Πώς να επιλέξετε λογιστικό πρόγραμμα στην Κύπρο.

01Η πρώτη απόφαση: καθολικό, τροφοδότης, ή και τα δύο

Ο όρος «λογιστικό πρόγραμμα» καλύπτει δύο διαφορετικές δουλειές. Το καθολικό είναι το βιβλίο αναφοράς: λογιστικό σχέδιο, τιμολόγηση, αναφορές, το ισοζύγιο που υπογράφει ο ελεγκτής σας. Το επίπεδο επεξεργασίας είναι αυτό που φέρνει τα παραστατικά του μήνα σε αυτό το καθολικό: ανάγνωση αποδείξεων και τιμολογίων, απόφαση για τον ΦΠΑ, αντιστοίχιση της τραπεζικής κατάστασης, και καταχώρηση ελεγμένων εγγραφών.

Ορισμένα προϊόντα κάνουν και τα δύο· πολλά κάνουν καλά το ένα. Σε μια κυπριακή επιχείρηση που επιλέγει λογισμικό προτείνεται συνήθως είτε ένα τοπικό καθολικό που ξέρει τον κυπριακό ΦΠΑ, είτε ένα διεθνές καθολικό που ξέρει τα πάντα εκτός από την Κύπρο, και και στις δύο περιπτώσεις η στοίβα των προμηθευτών μπορεί να καταλήξει να πληκτρολογείται με το χέρι. Το να ξέρετε ποια από τις δύο δουλειές σας κοστίζει πραγματικά τις ώρες είναι η βάση μιας καλής επιλογής.

02Τα τρία είδη εργαλείων που θα σας προταθούν

Ένας δίκαιος χάρτης της κυπριακής αγοράς, με ό,τι κάνει καλά το κάθε είδος:

Δεν αλληλοαποκλείονται. Μια συνηθισμένη κυπριακή διάταξη είναι ένα διεθνές καθολικό με ένα επίπεδο επεξεργασίας μπροστά του· άλλη είναι ένα τοπικό καθολικό που χρησιμοποιεί μόνη της μια μικρή επιχείρηση με λίγα χαρτιά. Οι σελίδες σύγκρισης ξεκινούν με ό,τι κάνει καλύτερα κάθε ανταγωνιστής, και η επισκόπηση λογισμικού λογιστικής αυτοματοποίησης στην Κύπρο βάζει τις επιλογές δίπλα δίπλα.

03Ελέγξτε τον κυπριακό ΦΠΑ σε επίπεδο γραμμής

Κάθε προμηθευτής θα πει ότι υποστηρίζει τον κυπριακό ΦΠΑ. Η χρήσιμη ερώτηση είναι πώς, και η απάντηση φαίνεται σε μια μικτή απόδειξη, όχι σε μια λίστα δυνατοτήτων:

• Και οι πέντε συντελεστές, ανά γραμμή. Η Κύπρος έχει κανονικό συντελεστή, δύο μειωμένους, υπερμειωμένο συντελεστή 3% από τον Ιούλιο του 2023, και μηδενικό. Πολλές συνόψεις περιγράφουν ακόμη σύστημα τεσσάρων συντελεστών. Μια απόδειξη σουπερμάρκετ με νερό, γραφική ύλη και εφημερίδα χρειάζεται τρεις συντελεστές σε μία απόδειξη.
• Με ή χωρίς ΦΠΑ. Καταλαβαίνει ότι ένα τυπωμένο σύνολο περιλαμβάνει ήδη ΦΠΑ; Ένα σύνολο €119 με ΦΠΑ, διαβασμένο ως καθαρό, καταχωρείται ως €141,61.
• Αντίστροφη χρέωση. Αναγνωρίζει ξένο τιμολόγιο B2B χωρίς ΦΠΑ, και εγχώριες κατασκευαστικές υπηρεσίες βάσει του Άρθρου 11Β, και από ανεγγράφο υπεργολάβο; Μια χαμένη εγγραφή κοστίζει €200 ανά επηρεαζόμενη δήλωση.
• Στρογγυλοποίηση μετρητών. Η στρογγυλοποίηση ταμείου στα πέντε λεπτά πρέπει να καταλήγει κάπου αλλού από τη στήλη του ΦΠΑ.
• Τι κάνει όταν δεν είναι βέβαιο. Ένα εργαλείο που επισημαίνει για έλεγχο έναν συναγόμενο συντελεστή είναι ασφαλέστερο από ένα που διαλέγει σιωπηλά 19%.

Αυτό είναι το πεδίο που πρέπει να καλύπτει ένα λογισμικό ΦΠΑ Κύπρου, σε όποιο προϊόν κι αν βρίσκεται.

