Δήλωση VIES στην Κύπρο: πώς και πότε υποβάλλεται.

01Η σύντομη απάντηση

Ο Συγκεντρωτικός Πίνακας VIES είναι ο τρόπος με τον οποίο το Τμήμα Φορολογίας Κύπρου ενημερώνει τις άλλες φορολογικές αρχές της ΕΕ για ό,τι πωλήσατε, χωρίς ΦΠΑ, σε δικές τους επιχειρήσεις. Τα βασικά:

Η δήλωση είναι μηνιαία, ενώ οι περισσότερες δηλώσεις ΦΠΑ είναι τριμηνιαίες, οπότε μια επιχείρηση με τακτικές πωλήσεις στην ΕΕ υποβάλλει τρεις δηλώσεις VIES για κάθε δήλωση ΦΠΑ. Οι τρεις πρέπει να συμφωνούν με τη δήλωση ΦΠΑ, όπως εξηγεί η ενότητα 6.

02Ποιος υποχρεούται να υποβάλει

Η υποχρέωση προκύπτει από το είδος της παράδοσης, όχι από το μέγεθός της. Δεν υπάρχει όριο αξίας: η πρώτη σχετική πώληση τη δημιουργεί. Υποβάλλετε δήλωση VIES για κάθε μήνα στον οποίο κάνατε κάποιο από τα εξής:

• Ενδοκοινοτικές παραδόσεις αγαθών: αγαθά που πωλήθηκαν σε εγγεγραμμένη στον ΦΠΑ επιχείρηση άλλου κράτους μέλους και μεταφέρθηκαν εκεί. Η πώληση είναι μηδενικού συντελεστή· ο πελάτης λογοδοτεί για τον ΦΠΑ στη χώρα του.
• Υπηρεσίες με αντίστροφη χρέωση: υπηρεσίες προς εγγεγραμμένη στον ΦΠΑ επιχείρηση άλλου κράτους μέλους, όπου ο γενικός κανόνας για συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων μεταφέρει τον ΦΠΑ στον πελάτη. Συμβουλευτικές υπηρεσίες, ανάπτυξη λογισμικού, μάρκετινγκ και υπηρεσίες διαχείρισης προς εταιρεία της ΕΕ είναι οι συνηθισμένες κυπριακές περιπτώσεις.
• Τριγωνικές συναλλαγές: αλυσίδα τριών επιχειρήσεων σε τρία κράτη μέλη, όπου τα αγαθά μεταφέρονται απευθείας από την πρώτη στην τελευταία. Το Τμήμα Φορολογίας αντιμετωπίζει το δικό σας σκέλος ως ενδοκοινοτική παράδοση αγαθών, και περιλαμβάνεται στη δήλωση.

Οι πωλήσεις σε καταναλωτές, οι πωλήσεις σε πελάτες εντός Κύπρου και οι εξαγωγές αγαθών εκτός ΕΕ δεν δηλώνονται στο VIES. Ο οδηγός για την αντίστροφη χρέωση ΦΠΑ εξηγεί για ποιες υπηρεσίες λογοδοτεί ο πελάτης.

03Τι περιέχει κάθε γραμμή

Η δήλωση είναι κατάλογος πελατών, όχι τιμολογίων. Για κάθε πελάτη και κάθε μήνα περιλαμβάνει:

• Τον αριθμό μητρώου ΦΠΑ του πελάτη, με το διψήφιο πρόθεμα χώρας (DE, FR, EL κ.λπ.). Σε αυτό το πεδίο γίνεται όλη η αντιστοίχιση: η φορολογική αρχή του πελάτη συγκρίνει το δικό σας ποσό με όσα δήλωσε η επιχείρησή του ως αποκτήσεις.
• Τη συνολική αξία των παραδόσεων προς τον πελάτη μέσα στον μήνα, χωρίς ΦΠΑ, χωρισμένη ανά είδος: αγαθά, υπηρεσίες και τριγωνικές συναλλαγές.

Δύο συνήθειες προλαμβάνουν τα περισσότερα προβλήματα. Επαληθεύετε τον αριθμό κάθε πελάτη στην υπηρεσία επαλήθευσης VIES της Ευρωπαϊκής Επιτροπής πριν εκδώσετε τιμολόγιο, και κρατάτε το αποτέλεσμα· με άκυρο αριθμό η παράδοση δεν είναι καν ενδοκοινοτική, και ο μηδενικός συντελεστής χάνεται. Και βεβαιωθείτε ότι το ίδιο το τιμολόγιο αναγράφει τον αριθμό ΦΠΑ του πελάτη και τη σημείωση αντίστροφης χρέωσης ή μηδενικού συντελεστή, όπως περιγράφει ο οδηγός για το έγκυρο τιμολόγιο ΦΠΑ.

