Πενήντα οντότητες-πελάτες. Πενήντα κούτες. Ένας εποπτικός φορέας.
Οι πάροχοι διοικητικών υπηρεσιών και οι διαχειριστές ταμείων τηρούν βιβλία για οντότητες που φτάνουν ως σωροί — και λογοδοτούν στην ΕΚΚ για τα αρχεία πίσω τους. Το Pileform μετατρέπει την περίοδο κάθε οντότητας σε συμφωνημένα φύλλα ανά προμηθευτή, με το παραστατικό-πηγή ενσωματωμένο δίπλα σε κάθε εγγραφή.
Κάθε διαχειριζόμενη οντότητα στέλνει τον δικό της σωρό: αποδείξεις σε τρεις γλώσσες, τιμολόγια σε δύο νομίσματα, τραπεζικές καταστάσεις από όπου τραπεζεύεται. Η πληκτρολόγηση ανά οντότητα δεν κλιμακώνεται, και ο κανονιστικός πήχης ανεβαίνει συνεχώς — οι απαιτήσεις τήρησης αρχείων για τους διαχειριστές είναι αυστηρότερες από ποτέ. Το κόστος δεν είναι μόνο ο χρόνος προσωπικού· είναι το αποδεικτικό υλικό που αραιώνει όταν άνθρωποι ξαναπληκτρολογούν υπό προθεσμία.
Το Pileform επεξεργάζεται την περίοδο κάθε οντότητας ως μία ρίψη και επιστρέφει βιβλία όπου κάθε ποσό συνδέεται με το παραστατικό του — το αποδεικτικό υλικό είναι η προεπιλεγμένη έξοδος, όχι πρόσθετο βήμα.
Μία ρίψη ανά οντότητα, ανά περίοδο.
Τα παραστατικά κάθε οντότητας-πελάτη μπαίνουν ως ένα PDF. Βγαίνει ένα φύλλο ανά προμηθευτή, ανά οντότητα — κατηγοριοποιημένο, με ΦΠΑ υπολογισμένο ανά γραμμή σε 55 δικαιοδοσίες, συμφωνημένο με τις τραπεζικές καταστάσεις της οντότητας στο ίδιο πέρασμα.
Το παραστατικό-πηγή, ενσωματωμένο.
Κάθε γραμμή φέρει την πρωτότυπη εικόνα της απόδειξης ή του τιμολογίου μέσα στο ίδιο το φύλλο εργασίας. Όταν ο εποπτικός φορέας, ο ελεγκτής, ή ο λογιστής του πελάτη ρωτήσει από πού προήλθε ένα ποσό, η απάντηση είναι ένα κλικ μακριά — χρόνια αργότερα, μέσα στον φάκελο.
55 δικαιοδοσίες, 11 γλώσσες.
Οι διαχειριζόμενες οντότητες συναλλάσσονται όπου συναλλάσσονται. Κύπρος 19/9/5/3/0, βρετανικό ΦΠΑ, συντελεστές ΕΕ ανά χώρα, καθεστώτα GST — εφαρμοσμένα ανά γραμμή από ό,τι λέει το παραστατικό, με χειρισμό αντίστροφης χρέωσης για διασυνοριακές υπηρεσίες.
Πολλαπλά νομίσματα, στρογγυλοποίηση στο φως.
Βιβλία σε EUR με τιμολόγια σε GBP και καταστάσεις σε USD είναι το κανονικό εδώ. Τα νομίσματα μένουν ως έχουν, και κάθε κενό στρογγυλοποίησης εμφανίζεται ως ρητό κελί προσαρμογής — τίποτα σιωπηλά μαγειρεμένο σε ρυθμιζόμενο φάκελο.
Σημάνσεις, όχι εικασίες.
Οι γραμμές επιστρέφουν σε δύο καταστάσεις: υψηλής βεβαιότητας και έτοιμες, ή με κίτρινη σήμανση για έλεγχο. Ο χρόνος των juniors πάει μόνο στις αβέβαιες γραμμές — και το ίχνος ελέγχου δείχνει στον εποπτικό φορέα ότι άνθρωπος έλεγξε ακριβώς ό,τι χρειαζόταν έλεγχο.