04Ελληνικά, δύο φορές

Τα ελληνικά μετράνε σε δύο ξεχωριστά σημεία, και ένας προμηθευτής μπορεί να είναι δυνατός στο ένα και αδύναμος στο άλλο:

• Το περιβάλλον. Αν οι άνθρωποι που το χρησιμοποιούν καθημερινά μπορούν να δουλέψουν στα ελληνικά.
• Τα παραστατικά. Αν διαβάζει αξιόπιστα ελληνόγλωσσες αποδείξεις και τιμολόγια, και κρατά τις περιγραφές γραμμών στα ελληνικά όπως τυπώθηκαν, ώστε ένας ελεγκτής να αντιστοιχίζει τα βιβλία με το πρωτότυπο λέξη προς λέξη.

Ελέγξτε το δεύτερο με τα χειρότερα ελληνικά παραστατικά σας: μια ξεθωριασμένη απόδειξη ταμείου, ένα χειρόγραφο δελτίο αποστολής, ένα τιμολόγιο που αναμειγνύει ελληνικά και αγγλικά. Ελληνικά και λατινικά γράμματα που μοιάζουν ίδια είναι διαφορετικοί χαρακτήρες για έναν υπολογιστή, και εκεί ακριβώς σκοντάφτει η γενική αναγνώριση χαρακτήρων.

05Πώς μπαίνουν τα παραστατικά και τα τραπεζικά δεδομένα

Ρωτήστε πώς φτάνει πραγματικά η δουλειά, γιατί αυτό αποφασίζει ποιο εργαλείο ταιριάζει:

• Συνεχώς ή στο τέλος της περιόδου. Ορισμένα εργαλεία είναι φτιαγμένα για αποδείξεις που λαμβάνονται καθημερινά σε μεγάλο πελατολόγιο· άλλα για τη στοίβα που φτάνει μονομιάς στο τέλος του τριμήνου. Και τα δύο είναι θεμιτά· διαλέξτε αυτό που ταιριάζει στους πελάτες σας.
• Κανάλια. Email, κάμερα κινητού, σαρωτής, μαζικό ανέβασμα πολυσέλιδου PDF. Ο πελάτης που στέλνει σάρωση 200 σελίδων δεν πρέπει να χρειάζεται κάποιον να τη χωρίσει με το χέρι.
• Τραπεζικά δεδομένα. Η ζωντανή σύνδεση με την τράπεζα και το αρχείο κατάστασης είναι διαφορετικά πράγματα. Η ζωντανή σύνδεση με τοπικές τράπεζες είναι πραγματικό πλεονέκτημα ορισμένων κυπριακών καθολικών· άλλα εργαλεία δουλεύουν από την κατάσταση που εξάγετε. Σε κάθε περίπτωση, ελέγξτε ότι η συμφωνία καταγράφει και τα δύο υπόλοιπα, όχι μόνο μια καθαρή διαφορά.

Αν οι ώρες πηγαίνουν στις καταστάσεις, δείτε συγκεκριμένα την αυτοματοποίηση τραπεζικών καταστάσεων και όχι την οθόνη εισαγωγής ενός γενικού καθολικού.

06Το καθολικό που τηρείτε, και η έξοδός σας

Αν ήδη τηρείτε τα βιβλία σε Xero, QuickBooks, Business Central, BTMS ή Esoft, το πρώτο φίλτρο είναι αν ένα εργαλείο καταχωρεί σε αυτό το καθολικό, τι καταχωρεί (τιμολόγια αγορών, ημερολογιακές εγγραφές, προσχέδια), και αν μια επανάληψη μπορεί να δημιουργήσει διπλές εγγραφές. Η αλλαγή καθολικού για να λυθεί ένα πρόβλημα καταχώρησης δεδομένων είναι συνήθως ο ακριβότερος τρόπος να λυθεί.

Μετά ελέγξτε την έξοδο πριν μπείτε. Μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα σας σε μορφή που ανοίγει χωρίς τον προμηθευτή, όπως Excel ή CSV; Βγαίνουν και τα πηγαία παραστατικά, ή μόνο τα ποσά; Για αρχεία ΦΠΑ που πρέπει να φυλάσσονται τουλάχιστον έξι χρόνια, ένα αρχείο που σας ανήκει αξίζει περισσότερο από μια πύλη που νοικιάζετε.

07Καταλληλότητα για γραφεία και μοντέλα τιμολόγησης

Για λογιστικό γραφείο οι ερωτήσεις αλλάζουν μορφή:

• Πολλές εταιρείες, μία σύνδεση. Εναλλαγή εταιρείας, και λογιστικό σχέδιο, αντισυμβαλλόμενοι και ρυθμίσεις καταχώρησης ανά πελάτη.
• Ρόλοι. Μπορεί ένας νεότερος συνεργάτης να ανεβάζει χωρίς να μπορεί να καταχωρεί; Μπορεί κάποιος από την πλευρά του πελάτη να στέλνει παραστατικά χωρίς να βλέπει το καθολικό;
• Προθεσμίες. Ένα σημείο που δείχνει τις ημερομηνίες ΦΠΑ, VIES, ΕΕΑ και PAYE κάθε πελάτη είναι καλύτερο από ένα λογιστικό φύλλο με μια στήλη ανά μήνα.
• Μισθοδοσία. Αν η κυπριακή μισθοδοσία είναι στο ίδιο σύστημα ή σε ξεχωριστό.