04Η προθεσμία: μηνιαία, έως τις 15

Κάθε δήλωση υποβάλλεται έως την 15η ημέρα του μήνα που ακολουθεί τον μήνα που καλύπτει. Οι παραδόσεις του Ιανουαρίου δηλώνονται έως τις 15 Φεβρουαρίου, του Φεβρουαρίου έως τις 15 Μαρτίου, και ούτω καθεξής.

Ο ρυθμός αυτός είναι ανεξάρτητος από τη δήλωση ΦΠΑ, η οποία για τις περισσότερες επιχειρήσεις είναι τριμηνιαία και υποβάλλεται έως τη 10η ημέρα του δεύτερου μήνα μετά το τέλος του τριμήνου. Τα δύο ημερολόγια συναντώνται τις ίδιες εβδομάδες: η δήλωση VIES για τον τελευταίο μήνα ενός τριμήνου λήγει ενώ η δήλωση ΦΠΑ του τριμήνου ακόμη ετοιμάζεται. Ο υπολογιστής προθεσμίας δήλωσης ΦΠΑ δίνει τις ημερομηνίες για τα συνήθη τρίμηνα.

Το Τμήμα Φορολογίας έχει παρατείνει προθεσμίες VIES όταν η πύλη ήταν εκτός λειτουργίας, πιο πρόσφατα τον Ιούλιο του 2025 και τον Μάιο του 2026. Η παράταση αφορά μόνο εκείνη την περίοδο και ανακοινώνεται, δεν τεκμαίρεται. Υποβάλετε λίγες ημέρες νωρίτερα και μια διακοπή λειτουργίας δεν γίνεται ποτέ δικό σας πρόβλημα.

05Πού υποβάλλεται: στο TFA, όχι στο TAXISnet

Οι δηλώσεις VIES υποβάλλονται στην πύλη Tax For All (TFA). Ο ΦΠΑ και το VIES ήταν οι πρώτες υποχρεώσεις που μεταφέρθηκαν εκεί, στο πρώτο στάδιο του TFA στις 27 Μαρτίου 2023· από τότε κανένα από τα δύο δεν υποβάλλεται στο TAXISnet. Στο TFA, η δήλωση βρίσκεται στις δηλώσεις: επιλέγετε υποβολή δήλωσης και ως είδος φόρου το VIES.

Η πρόσβαση λειτουργεί όπως και για τη δήλωση ΦΠΑ: επαληθευμένο προφίλ CY Login, η επιχείρηση στο Φορολογικό Μητρώο του TFA, και εξουσιοδότηση αντιπροσώπου αν υποβάλλει λογιστής για τον πελάτη. Ο οδηγός υποβολής της δήλωσης ΦΠΑ στο TFA περιγράφει αυτή τη ρύθμιση. Στο TAXISnet υποβάλλονται προς το παρόν οι δηλώσεις φόρου εισοδήματος, γι’ αυτό ακούγονται ακόμη και τα δύο ονόματα· για ΦΠΑ και VIES, η πύλη είναι το TFA.

06Πώς συνδέεται η δήλωση με τη δήλωση ΦΠΑ

Η δήλωση ΦΠΑ περιέχει τις ίδιες παραδόσεις ως σύνολα τριμήνου, σε ειδικά τετραγωνίδια:

• Τετραγωνίδιο 8Α: η συνολική αξία, χωρίς ΦΠΑ, των ενδοκοινοτικών παραδόσεων αγαθών·
• Τετραγωνίδιο 8Β: η συνολική αξία των υπηρεσιών προς πελάτες σε άλλα κράτη μέλη·
• Τετραγωνίδιο 10: παραδόσεις εκτός πεδίου εφαρμογής του κυπριακού ΦΠΑ, στις οποίες περιλαμβάνονται οι τριγωνικές συναλλαγές.

Για επιχείρηση με τριμηνιαία δήλωση, οι τρεις μηνιαίες δηλώσεις VIES του τριμήνου πρέπει να αθροίζονται στα ποσά των τετραγωνιδίων 8Α και 8Β. Όταν δεν συμφωνούν, οι συνηθισμένες αιτίες είναι ένα τιμολόγιο με ημερομηνία ενός μήνα που δηλώθηκε σε άλλον, ένα πιστωτικό σημείωμα που λείπει από τη μία πλευρά, ή μια πώληση σε πελάτη του οποίου ο αριθμός αποδείχθηκε άκυρος. Συμφωνήστε τα δύο πριν υποβάλετε οποιοδήποτε. Η ασυμφωνία είναι αυτό που προκαλεί ερωτήματα από το Τμήμα Φορολογίας, και η απάντηση μήνες αργότερα είναι δυσκολότερη από τη διόρθωση του ποσού τώρα.