Φιλοξενία ΕΕ, ευθυγράμμιση GDPR.
Τα έγγραφα πελατών επεξεργάζονται και αποθηκεύονται στην ΕΕ, κρυπτογραφημένα κατά τη μεταφορά και την αποθήκευση, δεν χρησιμοποιούνται ποτέ για εκπαίδευση μοντέλων, με δημοσιευμένη DPA. Η στάση δεδομένων είναι στη σελίδα ασφάλειας δεδομένων σε απλή γλώσσα.
Δείτε την περίοδο μιας οντότητας ως φύλλο εργασίας.
Το δείγμα στη σελίδα λειτουργιών δείχνει τις καρτέλες ανά προμηθευτή, τα ενσωματωμένα παραστατικά, και τις σημάνσεις ελέγχου — η δομή επαναλαμβάνεται ανά οντότητα.
Ερωτήσεις που κάνουν οι διαχειριστές.
Ναι. Η περίοδος κάθε οντότητας είναι δική της ρίψη, και οι παρτίδες επεξεργάζονται ανεξάρτητα — τυπική παρτίδα 200 σελίδων θέλει περίπου 12 λεπτά, και μεγαλύτερα πακέτα (500–1.000 σελίδες) τελειώνουν μέσα στη νύχτα. Τα γραφεία τρέχουν τα τρίμηνα πολλών οντοτήτων δίπλα-δίπλα αντί να τα περνούν στη σειρά από το προσωπικό.
Μέσα στο φύλλο εργασίας, ενσωματωμένο δίπλα στις γραμμές που εξήχθησαν από αυτό, με τις φράσεις-πηγές διατηρημένες σε σχόλια κελιών. Ο φάκελος είναι αυτοτελής: χρόνια αργότερα, το αποδεικτικό πίσω από κάθε ποσό ανοίγει από το ίδιο το φύλλο, χωρίς κυνήγι σε χωριστό αρχείο εγγράφων.
ΦΠΑ και GST σε 55 δικαιοδοσίες — Κύπρος, Ηνωμένο Βασίλειο, κράτη μέλη της ΕΕ ανά χώρα, και καθεστώτα GST — υπολογισμένα ανά γραμμή και χωρίς ποτέ παράκαμψη τυπωμένου συντελεστή. Τα έγγραφα διαβάζονται σε 11 γλώσσες, και τα νομίσματα μένουν όπως τα αναγράφει το παραστατικό, με τα κενά στρογγυλοποίησης ρητά εμφανή.
Επεξεργασία και αποθήκευση στην ΕΕ, κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά και την αποθήκευση, δημοσιευμένη DPA και ευθυγράμμιση με τον GDPR. Τα έγγραφα πελατών δεν χρησιμοποιούνται ποτέ για εκπαίδευση μοντέλων. Η πλήρης στάση — ταυτοποίηση, απομόνωση, απόκριση σε παραβιάσεις — είναι γραμμένη στη σελίδα ασφάλειας δεδομένων.
Ναι. Συνδέετε το Xero ή το QuickBooks της ίδιας της οντότητας και οι επιβεβαιωμένες εγγραφές καταχωρούνται σε εκείνο το καθολικό — τιμολόγια προμηθευτών ως Bills στο Xero, λογιστικές εγγραφές στο QuickBooks. Οντότητες εκτός των δύο συστημάτων παίρνουν καθαρές εξαγωγές Excel και CSV. Χωρίς δέσμευση σε καμία περίπτωση.
Περάστε μία οντότητα από άκρη σε άκρη.
Εγγραφείτε δωρεάν, χωρίς κάρτα. Επεξεργαστείτε την περίοδο μιας πραγματικής οντότητας και δείξτε το αποτέλεσμα στον υπεύθυνο συμμόρφωσής σας πριν δεσμευτείτε σε οτιδήποτε.