Προσαρμογής.
• Κωδικοποίηση. Κάθε γραμμή προτείνεται σε λογαριασμό του λογιστικού σχεδίου της εταιρείας, συγχρονισμένου από το σύστημά της, με κανόνες και γνωστούς προμηθευτές πρώτα.

Ένα τυπικό PDF τέλους τριμήνου 200 σελίδων επιστρέφει σε περίπου 12 λεπτά ως φύλλο Excel, μία καρτέλα ανά προμηθευτή, με ενσωματωμένες τις εικόνες των πρωτοτύπων και προτεινόμενες εγγραφές έτοιμες για έλεγχο. Τίποτα δεν έχει καταχωρηθεί ακόμη, και τίποτα δεν θα καταχωρηθεί μέχρι να το πει άνθρωπος.

03Έλεγχος, αντιστοίχιση, καταχώρηση

Η αυτοματοποίηση δεν καταργεί τον έλεγχο· τον περιορίζει στις γραμμές που χρειάζονται άνθρωπο.

• Πρώτα οι μαρκαρισμένες. Γραμμές με συμπερασμένο συντελεστή, ημερομηνία ή προμηθευτή είναι χρωματισμένες κίτρινες· ένα παραστατικό που δεν συμφωνεί, ή μια αποτυχία ΦΠΑ, είναι κόκκινα. Αυτές ανοίγετε. Τις υπόλοιπες μπορείτε να τις επιβεβαιώσετε μαζικά, αφού πειστείτε για τον σωρό.
• Αντιστοιχίστε την τράπεζα. Ανεβάστε τις τραπεζικές καταστάσεις του τριμήνου ως PDF. Κάθε κίνηση εξάγεται και κατηγοριοποιείται σε βαθμίδες, και οι πληρωμές αντιστοιχίζονται με τα παραστατικά που τις εξηγούν. Ό,τι μένει είναι δύο λίστες: χρήματα που κανένα παραστατικό δεν εξηγεί, και παραστατικά που καμία πληρωμή δεν εξηγεί. Και οι δύο χρειάζονται απάντηση από τον πελάτη πριν από τη δήλωση, όχι μετά. Το άρθρο για τη συμφωνία κατάστασης εξετάζει αυτό το βήμα αναλυτικά.
• Πιάστε τα διπλότυπα. Το ίδιο τιμολόγιο σταλμένο δύο φορές, ή ήδη καταχωρημένο το προηγούμενο τρίμηνο, εντοπίζεται σε ανεβάσματα και σε καταχωρήσεις.
• Καταχώρηση. Οι επιβεβαιωμένες εγγραφές καταχωρούνται σε Xero, QuickBooks, Business Central, BTMS ή Esoft, ταυτοδύναμα, ώστε μια επανάληψη να μην περάσει ποτέ μια εγγραφή δύο φορές. Μόνο ο ιδιοκτήτης του λογαριασμού καταχωρεί· το προσωπικό μπορεί να ελέγχει και οι πελάτες να ανεβάζουν.

04Η δήλωση: προετοιμασμένη, ελεγμένη, υποβληθείσα από εσάς

Με το τρίμηνο καταχωρημένο, η δήλωση είναι θέμα ανάγνωσης των βιβλίων, και είναι το κομμάτι που αυτοματοποιείται τελευταίο και ελέγχεται πιο προσεκτικά.

• Το προσχέδιο. Το Pileform ετοιμάζει προσχέδιο δήλωσης ΦΠΑ από τα καταχωρημένα βιβλία, για έλεγχο. Ο ΦΠΑ εκροών, ο ΦΠΑ εισροών, τα ποσά αντίστροφης χρέωσης και στα δύο πεδία, και τα σύνολα πωλήσεων και αγορών προέρχονται από εγγραφές που έχει ήδη επιβεβαιώσει άνθρωπος.
• VIES. Για την ίδια περίοδο παράγεται δήλωση VIES, ώστε τα ενδοκοινοτικά ποσά της δήλωσης και της δήλωσης VIES να συμφωνηθούν πριν υποβληθεί οποιαδήποτε.
• Ο έλεγχος. Συγκρίνετε το προσχέδιο με το φύλλο ανά προμηθευτή. Κάθε ποσό της δήλωσης πρέπει να οδηγεί σε γραμμές, και κάθε γραμμή σε μια εικόνα πρωτοτύπου στο ίδιο αρχείο.
• Η υποβολή. Υποβάλλετε εσείς στο TFA, και πληρώνετε μέσα από αυτό. Το Pileform δεν υποβάλλει, δεν αποστέλλει και δεν πληρώνει τίποτα, και δεν μεταφέρει ποτέ χρήματα.

Υποβάλετε μερικές μέρες νωρίτερα. Το TFA έχει παρουσιάσει πολυήμερες διακοπές, μεταξύ άλλων μία την άνοιξη του 2026 που οδήγησε το Τμήμα Φορολογίας να παρατείνει τις προθεσμίες ΦΠΑ και VIES· η παράταση δεν είναι ποτέ εγγυημένη. Κρατήστε το φύλλο στον φάκελο ΦΠΑ: είναι η απάντηση όταν το Τμήμα Φορολογίας ρωτήσει αργότερα για την περίοδο. Για την πλευρά της προετοιμασίας, δείτε την αυτοματοποίηση δήλωσης ΦΠΑ και το λογισμικό ΦΠΑ Κύπρου.