07Διορθώσεις, και μήνες χωρίς τίποτα να δηλωθεί

Λάθος ποσό ή λάθος αριθμός ΦΠΑ σε υποβληθείσα δήλωση διορθώνεται στο TFA. Η προθεσμία του Τμήματος Φορολογίας για διορθώσεις είναι το τέλος του μήνα που ακολουθεί τον μήνα στον οποίο αφορά η διόρθωση· διόρθωση μετά από αυτή κοστίζει €15. Αν το ίδιο λάθος επηρεάζει και τα τετραγωνίδια 8Α ή 8Β, διορθώστε και τη δήλωση ΦΠΑ, ώστε οι δύο να συμφωνούν.

Οι μήνες χωρίς σχετικές παραδόσεις είναι το μόνο σημείο όπου οι δημοσιευμένες οδηγίες δεν συμφωνούν: κάποιες πηγές αναφέρουν ότι όποιος είναι εγγεγραμμένος στο VIES υποβάλλει κενή δήλωση, άλλες ότι δεν οφείλεται τίποτα. Αντί να μαντέψετε, ρωτήστε το Τμήμα Φορολογίας πώς είναι ρυθμισμένη η εγγραφή σας, ή δείτε τις ερωτήσεις και απαντήσεις για το VIES, και ακολουθήστε αυτή την απάντηση με συνέπεια.

08Τι κοστίζει η καθυστέρηση

Δήλωση που υποβάλλεται μετά τις 15 κοστίζει €50. Η επιβάρυνση είναι ανά δήλωση, οπότε μια επιχείρηση που ξεχνά το VIES για ένα ολόκληρο τρίμηνο την οφείλει τρεις φορές, και τα στοιχεία πρέπει ακόμη να υποβληθούν.

Το μεγαλύτερο κόστος συνήθως βρίσκεται αλλού. Πωλήσεις στην ΕΕ που λείπουν από τη δήλωση VIES συνήθως λείπουν ή είναι σε λάθος θέση και στη δήλωση ΦΠΑ, και μια ενδοκοινοτική παράδοση που δεν τεκμηριώνεται, με επαληθευμένο αριθμό και απόδειξη ότι τα αγαθά έφυγαν από την Κύπρο, μπορεί να χάσει τον μηδενικό συντελεστή. Ο οδηγός για τα πρόστιμα ΦΠΑ στην Κύπρο παρουσιάζει τις επιβαρύνσεις από την πλευρά της δήλωσης ΦΠΑ.

09Το Intrastat είναι ξεχωριστή δήλωση

Οι επιχειρήσεις που διακινούν φυσικά αγαθά από και προς άλλα κράτη μέλη μπορεί να έχουν και υποχρέωση Intrastat: στατιστική δήλωση για αφίξεις και αποστολές αγαθών, που συλλέγεται για τη Στατιστική Υπηρεσία Κύπρου (ΚΥΣΤΑΤ). Δεν είναι φορολογική δήλωση, δεν καλύπτει υπηρεσίες, έχει δικά της ετήσια όρια αξίας και δική της μηνιαία προθεσμία, και η υποβολή VIES δεν την καλύπτει. Αν διακινείτε αγαθά εντός ΕΕ σε όγκο, ελέγχετε κάθε χρόνο τα ισχύοντα όρια.

10Πού ταιριάζει το Pileform

Μια δήλωση VIES είναι τόσο καλή όσο τα τιμολόγια πίσω της. Το Pileform προετοιμάζει το έδαφος και αφήνει την υποβολή σε εσάς:

• Διαβάζει κάθε τιμολόγιο γραμμή προς γραμμή, κρατά τον αριθμό ΦΠΑ πελάτη ή προμηθευτή με το πρόθεμα χώρας, και επισημαίνει πιθανές περιπτώσεις αντίστροφης χρέωσης για έλεγχο αντί να μαντεύει.
• Δημιουργεί τη δήλωση VIES από τις καταχωρημένες ενδοκοινοτικές παραδόσεις της περιόδου, και ετοιμάζει το προσχέδιο της δήλωσης ΦΠΑ από τα ίδια βιβλία, ώστε τα τετραγωνίδια 8Α και 8Β και οι μηνιαίες δηλώσεις να προέρχονται από ένα σύνολο στοιχείων.
• Το ημερολόγιο συμμόρφωσης παρακολουθεί τις ημερομηνίες ΦΠΑ και VIES ανά εταιρεία, ώστε η 15 του μήνα να μη φτάνει απροειδοποίητα.

Ένας άνθρωπος ελέγχει κάθε αρχείο και το υποβάλλει στο TFA· το Pileform δεν υποβάλλει ούτε διαβιβάζει τίποτα. Για τη γενικότερη εικόνα, δείτε το λογισμικό ΦΠΑ για την Κύπρο και τα βασικά του κυπριακού ΦΠΑ. Οι ερωτήσεις και απαντήσεις του Τμήματος Φορολογίας για το VIES είναι η κύρια πηγή αναφοράς για όλα τα παραπάνω.