Τα μοντέλα τιμολόγησης διαφέρουν όσο και οι τιμές: ανά χρήστη, ανά πελάτη, ανά εταιρεία, ανά παραστατικό ή ανά σελίδα, με ή χωρίς ετήσια δέσμευση και με ή χωρίς μεταφορά αχρησιμοποίητων. Ένα εποχικό γραφείο με βαρύ τέλος τριμήνου και ήσυχους μήνες ενδιάμεσα πρέπει να υπολογίσει την πραγματική του χρονιά, όχι έναν τυπικό μήνα. Το Pileform χρεώνει ανά επεξεργασμένη σελίδα· οι χρεώσεις βρίσκονται στη σελίδα τιμών. Ορισμένοι ανταγωνιστές περιλαμβάνουν απεριόριστους χρήστες ή δημοσιεύουν ανοιχτά τα πακέτα τους, κάτι που ταιριάζει σε άλλα μοτίβα όγκου. Το λογιστικό πρόγραμμα για λογιστές καλύπτει την πλευρά του γραφείου αναλυτικότερα.

08Τοποθεσία δεδομένων και διατήρηση

Τα οικονομικά παραστατικά είναι συχνά προσωπικά δεδομένα κατά τον GDPR. Ρωτήστε κάθε προμηθευτή, γραπτώς:

• πού φιλοξενούνται τα δεδομένα, ως συγκεκριμένη πόλη ή χώρα, όχι απλώς «στην ΕΕ»·
• αν υπάρχει συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων, και αν η ονομαστική λίστα των υπεργολάβων επεξεργασίας της διατίθεται κατόπιν αιτήματος·
• αν τα παραστατικά σας χρησιμοποιούνται ποτέ για εκπαίδευση οποιουδήποτε μοντέλου·
• πώς ορίζεται η διατήρηση. Η Κύπρος απαιτεί αρχεία ΦΠΑ για τουλάχιστον έξι χρόνια· γραφείο με πελάτες στη Γερμανία, τη Γαλλία ή την Ιταλία χρειάζεται δέκα για αυτούς τους πελάτες.

Για σύγκριση, το Pileform φιλοξενείται στην ΕΕ (Φρανκφούρτη), η διατήρηση ρυθμίζεται ανά χώρα με κυπριακή προεπιλογή έξι ετών, και τα παραστατικά δεν χρησιμοποιούνται ποτέ για εκπαίδευση οποιουδήποτε μοντέλου.

09Πώς γίνεται μια δοκιμή που λέει κάτι

Μια παρουσίαση δείχνει την καλύτερη περίπτωση. Μια δοκιμή πρέπει να δείχνει τη χειρότερη δική σας:

1. Πάρτε μια πραγματική περίοδο από τον πιο ακατάστατο πελάτη σας: μικτοί συντελεστές, ελληνικές αποδείξεις, ξένο τιμολόγιο χωρίς ΦΠΑ, τιμολόγιο υπεργολάβου, τραπεζική κατάσταση.
2. Περάστε την από κάθε εργαλείο της σύντομης λίστας, χωρίς να κάνετε με το χέρι τίποτα που δεν θα κάνατε στην παραγωγή.
3. Ελέγξτε το αποτέλεσμα γραμμή προς γραμμή έναντι των παραστατικών: συντελεστής, με ή χωρίς ΦΠΑ, αντίστροφη χρέωση, στρογγυλοποίηση, διπλοεγγραφές.
4. Μετρήστε τι επισημάνθηκε για έλεγχο, και αν οι επισημάνσεις ήταν οι σωστές.
5. Καταχωρήστε σε δοκιμαστικό αντίγραφο του καθολικού σας και εξαγάγετε το αποτέλεσμα, ώστε να ξέρετε ότι η έξοδος λειτουργεί.

Το εργαλείο που κερδίζει εκείνο το απόγευμα είναι συνήθως το σωστό. Αν η απάντηση είναι ένα επίπεδο μπροστά από το υπάρχον καθολικό σας, η λογιστική αυτοματοποίηση είναι το σημείο όπου ταιριάζει το Pileform· αν είναι ένα νέο καθολικό, οι σελίδες σύγκρισης λένε ποιον ανταγωνιστή να δείτε πρώτα.